Doorbreek de aanbestedingswedloop
07-05 2010 | 07:10 | Door: Wim Schimmel
De Europese aanbesteding schiet zijn doelen van lagere prijzen, hogere kwaliteit en meer concurrentie voorbij. Alleen een dialoog op basis van vertrouwen en inhoud kan de vicieuze cirkel stoppen.
- OPINIE -
De huidige praktijk van Europese aanbestedingen is aan het ontsporen. Overheidbreed worden trajecten gekenmerkt door geïnstitutionaliseerd wantrouwen en een steeds verder uitdijende brei van vaak niet-relevante selectiecriteria. Ook bij gemeenten zijn aanbestedingen verworden tot het domein van inkoopmanagers en juristen. Een vicieuze cirkel dreigt waarbij de inhoud en kwaliteit van de te leveren producten of diensten steeds verder naar de achtergrond verdwijnen.
Rompslomp
Europese aanbestedingen zorgen niet voor lagere prijzen. Potentiële leveranciers moeten, om überhaupt aan aanbestedingen deel te nemen, steeds meer kosten maken. Kosten die zij uiteindelijk in hun prijzen doorberekenen. Bedrijven hebben vaak complete teams in dienst die zich geheel toeleggen op de rompslomp van aanbestedingen.
De specialisten zijn vaak zeeën van tijd kwijt aan het verkrijgen van recente handtekeningen van eerdere opdrachtgevers bij referenties. Deze referenten hebben vaak al een andere baan of zijn op vakantie. Daarnaast worden de kosten sterk opgejaagd doordat er bij elke financiële opgave een accountantsverklaring wordt verwacht. Ook de aanbestedende partijen zelf werken met steeds grotere budgetten. De juridische kosten rijzen regelmatig de pan uit. Het begeleiden van een aanbesteding kost alleen aan externe inhuur al een paar ton.
Secundaire gunningcriteria
Europese aanbestedingen dragen bovendien niet bij aan meer kwaliteit. Steeds vaker worden secundaire gunningcriteria gehanteerd. Denk bijvoorbeeld aan het milieu- en diversiteitbeleid of de aanwezigheid van een klachtenregeling. Dergelijke maatstaven komen de kwaliteit van de geleverde producten en diensten niet ten goede, terwijl voor het stimuleren van de juiste ontwikkeling op deze belangrijke thema’s efficiëntere instrumenten voor handen zijn.
De juridisering van het aanbestedingsproces leidt er bovendien toe dat steeds meer leveranciers er niet voor schromen – de relatie is toch al verpest – strategisch aan te besteden. Er wordt dan bijvoorbeeld een onhaalbaar projectvoorstel ingediend tegen een te lage prijs puur en alleen om de concurrentie de loef af te steken. De winst wordt vervolgens behaald door allerhande meerwerk te factureren en het verkregen contract tot in de rechtbank aan te vechten.
Verschraling
Tot slot zorgt de huidige aanbestedingspraktijk niet voor meer concurrentie. Door de geschetste hoge kosten, door het opstellen van niet relevante selectiecriterium van het aantal medewerkers en door een te groot aantal te nauw gedefinieerde referentieprojecten, haken juist de kleine, gespecialiseerde leveranciers af. Dit alles heeft een verschraling van het aanbod tot gevolg.
Wim Schimmel is directeur van adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates.
+
ga direct naar de kennisbank:
Reacties (10)
Leon van Oosterom | 19-05-2010 | 11:37
Ook ik kan het met het artikel hartgrondig eens zijn. Getuige mijn eigen blog alweer van 8 oktober vorig jaar over dit onderwerp ( http://www.share2connect.nl/stelling/47 ).
Ik heb een klacht over deze reactie »Met name de insteek van Hedwig Tummers is mij uit het hart gegrepen.
Leon van Oosterom, Imaging Architect. Technisch adviseur aanbestedingen Document Management
Patrick Pirson | 13-05-2010 | 12:00
In mijn ervaring kan een aanbesteding zichzelf ruimschoots terugverdienen. Hiervoor is wel een aanbesteding nodig die met beleid en verstand van zaken wordt uitgevoerd. Niet alleen de prijs moet een rol spelen, maar ook en m.i. met name de kwaliteit van het gevraagde.
Ik heb een klacht over deze reactie »Het uitvragen van de kwaliteit vereist echter veel kennis van de materie en van de relevante markt. In de praktijk worden hiervoor meestal de mensen ingezet die met het huidige (te vervangen) systeem werken. Deze mensen hebben vaak niet de meest up-to-date kennis van de materie en zeker niet van de relevante markt. Het is daarom zaak om iemand in het aanbestedingsteam op te nemen die deze kennis wel in huis heeft.
Daarnaast vereist een dergelijke aanpak dat de jurist en de materiedeskundige nauw samenwerken. Dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Het is daarom verstandig om iemand bij de hand te hebben met zowel juridische kennis als kennis van de materie.
