Nieuwsbrief Ontvang gratis de Gemeente.nu nieuwsbrief schrijf je in

1226 bekeken laatste update:26 apr 2011

Het Nieuwe Werken als impuls voor secretariaten

Nico van Wijk
De introductie van Het Nieuwe Werken (HNW) biedt kansen voor en draagt bij aan een heroriëntatie en verdere innovatie van secretariaten, zo blijkt uit een business case.

- VISIE - Sigrit van Werven

De business case is opgesteld voor de gemeente Amersfoort. De gemeente acht een besparing mogelijk van minimaal 15 procent, mede door gebruik te maken van Het Nieuwe Werken. Secretariaten worden slimmer georganiseerd en werkwijzen verder verbeterd. Definitieve besluitvorming over de business case vindt op korte termijn plaats.

Door de drijvende kracht van HNW wordt de rol bij eenvoudige repetitieve taken voor secretaresses minimaal. Vergaande digitalisering en IT-middelen verminderen secretariële inzet voor printwerk of het bijhouden van kaartenbakken.

Zelfsturing

We verwachten dat taken als de beantwoording van telefoons, ingekomen post en notuleren meer en meer verdwijnen als gevolg van ‘meer eigen verantwoordelijkheid en zelfsturing’. Taken als CRM, contact met externen (de secretariaatsrol als ‘visitekaartje van de gemeente’) en ondersteuning bij het maken van presentaties of rapporten is nu de ‘kers op de taart’, maar kan straks tot het vaste takenpakket behoren. Secretaresses zullen daarnaast de spin in het web zijn bij een toenemend aantal medewerkers dat plaats en tijd-ongebonden werkt.

De gemeente Amersfoort richt zich al langer op de ontwikkeling van hun secretariaten. De sector SOB (Sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer) greep in 2008 het afschaffen van de hoofdafdelingen aan om de positie van secretaresses opnieuw te bekijken. Er kwam één centraal aangestuurd sectorsecretariaat bij de afdeling Bedrijfsvoering. De secretaresses werken nu in drie clusters, zoveel mogelijk in de buurt van de afdelingshoofden. De grote voordelen van de centraal aangestuurde club secretaresses zijn:

  • Sterker vakmanschap door het dagelijks professioneel sparren tussen secretaresses;
  • Hogere flexibiliteit door taakuitwisseling;
  • Betere vervangbaarheid en bereikbaarheid voor interne en externe klanten.

De secretaresses zijn van grote kwaliteit en worden ook zo gewaardeerd door klanten. De ondersteuning bestaat voor 60 to 70 procent uit standaardtaken Verder hebben klanten de beschikking over maatwerk (40%-30%). Klanten staan centraal, de kenmerken van het secretariaat zijn hiervan een afgeleide.

Dienstverlening

In eerste instantie lijkt centralisatie voor afdelingshoofden nadelig. De praktijk wijst uit dat de dienstverlening verbeterd door de flexibiliteit en continuïteit in de ondersteuning. Overigens is een belangrijke voorwaarde voor succes dat de secretariaten eenduidig worden aangestuurd door één leidinggevende met bevoegdheden.

Start juist nu met het professionaliseren van de gemeentelijke secretariaten en grijp daarbij de ontwikkelingen rond de bezuinigingen en Het Nieuwe Werken aan. Meer professionele secretariaten kunnen de gewenste organisatieontwikkeling versnellen.

Volg Gemeente.nu via Twitter.

Of registreer je om te kunnen reageren.