Ambtenarij vaak oorzaak falen projecten
26-07 2010 | 07:56 | Door: Jos Broersen
Jaarlijks worden tien tot twintig van de wethouders naar huis gestuurd, omdat een project is mislukt. Dit terwijl de problemen vaak voortkomen uit de onderliggende organisatie.
- VISIE -
Waarschijnlijk is het aantal gewezen wethouders nog groter, omdat in de goede jaren tegenvallers kunnen worden weggepoetst met meevallers. Door de huidige crisis kan dat niet meer, wat zorgt voor extra druk op de ketel binnen colleges van burgemeester en wethouders.
Het falen van projecten wordt over het algemeen toegeschreven aan een falende wethouder. Slechts zelden wordt gekeken naar de kwaliteit van de onderliggende organisatie. En omdat nu eenmaal veel dingen ‘per ongeluk’ goed gaan, of goed lijken te gaan als de gebreken verborgen blijven, kunnen veel bestuurders de overtuiging krijgen dat zij alles onder controle hebben. Helaas is de werkelijkheid vaak anders. Hoe zeker kan een wethouder ervan zijn dat de gepresenteerde informatie deugt? Waar is die zekerheid eigenlijk op gebaseerd?
De bestuurlijke grip op de ruimtelijke projecten blijkt over het algemeen maar zeer beperkt. Want als het fout gaat in een project, dan is de informatie in de gepresenteerde plannen, prognoses en rapportages eigenlijk niet veel waard. Contracten met ontwikkelaars blijken niet goed aan te sluiten op de eerder vastgestelde uitgangspunten. De financiële prognose geeft hierdoor uiteindelijk geen betrouwbaar beeld.
Informatiebeheersing vaak ondeugdelijk
Hoewel informatiebeheersing in alle handboeken wordt genoemd als een van de pijlers is van goed projectmanagement, blijkt er in de praktijk maar weinig van terecht te komen. In de praktijk blijken veel projectleiders niet goed raad te weten met het aspect informatiebeheersing, laat staan dat er een plan wordt gemaakt voor het waarborgen van de kwaliteit van informatie. Het ontbreken van deze waarborgen, zoals juistheid, tijdigheid, doeltreffendheid, controleerbaarheid, onderhoudbaarheid en exclusiviteit is een van de belangrijkste veroorzakers van faalkosten bij projecten.
Niet alleen de individuele
projectleider heeft moeite met informatiebeheersing, de ervaring leert dat er
in projectorganisaties slechts zelden een systematiek voor bewaking van
juistheid van informatie bestaat. Zomaar enkele voorbeelden:
·
Er wordt voetstoots vanuit gegaan dat projecten
worden gestuurd vanuit uitgangspunten. Maar wat precies ‘uitgangspunten’ zijn
en wie ze vaststelt is meestal een open vraag. Vraag een projectleider naar de
uitgangspunten van het project en er treedt verwarring op.
·
Er is slechts zelden een eenduidige systematiek
van dossiervorming op projectenafdelingen. De praktijk is eerder dat ieder zijn
eigen indeling aanhoudt en dat de informatie is gespreid over de dossierkast,
het gemeentelijk archief, de netwerkserver, de usb-stick enzovoort. Hierdoor
ontstaat onzekerheid over de volledigheid van opgevraagde informatie.
·
Fundamentele informatie wordt vaak niet
verbonden aan andere activiteiten in het project. Denk bijvoorbeeld aan
correspondentie over de interpretatie van bepaalde contractartikelen. Hierdoor
het kan voorkomen dat de planeconoom rekent op basis van onjuiste aannames.
Geen superprojectleider
De natuurlijke neiging van veel wethouders om nog veel dichter bovenop de projecten te zitten helpt niet en werkt zelfs contraproductief. Het geeft niet meer dan een goed gevoel en een schijnzekerheid dat alles onder controle is. De sleutel voor echte grip op ruimtelijke projecten is een hoogwaardige organisatie; dat gaat verder dan invoering van ‘projectmatig werken’ of het binnenhalen van goede mensen. Er moet fundamenteel gekeken worden naar verbetering van de bestuurbaarheid en beheersbaarheid, zodat de bestuurder met de juiste distantie kan varen op de gepresenteerde informatie en werkelijk sturing kan geven aan de projecten.
Kwaliteit organisatie is bepalend
Ten onrechte bestaat bij veel mensen de indruk dat het leiden van ruimtelijke projecten een ‘swingende’ bezigheid is. Terwijl een goede projectleider voor een groot deel in stilte monnikenwerk verricht: regel voor regel wordt de informatie gewogen, gecheckt, verbonden met andere informatie, nog eens gecontroleerd en uiteindelijk gepresenteerd. Dat lukt alleen in een organisatie die is ingericht op zorgzame omgang met de informatie.
