Bestuursassistent Gemeente Leidschendam-Voorburg

0

Wij zijn op zoek naar een:
Bestuursassistent voor 36 uur per week

Jij maakt het verschil in de ondersteuning van onze bestuurders door te ontzorgen!
Je ondersteunt 1 op 1 (één of meerdere) wethouders bij alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Als bestuursassistente ondersteun je het college van burgemeester en wethouders door het managen van de agenda, het regelen van afspraken, verzorgen van correspondentie en het bewaken van telefoon- en mailverkeer. Je plant en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel organisatorisch en administratief en bewaakt hierna de actiepunten en stukkenstromen. Ook heb je regelmatig contact met interne- en externe klanten.

We zoeken een collega met véél secretariële ervaring, die een natuurlijke belangstelling heeft voor de inhoudelijke portefeuilles van de persoon of personen die je ondersteunt. We zoeken een zelfstandige collega die tegelijkertijd ook een echte teamplayer is en actief de collega’s op zoekt in de organisatie.

Wij werken conform het principe van Hostmanship (de ander behandelen zoals de ander behandeld wil worden en zorgen dat de klant zich welkom voelt). Met deze attitude ben je het visitekaartje van het bestuur, ontvang je bezoekers, assisteer je bij openbare optredens en schakel je met onder meer bestuurscommunicatie-adviseurs en vakafdelingen.


Functie-eisen

  • Je bent vernieuwend: je signaleert verbeterpunten t.a.v. bijvoorbeeld werkprocessen en handelt actief om deze verbetering te realiseren.
  • Je hebt een positieve instelling en energieke uitstraling.
  • MBO+ werk- en denkniveau.
  • Secretariële werkervaring is een must. Bij voorkeur in een politiek/bestuurlijke werkomgeving.
  • Evenwichtige, zelfstandige en zelfverzekerde persoonlijkheid.
  • Integer, representatief en flexibel.
  • Je bent proactief en gericht op samenwerken en in staat tot het geven van goede feedback.
  • Een servicegerichte en dienstverlenende instelling is voor jou een vanzelfsprekendheid.
  • Je bezit politiek bestuurlijke sensitiviteit en hebt interesse voor de portefeuille(s) van de bestuurder.

Competenties

  • Flexibiliteit: In staat het eigen gedrag te veranderen indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken. Tevens flexibel qua ureninzet, werkdagen et cetera
  • Zelfstandigheid: Je verricht zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden. Ook handel je volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen
  • Klantgerichtheid is een must in deze functie. Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen. Je speelt in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn
  • Goede mondelinge- en schriftelijke communicatie: Je bent in staat om opvattingen duidelijk onder woorden te brengen en weet aan te sluiten bij de lezer. Het formuleren vaningewikkelde zaken doe je kernachtig en je weet woorden trefzeker te kiezen.
  • Plannen en organiseren: Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt de volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden een afwisselende, uitdagende en zelfstandige functie binnen een ambitieuze organisatie. De vacature is voor 36 uur per week. Je salaris bedraagt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, maximaal € 3.376,00 bruto per maand bij een volledige werkweek (salarisschaal 8). Plaatsing in een aanloopschaal kan aan de orde zijn. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder goede persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten, een iPhone en iPad, een individueel keuze budget (bestaat uit 8% vakantiegeld 6,5% eindejaarsuitkering, 1,5% levensloopbijdrage en 0,8% bovenwettelijk verlof) en een collectieve ziektekostenverzekering. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar, welke eventueel verlengd kan worden of omgezet kan worden in een vast dienstverband.

Contactinformatie
Voor informatie over de functie kun je contact opnemen met Hester Borsboom (Teamleider FZ), telefoonnummer (070) 300 9286. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Laura Kraakman of Erika Streefkerk via telefoonnummer (070) 300 8999.

Solliciteer!
Spreekt bovenstaande jou aan en wil jij ons helpen om de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te worden? Solliciteer dan meteen! Wat ontvangen wij graag van jou:
CV + sollicitatiebrief (+ verrassing).

Je kunt reageren tot en met vrijdag 22 december 2017.
Heb je vakantieplannen, vermeld dit dan bij je sollicitatie.

Deze vacature is intern en extern tegelijk uitgezet. Bij gelijke geschiktheid gaat een interne kandidaat altijd voor.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

De organisatie
Gemeente Leidschendam-Voorburg is een ambitieuze organisatie met ca 650 medewerkers. Onze ambitie is om in 2018 de Beste Gemeentelijke Dienstverlener van Nederland te zijn. Dit vraagt veel van onze medewerkers. Als organisatie doen wij er alles aan om onze medewerkers hier optimaal in te faciliteren, op een maatschappelijk verantwoorde manier (MVO). Bijvoorbeeld door vorm te geven aan Het Nieuwe Werken: slimmer, efficiënter en effectiever werken, gebruik makend van nieuwe technologieën. Ons hypermoderne kantoor biedt alle mogelijkheden om optimaal te flexwerken
(flexibel, tijd- en plaats onafhankelijk). Dit creëert nieuwe vormen van samenwerking, meer eigen verantwoordelijkheid; eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid. Ook zoeken wij bewust de verbinding met elkaar. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid.

De afdeling
Het team van bestuursassistenten valt onder de afdeling Facilitaire Zaken (FZ). De afdeling FZ zorgt intern voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten, op een zakelijke en goed geborgde manier, het beheer van het gemeentelijk vastgoed. Het cluster ‘Ondersteuning van de Werkomgeving’ levert diensten en/of producten die het mogelijk maakt voor haar interne klanten om op een plezierige manier hun werk te doen. Wij hebben het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan en is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Solliciteer
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone