OpinieMaak bezuinigen overbodig door inkoop

0

Een inkoopbesparingsprogramma kan miljoenen euro’s opleveren die zich nu in de plooien van uw organisatie of de zakken van uw leveranciers bevinden.

– VISIE – Special Inkoop & Aanbesteden

Door inkoop in te zetten om geld te besparen zijn de meest pijnlijke

bezuinigingen misschien niet nodig. In deze case study wordt beschreven hoe de gemeente Amsterdam de eerste

fasen van een omvangrijk besparingsprogramma heeft opgezet en uitgevoerd.

 

In het programakkoord van de gemeente Amsterdam is een prominente plaats

voor inkoop ingericht. Inkoop beslaat een fors deel van de begroting en de

inkooporganisatie is mede- verantwoordelijk voor het behalen van doelstellingen

op gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid voor MKB en Social Return. In het

Programakkoord en de daaraan gekoppelde heroverwegingen wordt van inkoop een

bijdrage aan de bezuinigingen gevraagd van ruim 15 miljoen euro.

Pijnlijk

Annelies Soede, hoofd concern inkoop en opdrachtnemer binnen de

gemeente, besluit niet zo maar wat te snijden, maar in

te zetten op verdere professionalisering van de inkooporganisatie. Dit moet het

mogelijk maken, processen beter te beheersen en minder uit te geven aan minimaal

dezelfde kwaliteiten producten en dienstverlening. Het geld dat wordt bespaard kan

mogelijk worden ingezet om de dienstverlening aan burgers en bedrijven op peil

te houden of waar mogelijk de meest pijnlijke bezuinigingen te voorkomen.

 

Na een offertetraject wordt DPA Supply Chain verkozen om in samenwerking

met de gemeente Amsterdam een stadsbrede crediteuren/uitgavenanalyse uit te

voeren en kennis en ervaring te leveren om een besparingsprogramma op te zetten. De aanpak kent twee belangrijke onderdelen die volg tijdelijk zijn

uitgevoerd:

  • uitvoeren van

    een analyse op de (inkoop)uitgaven van de afgelopen jaren
  • inrichten van

    een organisatie die de besparingen gaat bedenken en realiseren

 

Stap 1:

besparingsanalyse

In deze eerste stap wordt de basis gelegd door essentiële informatie

boven water te halen. In het geval van Amsterdam werden gegevens uit meer dan

veertig administraties uit zeer diverse financiële pakketten geconsolideerd in

een systeem waarin vervolgens 95 procent van de uitgaven werden toegewezen en gerubriceerd.

Dit resultaat wordt door de diverse aanleverende organisatieonderdelen getoetst

en vervolgens zijn er voor Amsterdam als geheel en voor bijvoorbeeld stadsdelen

rapportages gemaakt. Gezien de grootte van de gemeente Amsterdam een flinke

klus. Na drie maanden doorlooptijd is er een complete analyse van de uitgaven van 2007,

2008 en een deel van 2009 waarbij inzicht wordt verschaft in het aantal crediteuren,

de inkoopuitgaven en het aantallen facturen in de verschillende

inkoopcategorieën.

Daarna is het mogelijk om een analyse te maken met onderscheid tussen

korte en lange termijn besparingen, rekening houdend met gevoeligheden vanuit

de organisatie en de mogelijkheden van de inkooporganisatie.

 

Stap 2 Het

besparingsprogramma

Het Hoofd Concern

Inkoop heeft een werkgroep inkoop heroverwegingen ingericht. De inkoopprofessionals

van Amsterdam zijn gewapend met de kennis uit de uitgavenanalyse aan de slag

gegaan om potentiële besparingen te bedenken. In deelsessies zijn alle besparingen

vervolgens beoordeeld, gewogen op haalbaarheid en voorzien van randvoorwaarden,

risico’s en besparingspotentieel.

Na slechts vijf weken doorlooptijd had de inkooporganisatie

van de gemeente Amsterdam tientallen realistische besparingsideeën gegenereerd.

 Voor de financiele onderbouwing werd

gebruikgemaakt van de inzichten uit de crediteurenanalyse van stap 1.

De vele goede ideeën

zijn geclusterd in een negental maatregelen. Alle inkoop, primaire zoals GWW,

externe inhuur, facilitaire en gemeentespecifieke dragen bij aan de te realiseren

besparingen. In iedere maatregel is naast het besparingsdoel, ook het

verbeterdoel opgenomen. Amsterdam heeft immers de keus gemaakt te besparen door

te professionaliseren. Binnen inkoop geldt

vaak de regel, beter inkopen is goedkoper inkopen.

 

Projectplan

De zomer is gebruikt

om de maatregelen verder uit te werken. Een programmamanager heeft de opzet

gemaakt voor het projectplan, de deelprojecten zijn gedefinieerd, uitgewerkt en

gepland, projectleiders gezocht en alles is nu klaar om na besluitvorming in november

ook full swing te kunnen starten. Door de goede voorbereiding en de brede betrokkenheid

bij de vorming van de plannen is er veel draagvlak bij de inkopers die de

maatregelen moeten uitvoeren. Daarnaast is er veel aandacht geweest voor het

positioneren van het professionaliserings- en besparingsprogramma.

 

Belangrijk

aandachtspunt is de inboekbaarheid van besparingen. Een inkoopbesparing is pas

een bezuiniging als het resultaat op de gemeentebegroting is terug te zien. In

de praktijk blijkt er niet altijd een rechtlijnig verband te zijn tussen een

uitgave en de begroting en de hulp van financieel specialisten is nodig om tot

verdedigbare budgetbesparingen te komen. De besparingsanalyse uit stap 1 helpt

om controllers en managers te overtuigen dat de besparingen concreet te maken

zijn en op budgetniveau inboekbaar zijn. 

 

De gemeente Amsterdam is nu gestart om het  besparingsprogramma te realiseren en zal dit

vooral met eigen mensen doen.  Dat is ook

belangrijk omdat zonder eigen medewerkers een dergelijk programma geen kans van

slagen heeft bij gebrek aan 'commitment' van de organisatie.


Hans Dussel is senior consultant publiek bij DPA Supply Chain

Volg Gemeente.nu op Twitter.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer