De transformatie van burgerzaken: niet bezuinigen, maar investeren

0

Alle afdelingen burgerzaken en hun medewerkers hebben er de komende jaren mee te maken: de transformatie. Hoe hebben ze dat in Helmond, een gemeente met ruim 91.000 inwoners, aangepakt? Niet door te bezuinigen op het aantal mensen, maar juist te investeren in de toekomst van medewerkers.

Door de toenemende digitalisering worden gemeenten uitgedaagd hun dienstverlening anders in te richten en dat heeft veel invloed op het personeel, zo ook in Helmond. Een van de knelpunten is het beeld dat burgerzaken het in de toekomst met minder mensen afkan en dat is ook een angst bij de medewerkers. Hans van Holstein is als ‘teammanager burgerzaken’ in mei 2017 gestart om de transformatie vorm te geven. Hij had de opdracht om op twee fulltime medewerkers minder uit te komen. ‘Ik heb het weten om te buigen naar plus één. Je moet niet bezuinigen op de transformatie, maar juist investeren om in de toekomst excellente dienstverlening te kunnen leveren.’

Het traject

De eerste stap in het traject was de medewerkers bewustmaken dat het werk op burgerzaken gaat veranderen. Door ze mee te nemen in het verhaal en sessies te organiseren over hoe er gewerkt gaat worden in 2020 en wat er nodig is om daar te komen. Daarbij werd ook gevraagd aan medewerkers om zelf mee te denken over hun rol daarin. Daarna volgde een strategisch personeelsplan. Per personeelslid is gekeken welke instrumenten er nodig zijn voor de nieuwe situatie en een opleidingsplan gemaakt.

Gewoon gaan doen

‘We bieden alle vormen van leren aan in het traject, maar het belangrijkste is om het gewoon te gaan doen en de nieuwe werkwijze uit te voeren op de afdeling,’ aldus Van Holstein. ‘Het legt een druk op het team, omdat het tijd kost en het dagelijkse werk ook doorgaat’. Belangrijk is volgens hem dat voor iedereen duidelijk is dat ze in een veilige leeromgeving zitten en er een vangnet is. ‘Bijvoorbeeld door mensen erbij te zetten als het nodig is. De doelstelling is om iedereen binnenboord te houden en samen naar het einddoel te werken. En ons te blijven realiseren dat we het uiteindelijk voor de inwoners doen.’

Reisdocumenten

Volgens Van Holstein zijn er uiteraard wel ontwikkelingen die erop duiden dat je minder mankracht op de afdeling burgerzaken nodig hebt. Door de verlenging van de geldigheid van reisdocumenten van vijf naar tien jaar, gaat het aantal aanvragen in Helmond bijvoorbeeld van 20.000 naar 3500 per jaar. ‘Wij kiezen ervoor om het aantal fte dat je daar minder voor nodig hebt in te zetten op andere taken die in de toekomst meer tijd vragen, zoals de opsporing van identiteits- en adresfraude.’

Dit artikel is een bewerkte versie van ‘Burgerzaken transformeert’ in het magazine Werken bij de Overheid.

Over Auteur

Laura Wennekes

Reageer

Het laatste nieuws van Gemeente.nu in je mailbox?

Meld je aan voor de algemene nieuwsbrief of een van de themanieuwsbrieven van Gemeente.nu.

Aanmelden