Als aanbesteden de concurrentie vermindert, dient de aanbestedende dienst zich af te vragen of het bestek wel adequaat is. Ik krijg inderdaad regelmatig bestekken onder ogen met onredelijke eisen en een overgedimensioneerd PvE, waardoor kleine bedrijven onmogelijk kunnen offreren. Dat geeft aanbesteden een slechte naam en laat een groot potentieel onbenut.
Patrick Pirson, adviseur M&I/Argitek
JL | 12-05-2010 | 11:10
Bovenstaande reactie van Tummers is begrijpelijk omdat vooral adviesbureaus en juristen het huidige aanbestedingsklimaat fantastisch vinden: heel veel inkomsten!!
Ik heb een klacht over deze reactie »yvonne jansen | 10-05-2010 | 13:26
Dag Wim
Ik heb een klacht over deze reactie »Jouw commentaar is mij uit het hart gegrepen. Aanbesteden heeft niet alleen een prijsopdrijvend effect, maar houdt ook vaak partijen buiten de deur waarvoor geldt 'small is beautiful'. Bureaus of organisaties die het niet moeten hebben van omvang, maar wel kwaliteit en creativiteit leveren, en ook continuiteit. Misschien wel méér dan grote partijen, waar de werknemers misschien minder 'dedicated' zijn, en een eenmaal gewonnen aanbesteding zien als 'op naar het volgende klusje'. Kleine bureaus kunnen snel expertise organiseren, hoeven specialisten die maar even nodig zijn niet in dienst te houden waarmee (dure) leegloop ontstaat, hebben het voordeel van korte lijnen.
Voor een bedrijf als het mijne - klein maar deel uitmakend van een groot en stevig netwerk - is aanbesteden een tombola met absurde eisen aan omzet, bezetting, referenties, vergelijkbare of zelfs identieke klussen uit het verleden. Wat zuur is: soms wordt gegund aan grote concullega's, die dan vervolgens de kleinere bureaus inhuren voor het echte werk. Hoop niet dat dit klinkt als een Calimero-kreet, maar de vaak rigide praktijk van dit moment is mij in toenemende mate een doorn in het oog. Faire aanbestedingen gaan alleen samen met creatief en niet al te vreesachtig opdrachtgeverschap.
Yvonne Jansen, directeur/eigenaar Sepia Tekst & Communicatie www.sepiatekst.nl
Wim van Ommeren, beleidsmedewerker riolering | 10-05-2010 | 08:30
We worden wakker !!
Ik heb een klacht over deze reactie »Als we het hebben over infrastructurele werken met name op gemeentelijk niveau dan constateer ik:
Afgelopen twee decennia is de kennis van en het inzicht in de zaken welke de opdrachtgever aanbesteedt sterk teruggelopen. Te weinig mensen met ervaring in de praktijk werken of willen nog werken bij de overheid. Een enkele oude rot nog daargelaten. Er is dus geen inzicht hoe een werk wordt opgebouwd en gecalquleerd. Ook wordt tijdens de uitvoering niet aan nacalculatie gedaan. Dan wordt ook nog eens bezuinigd (weggelaten) op toezicht.
De kennis (over wat kost een werk nu werkelijk) ligt over enige tijd alleen nog bij de aannemer. Dit is een slechte ontwikkeling.
Kunnen we het tij nu nog keren. Wellicht. Het voorbereidend onderwijs is nu ook bezig de “ambachtsschool” weer nieuw leven in te blazen. Dat kan omdat er nu nog leraren zijn met praktische vakkennis die hun kennis door willen geven.
Dit moet feitelijk ook bij de overheid gebeuren.
Het is toch te dwaas zoals ik laatst hoorde dat in een of andere besteksvorm de aannemer in een rapportage aan moet geven dat zijn eigen werk in orde is bevonden.
En wat is er op tegen op met kennis en inzicht samen met een goede aannemer aan tafel tegaan zitten en beider begroting kritisch door te nemen en zo tot een deftige prijs uit te komen.
Scheelt in ieder geval een hoop rompslomp zoals de schrijver van het artikel aangeeft.
Tim Robbe | 09-05-2010 | 21:18
Topartikel! Ik ondersteun u volledig. Als ervaren aanbestedingsjurist, maar juist ook als bestuurskundige kan ik zowel vanuit mijn advieservaring als vanuit de wetenschappelijke theorie uw artikel volledige onderschrijven. De oplossingen zijn er overigens ook, maar voor het toepassen daarvan is durf en een doorbreken van paradigma's van NPM en marktwerking nodig. Wie doet er met ons mee?
Ik heb een klacht over deze reactie »| 07-05-2010 | 18:14
Geheel uit mijn hart gegrepen. Het heeft geleid tot een massale bureaucratisering. Hoe kan het ook anders, het is bedacht door bureaucraten.
