Managementassistent Gemeente Leidschendam-Voorburg

0

Ben jij dé spin in het web die goed kan plannen en organiseren? Ben je nauwkeurig en klantgericht? En heb je een dosis ervaring als managementassistente? Dan maken wij graag kennis met jou!

Wij zijn op zoek naar een:

Managementassistente voor 24 uur per week

Informatie
Als Managementassistente ondersteun je de afdelingshoofden op secretarieel vlak. Hierbij kun je denken aan het managen van de agenda en het regelen van afspraken, verzorgen van correspondentie en het bewaken van het telefoon- en mailverkeer. Ook het sorteren, registreren en selecteren van inkomende post zowel fysiek als digitaal en het verstrekken van zowel algemene informatie als gegevens en overzichten uit diverse administraties behoren tot je taken. Daarnaast plan en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor, stel je besluiten-/-actielijsten op en bewaakt hiervan actiepunten en stukkenstromen.

Functie-eisen

  • Je hebt minimaal een MBO-4 werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding.
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je beschikt over goede sociale, communicatieve en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
  • Je kunt goed samenwerken en bent klant- en servicegericht.
  • Je bent een kei in plannen en organiseren en bent integer, nauwkeurig, initiatiefrijk en resultaatgericht.

Competenties

  • Flexibiliteit: Verandert het eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken. Tevens flexibel qua ureninzet, werkdagen etcetera
  • Zelfstandigheid: Verricht zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden. Handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen
  • Klantgerichtheid zijn een must in deze functie: Weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen. Speelt in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn
  • Goede mondelinge- en schriftelijke communicatie: Brengt opvattingen duidelijk onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen.
  • Plannen en organiseren: Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden een afwisselende, uitdagende en zelfstandige functie binnen een ambitieuze organisatie die werkt volgens de principes van het Nieuwe Werken. Je salaris bedraagt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, maximaal € 2.986,00 bruto per maand (salarisschaal 7 o.b.v. een volledige werkweek). Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder goede persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten, een flexibele werktijdenregeling, een iPhone en iPad, een individueel keuze budget (bestaat uit 8% vakantiegeld, 6,5 % eindejaarsuitkering, 1,5% levensloopbijdrage én 0,8% bovenwettelijk verlof) en een collectieve ziektekostenverzekering. Plaatsing in de aanloopschaal kan aan de orde zijn, afhankelijk van kennis en ervaring. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor één jaar, welke omgezet kan worden in een vast dienstverband.

Contactinformatie
Voor informatie over de functie kun je contact opnemen met Hester Borsboom, Teamleider Facilitaire Zaken telefoonnummer (070) 300 9286. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Laura Kraakman of Erika Streefkerk via telefoonnummer (070) 300 8999.

Solliciteer!
Spreekt bovenstaande jou aan en wil jij ons helpen om de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te worden? Solliciteer dan meteen! Wat ontvangen wij graag van jou:
CV + sollicitatiebrief (+ verrassing).
Je kunt reageren tot en met maandag 18 december 2017. De gesprekken vinden in principe plaats op donderdag 21 december 2017. Heb je vakantieplannen, vermeld dit dan bij je sollicitatie.

Over Gemeente Leidschendam-Voorburg
Gemeente Leidschendam-Voorburg is een ambitieuze organisatie met ca 650 medewerkers. Onze ambitie is om in 2018 de Beste Gemeentelijke Dienstverlener van Nederland te zijn. Dit vraagt veel van onze medewerkers. Als organisatie doen wij er alles aan om onze medewerkers hier optimaal in te faciliteren, op een maatschappelijk verantwoorde manier (MVO). Bijvoorbeeld door vorm te geven aan Het Nieuwe Werken: slimmer, efficiënter en effectiever werken, gebruik makend van nieuwe technologieën. Ons hypermoderne kantoor biedt alle mogelijkheden om optimaal te flexwerken
(flexibel, tijd- en plaats onafhankelijk). Dit creëert nieuwe vormen van samenwerking, meer eigen verantwoordelijkheid; eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid. Ook zoeken wij bewust de verbinding met elkaar. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid.

De afdeling
De afdeling Facilitaire Zaken (FZ) zorgt, op verzoek van haar interne klanten, voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten, op een zakelijke en goed geborgde manier, het beheer van het gemeentelijk vastgoed.
Het cluster ‘Ondersteuning van de Werkomgeving’ levert diensten en/of producten die het mogelijk maakt voor haar interne klanten om op een plezierige manier hun werk te doen. Wij hebben het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan en is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Solliciteer
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone