Procesarchitectuur als verbindende samenwerkingsfactor

0

Misschien komt houvast en verbinding uit een onverwachte ICT-hoek: procesarchitectuur. Maar: “Een positieve toepassing van procesarchitectuur richt de focus op waar het écht om gaat: samen het beste resultaat leveren aan de samenleving.”

De gemeentelijke context is sterk in beweging. Veranderingen komen in hoog tempo op gemeenten af en niets lijkt meer zeker of maakbaar. Volgens Hjalmar Hamoen, adviseur procesmanagement bij de gemeente Emmen, is het de procesarchitectuur die juist daarin houvast kan bieden. Onder meer door in bedrijfsprocessen een betekenisvol hulpmiddel te bieden voor het geven van inzicht en samenhang en diverse vormen van samenwerking te bevorderen, met als doel om toegevoegde waarde te leveren voor de samenleving. “Bij veel mensen roept architectuur het beeld op van een dwingend keurslijf, waarbij processen gelijkgesteld worden met procedures. Dat is vreselijk jammer, omdat juist een positieve toepassing van procesarchitectuur de focus richt op waar het echt om gaat: hoe kunnen wij gezamenlijk – nu en in de toekomst – het beste resultaat leveren aan de samenleving.”

Eind juni is een vernieuwde versie van de GEMMA procesarchitectuur opgeleverd. Het belang is daar wat Hamoen betreft vooral het bieden van een positief perspectief op ordenen, ontwikkelen en veranderen. “Een dynamisch en flexibel hulpmiddel dat inzicht geeft om, samen met betrokkenen, het goede gesprek te kunnen voeren over de inrichting er van, zodat in specifieke situaties een passende oplossing geboden kan worden. Een gezonde balans tussen maakbaarheid en onzekerheid.”

De gemeentelijke veranderingen zijn groot. Niet alleen is, onder andere door de drie decentralisaties in het sociaal domein, het aantal processen (en daarmee het aantal producten en diensten) toegenomen, maar ook is de rol die gemeenten zich toe-eigenen, veranderd. Dat erkent ook Harco van Hees, ICT-adviseur bij de gemeente Tilburg. “Zo zijn gemeenten meer faciliterend en ondersteunend dan voorheen, maar niet meer automatisch als hoofdverantwoordelijke.”

In de nieuwe architectuur is juist naar dit soort ontwikkelingen en processen gekeken, maar ook naar mogelijkheden om meer te standaardiseren. Van Hees zegt daarover: “Standaardiseren helpt bij de ontwikkeling (en keuze) van onderliggende ICT-systemen en helpt ook om het bruikbaar te laten zijn voor andere gemeenten of voor partners. Bijvoorbeeld als er sprake is van ketensamenwerking.”

Verschillende inzichten
Janny Bodd is adviseur procesmanagement bij de gemeente Arnhem. “Als gemeente hebben wij in 2012 gekozen om een procesgerichte netwerkorganisatie te zijn en in de loop der jaren hebben wij al veel processen uitgewerkt.” Dat het allemaal wat lang heeft geduurd, heeft volgens Bodd met name te maken met verschillende inzichten en achtergronden van de deelnemers.

Harco van Hees heeft ervaren dat niet alleen de diversiteit van de groep af en toe de snelheid van het proces in de weg stond, maar ook dat aanvankelijk de stip op de horizon nog niet duidelijk was. “Bij de start was er nog sprake van een zoektocht. Zoeken naar verbeteringen ten opzichte van de oude procesarchitectuur en punten waarop deze uitgebreid kon worden. Ook de afstemming tussen de drie werkgroepen was af en toe een uitdaging.”

Om een goede afstemming te realiseren is in het proces een beroep gedaan op een bedrijfsarchitect. “Op een gegeven moment was er de behoefte aan ondersteuning van iemand met diepgaande expertise op architectuurgebied, iemand die alle waardevolle brokstukken die door de gemeenten werden aangeleverd kon samensmeden tot één geheel.” De architect had dus de spilfunctie. “Hij is erin geslaagd om de essentie van ieders inbreng te behouden en te vertalen naar een consistent geheel, passend in de bredere architectuur van GEMMA.”

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer