Secretarieel medewerker Werkcentrum Zuidoost Brabant – Gemeente Eindhoven

Ben jij het organisatietalent met een dienstverlenende instelling? Vind je het leuk om de directeur van het regionaal Werkcentrum te ondersteunen binnen een veelzijdige netwerkorganisatie? Dan hebben wij dé vacature

Jouw rol:
Primair ontzorg je de directeur van het Werkcentrum, houd je overzicht en zorg je voor structuur over haar dagelijkse werkzaamheden. Dit doe je zowel secretarieel gebied als administratief gebied.

Tevens zorg je ook bij de uitvoering van dagelijkse taken die voorkomen bij het Werkcentrum.

Deze taken bestaan o.a. uit de volgende werkzaamheden:

• Je beheert en bewaakt de agenda.
• Je zorgt voor kwalitatief agendamanagement, zoals nauwkeurige planning, voorbereiding en prioritering van afspraken.
• Je plant en organiseert (bestuurlijke) vergaderingen/overleggen en verzorgt vergaderstukken (inclusief agenda opmaak).
• Je verzorgt (bestuurlijke) verslaglegging en bewaakt de voortgang/follow-up van afspraken en besluiten.
• je zorgt voor de administratieve ondersteuning bij uitvoering van projecten binnen het Werkcentrum ZoB (zoals het bewerken van gegevens in de projectadministraties, het up to date houden van planningen en een actieve voortgangsbewaking).
• Je ondersteunt in brede zin bij taken rondom de bedrijfsvoering van het Werkcentrum.
• Je verzorgt de correspondentie met diverse partijen op verschillende niveaus.
• Je ondersteunt, bij behoefte, de frontoffice van het Werkcentrum, bijvoorbeeld door de telefoon te beantwoorden en bezoekers te ontvangen.

Met wie werk je samen?
Jij gaat werken binnen het werkcentrum Zuidoost-Brabant. In de arbeidsmarktregio Zuidoost-Brabant werken we met onze partners aan een gezamenlijke dienstverlening voor werkzoekenden, werkenden en werkgevers. Iedereen die vragen heeft over Werk, Scholing en Ontwikkeling kan terecht bij Werkcentrum Zuidoost -Brabant.

Dit breng jij mee:

• Je hebt een afgeronde relevante mbo-opleiding met bijbehorend mbo+ werk- en denkniveau of hoger.
• Je bezit uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je hebt aantoonbare ervaring in verslaglegging van complexe (bestuurlijke) vergaderingen.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en bent flexibel als het gaat om de werkzaamheden die zich voordoen. Je weet hierin goed te prioriteren.
• Je bent het visitekaartje van het Werkcentrum. Je weet als netwerker moeiteloos verbinding te maken met mensen op alle niveaus, van uitvoerend tot strategisch.
• Je hebt een klantvriendelijke en dienstverlenende instelling, bent accuraat en kan overzicht houden en deadlines te bewaken.
• Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Je hebt een (pro)actieve werkhouding, bent flexibel en neemt graag initiatief.

Wat bieden wij?
Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk-privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris vanaf € 2564,- en € 4015,- (o.b.v. een 36-urige werkweek). Definitieve inschaling is afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract voor 28 uur in de week, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
• 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• Elke maand zetten we 17,05% van je bruto salaris apart in een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is extra geld dat je zelf kunt besteden. Je kunt er bijvoorbeeld extra vrije dagen mee kopen, een fietsvergoeding krijgen of het bedrag laten uitbetalen. Jij kiest wat het beste bij jou past.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt – inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Reiskostenvergoeding
  
  • OV: 100% vergoeding.
  • Auto: €0,23/km (woon-werkafstand), vanaf 7,5 km tot 40 km enkele reis.
  • Fiets/e-bike/te voet: €0,23/km, geen maximum.
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk: jaarlijks ontvang je maximaal €240 netto voor activiteiten die je fit en energiek houden.

Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden?
Bekijk deze op de pagina over arbeidsvoorwaarden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.

Wil je alvast een kijkje nemen achter de schermen? Luister dan naar onze podcastserie ‘De Vibe van’. Daar vertellen collega’s uit alle lagen van de organisatie wat hen drijft en waarom hun werk zo waardevol is voor onze stad. Je vindt de afleveringen via https://open.spotify.com/show/3xm6mPuCyaMAfieXaFveWd. Ben je nieuwsgierig naar nog meer persoonlijke verhalen? Op https://www.werkenvooreindhoven.nl delen collega’s hun ervaringen en tips om het beste uit je werk te halen.

Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met 18 januari.

Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met Werner Töller, recruitment businesspartner via +31654630871. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Selma Nijhof, directeur werkcentrum Zuidoost Brabant via 06-24866397.

In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.

Selectie proces

Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!

Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn.

Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.

De gesprekken worden in overleg gepland.

Acquisitie stellen we niet op prijs.