De Friese gemeenten Heerenveen en Súdwest-Fryslân deinzen niet terug voor de Omgevingswet. Sonja Zeeman legt zich als projectleider in beide plaatsen toe op relevante ‘klantreizen’. Daarnaast is ze volledig voor Heerenveen projectleider Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). ‘Bewoners met ruimtelijke plannen zullen flink gaan profieren.’ Tijd voor vragen en antwoorden.
Welke impact heeft de Omgevingswet op jouw gemeenten?
‘De gemeenten zijn er erg druk mee. Veel medewerkers werken hard aan projecten rond de Omgevingswet. Denk aan het maken van een omgevingsvisie, het ontwerpen van een omgevingsplan, het verwerven van software en uiteraard het inrichten van de nieuwe processen en zaaktypen, rekening houdend met de verwachtingen van inwoners en bedrijven. Met deze verwachtingen ben ik aan de slag met vier werkgroepen in het project Klantreizen. Daarmee geven we aan dat de klant centraal staat.’
Er zijn vast ook pijnpunten of uitdagingen?
‘Voor mij is de grootste uitdaging om de gekozen ambities rond het verbeteren van de dienstverlening waar te maken. Waarbij vooral is gekozen de interne processen te optimaliseren. Dit zullen de inwoners op een positieve manier gaan merken: zij worden bijvoorbeeld meer meegenomen in de verschillende fasen van het aanvraagproces. Het is ook de bedoeling dat dat proces sneller en meer op maat gaat verlopen. We kunnen aan de voorkant beter regelen hoe het zit voor een bepaald gebied: heb je een vergunning nodig, volstaat een melding, en waar is het vergunningsvrij bouwen? Daarnaast wordt er van de medewerkers een andere houding en gedrag verwacht. Minder toetsen, meer werken vanuit de ‘ja, mits’-houding.’
“Vergunningaanvragen gaan straks sneller en meer op maat”
Sonja Zeeman, Projectleider DSO en Klantreizen
Liggen jullie op schema?
‘Over het algemeen liggen we in beide gemeenten op schema. Het is fijn dat de Omgevingswet een jaar is uitgesteld, want er is veel te doen.’
Hoe ervaren jullie de samenwerking met de leveranciers?
‘Dat voelt zeer prettig. Ik heb korte lijnen met de projectleiders van de leveranciers. Hierdoor kan er snel geschakeld worden als dit nodig is. Een pluspunt is de samenwerking tussen de leveranciers onderling. Bij het koppelen van de VTH-software Centric Leefomgeving aan Tercera GO! – onze tool voor het bewerken van omgevingsplannen en -visies – was er nauwelijks sturing vanuit de gemeente nodig.
‘Een belangrijk criterium was dat de leveranciers bij de inwerkingtreding van de wet in ieder geval kunnen voldoen aan de eisen en wensen die de VNG stelt aan de omgevingssoftware. Vooral de must-haves. Daarnaast waren wij op zoek naar gebruiksvriendelijkheid en goede integratie, ofwel samenwerking tussen de applicaties.’
Trekken jullie als gementen samen op naar de Omgevingswet?
‘Ik noem het de Friese aanpak. Regionaal pakken we een aantal onderwerpen gezamenlijk op, bijvoorbeeld de afspraken die we gaan maken met de ketenpartners, het opstellen van vragenbomen en hoe we om willen gaan met de data. Waar mogelijk werken we samen.’
En wordt het een geleidelijke overgang hier, of de big-bang?
‘We zijn onder de Wet ruimtelijke ordening sinds november 2020 al gestart met Tercera GO. Wat betreft de VTH-processen gaan we wel voor een big bang. We willen tijd besteden aan het goed inrichten van deze processen onder de Omgevingswet. Om de organisatie te ontlasten worden de huidige processen niet overgezet. Wil je toch een fasering, voorsorteren op januari 2022, dan lijken APV en Toezicht en Handhaving de meest geschikte processen om iets eerder op te pakken, omdat hier geen directe relatie ligt met het Digitaal Stelsel Omgevingswet.’
Kunnen andere gemeenten profiteren van jullie ervaringen?
‘Ze mogen meekijken bij het oefenen van de intaketafel en de omgevingstafel. Dit is ook al een aantal keren aan de orde geweest. We hebben ons inrichtingsplan van de VTH-software gedeeld tijdens het congres Omgevingswet. Ook spreken we regelmatig met andere gemeenten af voor een kijkje in elkaars keuken.’
Welke tip zou je andere gemeenten zelf willen meegeven?
‘Besteed veel aandacht aan de inrichting van de applicaties. En zorg voor soepele processen die goed te volgen zijn voor inwoners en bedrijven, maar waarmee ook voor de medewerkers goed te werken is. Zoveel mogelijk digitaal, zo min mogelijk handmatig. Beoordeel je project voortdurend vanuit de perspectieven van zowel klant, medewerker als organisatie. Het systeem moet niet leidend zijn. Daarnaast is het raadzaam te investeren in het doordenken van klantreizen en niet bang te zin om zaken zo nodig fundamenteel anders te organiseren. We hebben nu een unieke kans om het goed te doen!’
Gebruikte oplossing
Centric ontzorgt overheden bij de invoering en uitvoering van de Omgevingswet. Ben jij er al klaar voor? Wij regelen het graag dit jaar nog voor je. Bekijk de oplossingen.
Geef een antwoord