OpinieExcuses om niet te bezuinigen

0

Een aanzienlijk deel van de inkopers voelt zich nog steeds niet verantwoordelijk voor het realiseren van inkoopbesparingen. Ze zijn daarbij de afgelopen jaren behoorlijk creatief geworden in het bedenken van redenen om zich er niet mee bezig te houden.


– COLUMN –


Het eerste excuus is “ik heb geen budget, dus kan ik geen besparingstarget accepteren”. Je zou hier eens bij een verkoper om moeten komen! Die lacht zich rot. Hij is immers niet anders gewend. Sterker nog, hij zou zich diep ongelukkig voelen zonder een target aan zijn broek. Ook al kan hij zijn omzet ook niet voor 100 procent beïnvloeden. Een concrete doelstelling werkt immers uitdagender dan maar zien wat er gebeurt.

Een andere reden die me vaak wordt gegeven om het besparingsaapje van de schouder te houden: “Ik kan m’n inkoopbesparing niet meten en er ontstaat altijd onenigheid over wat nu wel en wat nu geen inkoopbesparing is”. Ik moet toegeven dat dit best een lastige is. Maar dat is geen reden om er dan maar niet aan te beginnen. Als we nou eens een eenvoudige en uniforme meetregel met elkaar en met onze directies (controllers, budgethouders, etc.) afspreken: (P1-P2)*Q2. Simpeler kan bijna niet. En we spreken af, dat we geld dat niet is uitgegeven door iets niet meer in te kopen, niet claimen. Niet uitgegeven geld vinden controllers lastig omdat het niet tastbaar is en omdat ze het niet van een budget kunnen afboeken. Zij kunnen alleen besparingen ten opzichte van het budget erkennen. Die hebben direct invloed op de verlies- en winstrekening.

Contractmanagement
Dan heb je nog een groep inkopers die de verantwoordelijkheid voor de besparingen bij de contractmanager neerlegt. Inkoop zorgt voor potentiële besparing, contractmanagement bewaakt de uitnutting en zorgt dus voor de échte besparing. Daar zit op zich wel wat in. Het ontslaat je echter niet de plicht om het initiatief te nemen en de kar in beweging te zetten.

Besparen is een emotioneel onderwerp. Als je met een besparingsinitiatief op de proppen komt, zeg je impliciet tegen iemand dat die in het verleden (en zelfs nu nog) heeft zitten slapen. Geen leuke boodschap om te krijgen. Je moet een hele pief zijn om over je ego heen te stappen, het te erkennen en er met positieve zin tegenaan te gaan om de besparing binnen te halen. Een reactie van weerstand is echter veel gemakkelijker en dat zie je daarom dan ook veel vaker. Eén van de veel gebruikte tactieken door deze mensen-in-de-weerstand is dat ze de hardheid van de besparing ter discussie te stellen.

Deze tactiek kan pijnlijk effectief zijn als je niet uitkijkt. Zorg er daarom voor dat je de baseline en de meetmethode door de financiële afdeling laat valideren. Dan kan daar geen gat meer in geschoten worden. Een andere tip is het in z’n waarde laten van de man of vrouw in kwestie. Maak duidelijk dat je begrijpt dat deze in het verleden naar beste eer en geweten heeft gehandeld. Dan koppel je het los van het nieuwe inzicht waarmee de (kosten)efficiency toeneemt.

Dankbaar
Ik roep inkopers die dat nog niet gedaan hebben op om met een scherpe blik naar hun inkoop te kijken en met onderbouwde initiatieven te komen. Dat is waar zowel bedrijven als overheidsorganisaties momenteel op zitten te wachten. De directie zal je dankbaar zijn en zal inkoop ook in economisch goede tijden nog weten te vinden.


PS: Deze column draag ik op aan mijn goede vriend en inkoopmaatje Henk die ernstig ziek is. Een wijze levensles die hij me leerde is dat nadenken over het leven goed is maar dat je niet alles moet relativeren. Dat haalt de passie uit je leven.

______________________________________________________________________________________________________


Wim Nieland is Directeur publiek bij adviesbureau Aeves.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer