Gemeente.nu

Het blijft voor veel ambtenaren een grote uitdaging om in duidelijke taal te schrijven. Terwijl het belang daarvan inmiddels stevig tussen ieders oren zit. Wat maakt begrijpelijk schrijven dan zo lastig?

Zeker acht ambtenaren buigen zich over een nota voordat deze de lezer onder ogen komt. Er is lang geschreven, uitbundig geschrapt, heftig gediscussieerd, kwistig toegevoegd en even royaal weer doorgehaald. En nog komt de boodschap te vaak niet bij de lezer over.

Vijf valkuilen bij het op papier zetten van beleid:

1. Ingewikkelde zinnen

•  U schrijft: Wij doen u twee voorstellen, waarbij het eerste voorstel, dat meer de diepte ingaat, waardoor het een beter fundament legt voor een vervolgtraject, duidelijk onze voorkeur geniet.
• Beter is: Wij doen u twee voorstellen. Het eerste voorstel gaat meer de diepte in. Daardoor legt het een beter fundament voor een vervolgtraject. Dit voorstel geniet dan ook duidelijk onze voorkeur.

Zinsdelen die bij elkaar horen, moeten zoveel mogelijk bij elkaar staan. Dat is in de eerste, lange zin niet het geval. Na de woorden waarbij het eerste voorstel wordt een zijweg ingeslagen. Pas bij het woord duidelijk komen we terug op het hoofdpad. Voor een lezer is dit verwarrend, want zijn kortetermijngeheugen wordt er onnodig door belast. Je moet namelijk eerst een onafgemaakt deel onthouden. Vervolgens moet je daar een nieuw gedeelte bij opstapelen en pas daarna krijg je de informatie die aansluit bij het beginstuk. Dit soort ingewikkelde zinnen moet je twee keer lezen voordat ze duidelijk zijn.

In het verbeterde tekstje staat bij elkaar wat bij elkaar hoort. Bovendien bevat elke zin maar één kernboodschap. Zo kan de lezer de informatie in kleine, afgeronde brokken verwerken.

2. Aartsvoorzichtige taal

•  U schrijft: De vraag zou mogelijk gesteld kunnen worden of het niet wenselijk moet worden geacht om de voorwaarden voor huurtoeslag verder aan te scherpen.
• Beter is: We kunnen de vraag stellen of we de voorwaarden voor huurtoeslag verder moeten aanscherpen.

Met woorden zoals zou, mogelijk, kunnen en wenselijk kunt u een uitspraak nuanceren. Dat is soms belangrijk om te doen, maar lang niet altijd. Sommige schrijvers zwakken uit gewoonte hun uitspraken af. Dit maakt op lezers een onzekere indruk. Bovendien wordt een tekst er vaag en ondoorzichtig van. De lezer heeft namelijk alle ruimte om een genuanceerde tekst te begrijpen zoals hij zelf wil. Dat kan vervelende gevolgen hebben.

Schrijf dus zo direct mogelijk en breng nuanceringen bewust en goed doordacht aan.

3. De passieve vorm met worden

• U schrijft: Eind van dit jaar wordt de onderbouwing voor het reorganisatieplan beoordeeld. De lezer denkt: Wie gaat dit dan doen?
• Beter is: Eind van dit jaar beoordeelt de sectordirecteur de onderbouwing voor het reorganisatieplan.

De eerste voorbeeldzin staat in de passieve vorm. Dit betekent dat niet te zien is wie iets gaat doen of wie verantwoordelijk is. De passieve vorm maakt een zin dan ook onduidelijk en onpersoonlijk. De lezer weet bijvoorbeeld niet bij wie hij moet zijn als hij het er niet mee eens is. Ook komt hij niet in actie als hij zelf iets moet doen, want hij voelt zich niet direct aangesproken. Iets ‘wordt’ immers gedaan? Passieve zinnen leiden in de praktijk daarom vaak tot misverstanden.

De tweede voorbeeldzin staat in de actieve vorm. Het saaie werkwoord wordt heeft plaatsgemaakt voor het dynamische werkwoord beoordeelt. Ook is te zien wie beoordeelt.

De actieve vorm maakt een zin duidelijker en persoonlijker. Kies daarom standaard voor de actieve vorm. Gebruik de passieve vorm alleen ter afwisseling. Of als het niet van belang is dat de lezer weet wie iets doet of moet doen.

4. Uitdrukkingen zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het kader van

• U schrijft: De wettelijke eisen ten aanzien van de naleving van het rookverbod zijn verzwaard.
• Beter is: De wettelijke eisen aan de naleving van het rookverbod zijn verzwaard.

Uitdrukkingen zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het kader van zijn erg geliefd in ambtenarenland. Ze staan op de plaats van gewone, gemakkelijk te begrijpen voorzetsels, zoals aan, over en bij. Uitdrukkingen zoals ten aanzien van maken een zin moeilijker dan nodig is. Lezers begrijpen niet altijd precies wat ze betekenen. Dat komt doordat ze er op latere leeftijd mee in aanraking zijn gekomen.

Ook maken deze uitdrukkingen uw zinnen vaag, want ze hebben meer dan één betekenis. Ten aanzien van kan bijvoorbeeld betekenen: op, over, voor, bij, van of aan. Een lezer moet soms gissen welke van die betekenissen u voor ogen hebt. De context helpt echt niet altijd. Vermijd deze lastige uitdrukkingen dus en gebruik voorzetsels die iedereen begrijpt.

5. Formele, moeilijke woorden

• U schrijft: De periode is dientengevolge te kort om de aan de orde zijnde problematiek te analyseren en genoegzaam aan te pakken.
• Beter is: De periode is daarom te kort om de problemen te begrijpen en goed aan te pakken.

Woorden die je van jongs af gebruikt, zijn het gemakkelijkst te begrijpen. Dit zijn onze normale omgangswoorden. Ambtenaren vermijden deze woorden vaak, omdat ze vrezen daarmee niet professioneel over te komen. Ze denken dat hun nota een bepaalde status krijgt als er formele, moeilijke termen in staan. Maar een lezer is niet geïnteresseerd in een nota met status. Die wil alleen maar de boodschap begrijpen, het liefst zonder dat het veel moeite en tijd kost. Laat formele en moeilijke termen dus achterwege. U komt bij een lezer pas echt professioneel over als u ingewikkelde zaken in eenvoudige taal kunt uitleggen.

Tot slot

Bij het schrijven van een nota hebben ambtenaren vooral oog voor de inhoud, niet voor de lezer. Maar als een lezer uw nota niet begrijpt, is het schrijven pure tijdverspilling geweest. Zet uw lezer daarom centraal en schrijf met een grote boog om de vijf valkuilen heen.

De auteur

Mariët Hermans is manager Communicatie bij Boertiengroep

Volg Gemeente.nu via Twitter >>