Ik heb een klacht over deze reactie »Rob - adviseur sociale zekerheid | 07-05-2010 | 12:42
Iets wat heel veel medewerkers (niveau HBO+) op de werkvloer al heel lang constateren, wordt hiermee ook weer verder bevestigd. Natuurlijk zullen diversen die belang hebben bij hun eigen inkomen en belang, dit ontkennen. Feit blijft dat het enorme is gejuridiseerd met geen aantoonbare verbetering t.o.v. enkele jaren geleden. Dat bedrijven hun extra te maken kosten doorberekenen is logisch. Ik neem het de ontwerpers van dergelijke regelingen zeer kwalijk dat dit niet is voorzien.
Ik heb een klacht over deze reactie »Frans Corten | 07-05-2010 | 11:48
Ik onderschrijf uw heldere en deskundige stuk van harte!
Ik heb een klacht over deze reactie »Ik heb te maken met de aanbesteding van re-integratieprojecten en ben zo'n klein gespecialiseerd bureau. In mijn branche gaat bij dit soort projecten inmiddels meer dan 50% van het budget naar administratie en bureaucratie. Veel van de be beste bureaus werken alleen nog maar voor het bedrijfsleven en particulieren. Europese aanbesteding van een typisch cultuurgebonden zaak als persoonlijke re-integratie, welke idioot verzint het? Alleen juristen verdienen er werkelijk aan, verder is het louter ellende voor de betrokken ambtenaren, cliënten en kleine re-integratiebedrijven. Het ergste van alles is dat cliënten die werkelijk kundige begeleiding nodig hebben, in het geheel niet meer adequaat worden geholpen. Ook bij UWV speelt een soortgelijke situatie.
Ik kan me overigens voorstellen dat bij zeer grote bouwprojecten een goed aangestuurde aanbesteding wel kan werken. Maar het werkt zeker niet als je in feite een paar honderd kleine maatwerktrajectjes denkt in te kopen.
Frans Corten, loopbaanadviseur van Werk en Waarde
Hedwig Tummers | 07-05-2010 | 10:38
Ik zou het accent willen verleggen: een goed uitgevoerde aanbestedingsprocedure kan er juist wel toe bijdragen dat er meer mededinging ontstaat met behoud of zelfs vergroting van de kwaliteit van de te leveren werken, leveringen en diensten. Het wantrouwen van aanbesteders is dan ook niet de hoofdoorzaak van de problemen maar de slechte kwaliteit van aanbestedingsprocedures in Nederland. De kennis rondom aanbestedingsregels (maar ook juist de mogelijkheden die het aanbestedingsrecht biedt) is gebrekkig. Minimumeisen worden als gunningscriterium gebruikt, minimum- en selectie eisen (zoals omzet-eisen en referentie-eisen) staan vaak niet meer in verhouding met de aard en omvang van de opdracht, heel veel tijd en kosten moeten worden gestoken in plannen van aanpak waarbij echter de transparantie en duidelijkheid over de wijze van beoordeling ervan door de aanbestedende dienst ontbreekt, marktpartijen moeten stapels formulieren en documenten inleveren zonder duidelijkheid over het doel en de meerwaarde ervan, inschrijfvergoedingen zijn veel te laag of ontbreken, er worden niet-relevante voorwaarden opgenomen en opdrachtgevers weten niet wat zij precies willen bereiken met de aanbesteding.
Ik heb een klacht over deze reactie »De aanbesteding van (bouw)contracten heeft feitelijk tot doel om de wie-wat-hoe-vraag te kunnen beantwoorden:
• Wie is de aanbesteder, wie de ontwerper en wie is de uitvoerder?
• Wat is de kern van de te sluiten overeenkomst (wat moet er worden gerealiseerd en/of geleverd en wat is de tegenprestatie/betaling)?
• Hoe kan op de beste wijze de selectie van de toekomstige contractspartijen plaatsvinden, hoe is de rolverdeling (en aansprakelijkheid) tussen partijen, hoe wordt overleg gevoerd, hoe wordt omgegaan met verschil van mening enzovoort
In de voorbereiding van een aanbesteding moeten de inkoper en aanbestedingsjurist ook bereid en in staat zijn om kritische vragen te stellen over deze wie-wat-hoe-vraag. De materiedeskundigen zullen in staat moeten zijn deze vragen te beantwoorden. Andersom zullen inkoper en aanbestedingsjurist met de materiedeskundige moeten meedenken in de wijze waarop een opdracht het beste kan worden aanbesteed. Aanbesteders voelen zich vaak belemmerd door de aanbestedingsregels in het bepalen van hetgeen zij gerealiseerd willen zien. Een inkoper en anabestedingsjurist kunnen op mogelijkheden wijzen. Er lijkt een kloof te bestaan tussen vakinhoudelijke projectleiders, inkopers en aanbestedingsjuristen waardoor geen cruciale informatie-uitwisseling plaatsvindt.
Marktpartijen zouden op hun beurt veel meer gebruik moeten maken van de mogelijkheid om kritische vragen te stellen of zelfs alternatieven en tekstvoorstellen aan te dragen over zaken die zij in de aanbestedings- en contractdocumenten aantreffen.
Hedwig Tummers, senior adviseur aanbesteden & bouw, PurpleBlue