De zorg voor kwaliteit van de organisatie is uiteraard een eerste verantwoordelijkheid van het management. Toch zouden wethouders ook zelf meer inzicht moeten hebben in de kwaliteit van informatiebeheersing in hun projectorganisatie. Zij staan immers in de wind als er dingen misgaan. Geruststellende mededelingen dat alles onder controle is, zijn niet voldoende. Grip hebben op projecten betekent voor een wethouder ook: weten dát de informatiebeheersing voldoende waarborgen biedt voor het kunnen nemen van bestuurlijke verantwoordelijkheid.
Stappenplan
Een eenvoudig stappenplan ziet er als
volgt uit:
1. Inventariseer
de regels en praktijken van informatiebeheersing in de verschillende projecten
2. Ga
na welke interventies nodig zijn om de juiste
informatiebeheersing te bereiken
3. Vertaal
dit zowel in organisatieregels, procesaanpak en handreikingen voor
de medewerkers
4. Draag zorg voor de implementatie
Hoewel het stilvallen van tal van projecten uitnodigt tot een verminderde aandacht aan de kwaliteit van bestuurbaarheid en beheersbaarheid van projecten, is dit juist het moment om erin te investeren. Óf de markt weer zal aantrekken is niet de vraag, maar wanneer. Wie op dat moment de projectorganisatie op orde heeft, zal betere resultaten voor de gemeente halen en een lager politiek risico lopen.
Jos Broersen is senior consultant bij adviesbureau PRC, marktgroep Integrale Ruimtelijke Ontwikkeling.
Meer dan duizend volgers gingen je voor. Volg Gemeente.nu op Twitter.
Kennisbank Omgevingsrecht
Wilt u dure inhoudelijke fouten of bezwaar- en beroepsprocedures voorkomen? Kennisbank Omgevingsrecht biedt alles wat u nodig heeft. Dit online product bevat alle actuele wet- en regelgeving m.b.t. omgevingsrecht.
Reacties (6)
Jos Broersen, PRC | 27-08-2010 | 19:54
Ter verduidelijking: de strekking van het verhaal is dat in veel situaties vanuit onbegrip of slordigheid een goede beheersing van de informatie ontbreekt. Dit is des te opmerkelijker als je het afzet tegen het geld dat omgaat in projecten en de afbreukrisico’s die bestuurders lopen. Het probleem ontwijken door te zeggen dat het meestal wel meevalt, dat de boodschapper niet deugt of dat de schuld bij iemand anders ligt helpt niet. Beter is het om te na te gaan waar echte verbeteringen te halen zijn. Bijvoorbeeld door ICT-projecten als toetssteen voor informatiebeheersing in de eigen projecten te gebruiken.
Ik heb een klacht over deze reactie »Durk de Jong | 17-08-2010 | 08:54
Ik vind dit ietsje te veel gedacht vanuit een lesboek. In een ideale situatie werk je met bakken aan informatie, maar meestal werk je blind en vertrouw je er op dat initiatiefnemers betrouwbaar zijn, de ramingen kloppen en je alle beren op de weg ziet.
Ik heb een klacht over deze reactie »Achteraf blijkt soms (en niet, zoals hier lijkt te worden gezegd, altijd) dat initiatiefnemers een andere agenda hadden of opeens hebben, dat de reactie van de omgeving verkeerd is ingeschat, enz. Om dan te zeggen dat de organisatiestructuur aangepast moet worden is te simpel.
Er kan vast verbeterd worden in sommige gemeenteorganisaties, maar bovenstaande 'processtappen' zijn wat mij betreft slechts een factor die mislukkingen kunnen beperken, niet voorkomen.
Trudy | 06-08-2010 | 09:21
En dan moeten we zeker allemaal Jos' adviesbureautje inhuren?
Ik heb een klacht over deze reactie »Erwin | 26-07-2010 | 15:38
Wethouders zijn verantwoordelijk voor het eindresultaat, maar ook voor de kwaliteit van de organisatie. Het staat hun vrij om een kwaliteitsverbetering in gang te zetten binnen de ambtelijke organisatie. En wanneer dit niet werkt dan kunnen ze een nieuwe directie aanstellen. Doen ze dit niet of werkt dit niet dan is het helemaal terecht dat de verantwoordelijke wethouders opstappen wanneer projecten falen.
Ik heb een klacht over deze reactie »Walther Kok | 26-07-2010 | 13:42
Het omgekeerde is minstens even interessant: hoeveel wethouders denken zelf dat ze heel goed zijn maar drijven in feite geheel op de capaciteiten van hun organisatie?
Ik heb een klacht over deze reactie »Rob Haans | 26-07-2010 | 10:19
Interessant artikel, maar het is maar een deel van de waarheid. Te hoge ambities bij de politiek of opdrachtgever is een andere oorzaak van het falen van projecten, miscommunicatie tussen poltiek, ambtenarij en andere partijen een andere. En zo kan ik nog wel een paar oorzaken bedenken...
Ik heb een klacht over deze reactie »