Gemeente.nu

Sevenum is een gemeente met een ambitieus bestuur en een innovatieve organisatie die elkaar vinden in een goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel. De toekomstvisie 'Sevenum aan zee?' die in de regio als schoolvoorbeeld geldt, heeft ook een vertaling gekregen naar de visie op de organisatie: 'Samen Aan Zet!'.

Deze organisatievisie bewijst dat ook kleine gemeenten in de toekomst bestaansrecht hebben, mits zij hun zaken creatief en slim organiseren. Dit vraagt om een totaalconcept waarbij de organisatievisie de spil is en de kwaliteit systematisch geborgd en verbeterd wordt via het INK kwaliteitsmodel.

In het onderstaande wordt een viertal toonaangevende onderdelen uit dit totaalconcept uitgebreid toegelicht.

De as: Organisatievisie Samen aan zet!• voorbereiding gestart: 2005• einde project: 2010

In 2005 heeft de gemeenteraad van Sevenum de Toekomstvisie 'Sevenum aan zee?' vastgesteld. De toekomstvisie van Sevenum is een compact en helder strategisch document dat de gewenste toekomst van Sevenum schetst met een doorkijk tot 2020. Met de toekomstvisie in de hand heeft de ambtelijke organisatie van de gemeente Sevenum zelf de vraag gesteld: Wat voor een organisatie hebben wij nodig om de toekomstvisie van Sevenum zo efficiënt en effectief als mogelijk te helpen realiseren?

En dat niet alleen. In een tijd dat in gemeenteland schaalvergroting een terugkerend thema is, hebben we bovendien de vragen gesteld:• Wat zijn de sterke kanten van een kleine gemeente (maatwerk, snelheid bijvoorbeeld), en hoe kunnen we die maximaal benutten?• Wat zijn de zwakke kanten van een kleine gemeente (bijvoorbeeld personele kwetsbaarheid), en hoe kunnen we die zo goed als mogelijk ondervangen?

In de overtuiging van ons eigen kunnen, ons gezonde verstand en de nodige creativiteit, zijn we aan de slag gegaan. Niet met een 'externe deskundige' maar met de medewerkers zelf. Aan de hand van bovengenoemde vragen, door het MT meegegeven, heeft een ingestelde projectgroep (bestaande uit medewerkers uit alle delen van de organisatie) een advies voor het MT voorbereid. Het resultaat mocht er zijn. De meeste adviezen van de projectgroep zijn vertaald naar een nieuw document: de organisatievisie van Sevenum met de titel 'Samen Aan Zet!' is vastgesteld in september 2006.

Kernachtig geformuleerd luidt de visie:Binnen 5 jaar wil de ambtelijke organisatie van de gemeente Sevenum een organisatie zijn met een sterke focus op klanten. Op professionele wijze en met een strategische alertheid zetten wij ons gezamenlijk in en dragen wij bij om onze kwaliteit voortdurend te verbeteren en onze klantgerichtheid te blijven optimaliseren. Dit dient te resulteren in een steeds grotere klanttevredenheid. Dit alles wordt gerealiseerd binnen een werkklimaat dat gekenmerkt wordt door sociale zakelijkheid. Wij zullen ons in onze visie laten leiden door onze slogan: Samen Aan Zet!
De organisatievisie houdt een essentiële verandering van de organisatie in, zowel qua cultuur als structuur. De kern van de organisatievisie is als volgt te verbeelden:



Toelichting• De frontoffice is het visitekaartje van de gemeente. Bij de frontoffice is sprake van een hoogwaardige klantbenadering volgens het principe van accountmanagement. Juist als kleine gemeente willen wij voorop lopen als het gaat om de kwaliteit van dienstverlening. Hiertoe is reeds gestart met het klantwensenonderzoek (zie verderop) en het Projectenplan Digitaal Sevenum.• Bij uitvoering moet vooral gedacht worden aan vergunningverlening, administraties en specifieke vakkennis; zaken die kwetsbaar zijn en zich relatief eenvoudig elders laten organiseren. Op bedrijfseconomische gronden zal dit bij één partner worden ondergebracht. Hiertoe is het zogenaamde Pact van America met de gemeente Horst aan de Maas afgesloten.• De backoffice zal in de toekomst bestaan uit beleidsregisseurs. Met het oog op de interactieve traditie in Sevenum, zijn hier medewerkers werkzaam die de kennis organiseren via burgers, belangenorganisaties en ingebrachte expertise (via Horst aan de Maas).

