Nieuwsbrief Ontvang gratis de Gemeente.nu nieuwsbrief schrijf je in
columnist

1282 bekeken laatste update:19 jan 2016

Inkoper kiest voor drie K's van indexeren

Het is voor veel leveranciers de tijd om zichzelf een cadeau te doen, al dan niet contractueel afgesproken. Hoe ga je hier mee om aan de andere kant van de tafel?

Column - Wim Nieland
Sinterklaas is in het land en de Kerstman dient zich ook al bijna aan. Tijd voor veel leveranciers om te proberen zichzelf een cadeau te doen. Onder het mom "Nee heb je, ja kun je krijgen", sturen ze grif briefjes naar klanten om er een procentje of wat bij te krijgen. Al dan niet gebaseerd op contractuele afspraken.

Ik merk dat veel leveranciers zich, bewust of onbewust, van de domme houden en er op gokken dat het niveau van contractbeheer en -management bij hun klanten ondermaats is. Met als gevolg dat deze briefjes een hoge kans van slagen hebben. Als je het als een kansberekening ziet, is het een goede tijdsinvestering voor verkoper. Stel een nette, overtuigende brief op en kondig de 'onvermijdelijke' jaarlijkse prijsverhoging aan. Geef daarbij aan dat jouw indexering ten opzichte van de branche (of neem een andere aannemelijke benchmark) absoluut laag is en laat niet onvermeld hoezeer je je best hebt gedaan om maatregelen te nemen voor je klant om de indexering laag te houden.

Grote kans dat je er nooit meer wat van hoort. Zeker niet als je er nog een zielig verhaal bij ophangt waar een actualiteit in is verwerkt (stakende bonden, convenant goed werkgeverschap, duurzaamheid, CAO-lonen, noem maar op).

Genoeg tips voor verkopers. Hoe ga je hier mee om aan de andere kant van de tafel?
Het draait om de drie K's: Ken je contract, Ken de kostenstructuur van je leveranciers en Ken de markt. Vanuit je 'commodity strategy' zouden deze drie aspecten je niet onbekend moeten vóórkomen. Zo kun je in het contract nalezen wat er over de indexering is afgesproken. Vaak is indexering vanaf een bepaalde datum toegestaan en moet de leverancier een gemotiveerd voorstel aanleveren. Ook is er meestal een maximum gesteld aan de indexering, met een verwijzing naar de één of andere index van het CBS.

De motivatie van de leverancier moet wel betrekking hebben op de kostenopbouw van het product of de dienst die je koopt. Als de werkelijke loonkosten met 3% zijn gestegen, maar het looncomponent is slechts 30% van het product, dan is een totale prijsverhoging van 3% nog onvoldoende onderbouwd. Van de overige 70% weet je immers nog niets. Dus laat je leverancier een kostenoverzicht maken waarin hij je per component overtuigt van de voorgestelde kostenverhoging. Het gaat overigens gek genoeg zelden om een kostenverlaging.

Indexeringen
Die indexeringen kunnen best ingewikkeld zijn. Stel, je hebt afgesproken dat een maximale indexering is toegestaan van de hoogte van het CBS-prijsindexcijfer van producenten in de nijverheid, waarbij het jaar 2003 gelijk staat aan 100. Kijk dan de website van het CBS en zoek die index op. Laat je niet ontmoedigen want hun website blinkt niet uit in duidelijkheid. Een telefoontje naar de Infoservice van het CBS doet overigens wonderen. Als je vervolgens ontdekt dat deze index in september 2012 het getal x aangaf en in augustus 2013 het getal y, dan is de stijging 100% * (y-/- x)/x = z. Het indexeringsvoorstel van de leverancier mag dus niet hoger zijn dan z%.

Vanuit je actuele marktkennis weet je of er een over- of ondercapaciteit in de markt is, zodat je jouw onderhandelingspositie goed kunt inschatten. Zo kun je bepalen of je een indexeringsvoorstel überhaupt in overweging neemt.

Tot besluit: gebruikers en budgethouders hebben dagelijks met leveranciers te maken en kunnen daardoor hun objectiviteit verliezen. Zorg daarom dat het proces van en de communicatie over de indexeringen zo is geregeld dat een indexeringsvoorstel altijd bij de inkoper of contractmanager terecht komt ter beoordeling en niet bij de gebruiker blijft liggen. Dan kan inkoop optimaal sturen op het al dan niet accepteren van indexeringen van leveranciers.
_____________________________________________________________________________________________________
Wim Nieland is directeur Publiek bij Aeves.

Of registreer je om te kunnen reageren.