Hoe te besparen om voorzieningen in stand te houden

2

Door een beperkte expertise van het lokale bestuur wordt jaarlijks ruim een miljard verspild aan stroperige bedrijfsvoering en matig inkoop- en contractmanagement, volgens onderzoek in 171 gemeenten.

De verantwoordelijken kijken vooral naar de kerntaken, ziet

managing director Wim Nieland van ADC Performance Improvement, waardoor ze bepalen wat minimaal

gedaan moet worden. Dit terwijl een gedragsverandering nodig is. Beter,

sneller, goedkoper. Anders werken dus, maar hoe?

Dat is toch belangrijk, die kerntakendiscussies?

“Vaak wordt op deze manier bepaald hoe de kaasschaaf

selectiever wordt ingezet”, antwoordt Nieland. “Als gemeenten daarna echt gaan

snijden, gaat het mes bijvoorbeeld in de bibliotheken, logopedie voor jongeren

of het groenonderhoud.”

Waar ligt de echte winst dan?

“Bij de bedrijfsvoering, en dat gemeentebreed.”

Zijn gemeenten daar niet mee bezig dan?

“Van de 171 gemeenten die wij hebben onderzocht is slechts een

handjevol bezig met het stroomlijnen van de processen. Het gaat om niet meer

dan 10 procent.”

Wat doet de rest dan?

“Zij zeggen: oké, we krijgen minder geld. Dan gaan we minder

doen… Zij bouwen hun dienstverlening af.”

Wat zou de top drie van winstposten zijn?

“Je moet als gemeente kritischer zijn op de uitgaven aan

leveranciers. Je moet onder meer een scherp oog hebben voor de tarieven. Het

tweede punt is dat gemeentelijke organisaties efficiënter kunnen werken, maar

zet de overcapaciteit dan in voor andere taken.

Het ontslaan van ambtenaren

loont niet
. In ieder geval niet op de korte termijn, terwijl je op de langere

termijn weer mensen nodig hebt. Denk aan het uitvoeren van taken binnen de

AWBZ, de jeugdzorg, maar ook aan het grote aantal mensen dat met pensioen gaat.

Uitbestede taken kan je ook weer in huis halen. Laat dit werk uitvoeren door

een anders wat miserabele pool boventallige medewerkers.

De derde winstpost is

vraagbeïnvloeding bij het inkopen.”

Vraagbeïnvloeding?

“Je kijkt dan niet naar tarieven, naar wat je per uur

betaalt, maar naar de hoeveelheid uren die echt nodig zijn voor een taak. Dit

geldt dus niet voor een nodig aantal kilometers weg, maar wel voor mensen die

gedetacheerd worden bij gemeenten. Vaak worden zij voor te veel uren ingeboekt.

Maar je kan ook kijken naar de schoonmaak van het gemeentehuis. Moeten de

vuilnisbakjes naast je bureau vijf dagen per week worden geleegd, of is drie

keer ook voldoende?”

En dan?

“Contractmanagement. De grootste winst in te halen door

beter contractmanagement. De gemeente is nu vooral een doorgeefluik voor geld.

Wij hebben berekend dat lokale overheden gemiddeld 900 euro per inwoner per

jaar uitgeeft aan inkopen. Dat zijn beïnvloedbare kosten, maar inkoopafdelingen

zijn vooral gericht op rechtmatigheid, terwijl het moet gaan om doelmatigheid.”

Want hoe gaat het dan in de praktijk?

“Op een gegeven moment is er een contract afgesloten.

Vervolgens gaat een leverancier aan de slag, maar de afdeling inkoop managet

dat contract niet meer. Dit terwijl je permanent, dus niet alleen als het

contract afloopt, moet zien of het beter kan. Krijg je waar voor je geld? Kan

een leverancier betere diensten verlenen voor de inwoners? Als je dit soort

vragen beantwoord, is minder betalen zeker mogelijk. Een voorzichtige schatting

leert dat het zeker om 750 miljoen euro aan besparingen gaat. Jaarlijks.

Waar zit de winst in de bedrijfsvoering?

“Ik kijk naar de processen. Sluiten die aan, of zitten er

knelpunten. Kunnen mensen effectief werken, of moeten ze fouten van anderen

corrigeren of wachten? Verder is de populatie van mensen met financiën op

kaartje erg fors. Medewerkers controleren elkaar te veel. Tegelijkertijd is het

lastig sluitende begrotingen te maken.”

Waar ligt dat aan?

“De inkomsten kunnen maandelijks fluctueren. Iedereen zat met smart te

wachten op de decembercirculaire. Nu is de hoop gevestigd op de meicirculaire,

en de VNG laat al weten daar ook niet te veel van moeten verwachten. Het zou

gemeenten enorm helpen als het Rijk met duidelijke cijfers komt.”

Volg Gemeente.nu via Twitter.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

2 reacties

Reageer