Spoorboekje
De organisatievisie is inmiddels doorvertaald naar concrete acties in het gemeentelijk 'spoorboekje'. Dit is een planning waarin de verschillende stappen voor de komende jaren in onderlinge samenhang zijn verwoord. De communicatieve waarde van dit document voor het aanwezige personeel is groot: het schept helderheid en voorkomt onnodige onzekerheid in het verandertraject.
Zowel de organisatievisie als het spoorboekje zijn te raadplegen op de website van de gemeente Sevenum »

Spaak 1: Deregulering klantdenken'Hoe kleine gemeenten door slim samenwerken grote resultaten kunnen boeken'
• Initiatiefnemer: Initiatief kleine gemeenten Limburg (Projectleider Sevenum)• Voorbereiding gestart: 2006• Einde project: 20 september 2007

De kleinere gemeenten in Limburg hebben elkaar gevonden in het Initiatief Kleine Gemeenten (IKG) Limburg. Het IKG is een platform voor de kleinere gemeenten om kennis te delen, samen kansen te benutten, en netwerken tot stand te brengen. Het initiatief draagt bij tot een zelfbewuste en positiefkritische benadering van de kleinere gemeenten in een veranderende omgeving.
Een voorbeeld van hoe kansen benut worden, is het project Deregulering-Klantdenken dat door 11 IKG-gemeenten is opgepakt onder projectleiding van de gemeente Sevenum.

Deregulering en KlantdenkenHet project 'Deregulering en Klantdenken' heeft als doel het verbeteren van de klantgerichtheid. Door middel van het verminderen en vereenvoudigen van de regelgeving wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan de service voor burgers en bedrijfsleven. Hiervoor zijn de 60 meest voorkomende gemeentelijke producten tegen het licht gehouden. Het resultaat, de handreiking deregulering, biedt tevens een handvat voor andere gemeenten om aan de slag te gaan met deregulering.

ResultatenHet uitvoeren van alle dereguleringsbesluiten door de 11 IKG-gemeenten, betekent concreet:• ruim 6.000 minder aanvragen door burgers en bedrijven per jaar (ruim 25% reductie);• bijna € 300.000 minder administratieve lasten voor bedrijven per jaar (ruim 30% reductie);• ruim 15.000 uur minder tijdsbesteding voor burgers, verenigingen en stichtingen (reductie meer dan 35%);• een besparing van € 800.000 aan kosten voor de organisaties.

Handreiking dereguleringNaar aanleiding van het project is een handreiking tot stand gekomen waarin de “best practices” staan toegelicht. De handreiking is op 20 september 2007 definitief vastgesteld en beschikbaar voor alle andere gemeenten in Nederland. Overigens is ook vanuit het buitenland (Duitsland) inmiddels belangstelling voor het project getoond.

Tot slotDeze aanpak in IKG verband heeft nog 3 expliciete voordelen die in het voorgaande nog niet benoemd zijn:1. De kosten van het onderzoek zijn door deze geclusterde aanpak minder dan 20% dan een individuele aanpak! 2. Door de aanpak is het eenvoudig om subsidieverstrekkers te vinden. In dit geval waren dat het Ministerie van Financiën, de Provincie Limburg en de Inspectie
VROM. 3. Er ontstaat kennisdeling tot op werkvloerniveau tussen gemeenten. Medewerkers leren van elkaars best practices en staan bewuster stil bij hun eigen werkzaamheden.

Spaak 2: Klantwensenonderzoek'Sevenum als voorbeeldgemeente: waar een kleine gemeente groot in kan zijn'• Voorbereiding gestart: januari 2006• Einde project: oktober 2006

Gemeente Sevenum werkt sinds 2005 met het zogenaamde INK kwaliteitsmodel. De positiebepaling die aan de hand van dit model is uitgevoerd bracht onder meer aan het licht dat we over onvoldoende informatie met betrekking tot klanttevredenheid beschikken.
We roepen in gemeenteland wel allemaal dat we onze dienstverlening willen verbeteren en dat we op klanttevredenheid minimaal een 7 willen scoren, maar wat zegt dat eigenlijk? Wat verwachten burgers concreet van onze dienstverlening? Om hier achter te komen heeft gemeente Sevenum medio 2006 een klantwensenonderzoek gehouden.

PanelsIn verschillende burger- en ondernemerspanels zijn ervaringen en vooral verwachtingen van onze dienstverlening geïnventariseerd. Zo was er een panel voor klanten van bureau VROM, klanten van Sociale Zaken, klanten van Bevolking maar ook ondernemers kwamen aan het woord. Het onderzoek heeft uiteindelijk geleid tot een maatregelen-top-tien:
1. Avondopenstelling2. Werken aan imago
3. Benadering4. Kwaliteitshandvest 5. Telefoondiscipline
6. Stroomlijnen proces bouwvergunningen7. Ontvangstbevestiging met datum inhoudelijke reactie8. Website 9. Ombudsman/ vertrouwenspersoon10. Transparante processen

Tien maatregelen, door klanten aangedragen als meest urgent, die direct een positieve impuls aan onze dienstverlening geven. Via interne werkgroepen van medewerkers zijn/worden alle verbeterpunten opgepakt en ingevoerd. Inmiddels leidt dit ook tot een daadwerkelijke grotere kanttevredenheid. Uit de Staat van de Gemeente, die op dit moment wordt uitgevoerd, blijkt bijvoorbeeld nu al dat de klanten hun behandeling in het gemeentehuis waarderen met een rapportcijfer hoger dan 9.
Daarnaast zijn de verwachtingen van burgers met betrekking tot wachttijden, doorlooptijden, bejegening etc. gebundeld in een kwaliteitshandvest. In dit handvest beloven we onze klanten bijvoorbeeld dat, indien zij niet in staat zijn om naar het gemeentehuis te komen, wij bij hen langs komen.

Voor een groot aantal producten hebben we dit soort beloftes opgenomen. Maken we onze belofte niet waar, dan staat daar vanzelfsprekend ook een passende tegenprestatie tegenover! Het kwaliteitshandvest zal dit najaar nog aan onze inwoners worden gepresenteerd.

Om de klantwensen en -tevredenheid naar de toekomst te monitoren hebben we bovendien een klantendashbord ontwikkeld. Dat het hier om een innovatief project gaat blijkt wel uit het feit dat het meerdere malen is opgenomen in het boek 'De klantgerichte overheid; werken aan en voor tevreden burgers en organisaties' van Drs. Jean Pierre Thomassen. Tevens is het onderzoek aanleiding geweest om Sevenum een lezing te laten verzorgen op het congres 'De burger tot dienst; best practices uit de publieke dienstverlening' op 4 december aanstaande.

Het kwaliteitshandvest is terug te vinden op de website van de gemeente Sevenum »

Spaak 3: Talentontwikkeling in Noord- en Midden-Limburg'Kleine gemeenten als kweekvijver voor grote gemeenten'
• Voorbereiding gestart: april 2007• Einde project: januari 2008

Kleine gemeenten als kweekvijver voor grote gemeenten. Een motto waarmee Sevenum aan de slag wil. Gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dat?
Net als andere gemeenten in Nederland ondervindt ook Noord-en Midden-Limburg de effecten van een krapper wordende arbeidsmarkt. Als gemeenten vissen we met zijn allen in dezelfde vijver die soms zo goed als leeg is. En met wat meer pech beconcurreren we elkaar, terwijl het probleem blijft. Reden voor de gemeente Sevenum om dit aan te kaarten in de secretarissenkring Noord- en Midden-Limburg. De gemeentesecretaris van Sevenum heeft de uitdaging opgepakt en samen met de P&O functionarissen van alle deelnemende gemeenten een concept voor talentontwikkeling uitgewerkt.

Schoolbanken
Wat wij willen is om jong talent vanuit de schoolbanken warm te krijgen voor het werken bij de gemeenten. Dit gebeurt door de volgende benadering:• Via een private partij, denk bijvoorbeeld aan de bestuursacademie, worden de opleidingsinstituten (waarmee zij reeds contacten hebben) benaderd en in het bijzonder de leerlingen op die instituten.• Het jonge talent dat zo geworven wordt, stroomt na een intake in bij kleinere gemeenten waar ze gemakkelijk(er) een totaalbeeld van de gemeentelijke overheid krijgen.• De kandidaten krijgen een talentontwikkelplan op maat aangeboden, waarbij voorzien wordt in de nodige opleidingen, via bijvoorbeeld de bestuursacademie, en (interne) coaching en begeleiding.• Op het moment dat een kandidaat aangeeft zich verder te willen specialiseren wordt een (doorgaans grotere) gemeente gezocht waarin deze verdere specialisatie kan plaatsvinden. De overgang naar deze nieuwe gemeente wordt actief begeleid.• Via de regeling scholing en opleiding vergoedt de ontvangende gemeenten een deel van de gemaakte onkosten, en wordt de coaching en begeleiding overgedragen naar de volgende gemeente.

Meerjarig perspectief
Sterk marketingpunt van deze aanpak is dat jong talent een meerjarig perspectief bij meerdere werkgevers wordt aangeboden, waarbij de persoonlijke ontwikkeling centraal staat. Coaching en begeleiding is gegarandeerd en opleiding wordt op maat aangeboden. Op termijn is het zelfs denkbaar om dit traject onderwijskundig te certificeren.

Het concept kan bovendien verder worden uitgewerkt in de zin dat ook doorstroming tussen gemeenten van zittend personeel op deze wijze kan worden gestimuleerd en aanwezige competenties maximaal worden benut in een breder verband dan alleen de eigen gemeente. Voor het management van de gemeentelijke organisaties is op deze wijze gemakkelijker te voorzien in moeilijk vervulbare vacatures. Bovendien is het systeem eenvoudig: het houdt zichzelf in stand en ingewikkelde contracten zijn niet nodig. Wel is belangrijk dat de randvoorwaarde is ingevuld: namelijk het besef bij het management dat deze open benadering uiteindelijk meer oplevert dan een gesloten eigen winkelnering. Het resultaat is dan als vanzelf meer dan de som der delen.


Aantal inwoners7.548

InzenderFrans Geurts, adviseur Kwaliteitszorg en Planning & Control

Website
www.sevenum.nl »

Beoordeel dit artikel

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5