Bestuurssecretaresse – Gemeente Woerden

Sta jij graag midden in het bestuurlijke proces en zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt? Heb jij het talent om overzicht te bewaren en bestuurders professioneel te ondersteunen? Kom dan werken bij ons.

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

Je werkt in het hart van de gemeentelijke besluitvorming en draagt dagelijks bij aan goed bestuur. In een omgeving die continu in beweging is met aankomende verkiezingen en bestuurlijke wisselingen zorg jij voor overzicht, continuïteit en een soepel verloop van afspraken en processen. Samen met collega’s bouw je aan een sterke en professionele ondersteuningsstructuur, waarbij je meedenkt en vooruitkijkt. Doordat je werkt voor twee gemeentebesturen is je werk afwisselend en inhoudelijk uitdagend, en krijg je de ruimte om breed inzetbaar te zijn en echt het verschil te maken.

Dit ga je doen

Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en discreet en ondersteunt bestuurders en/of directieleden, zodat zij optimaal hun werk kunnen doen. Je hebt een afwisselend takenpakket:

Agenda- en e-mailbeheer:

• Agendabeheer is een belangrijk deel van je werkzaamheden. Het gaat daarbij niet alleen om het inplannen van afspraken, maar vooral om het bewaken van overzicht, samenhang en prioriteiten. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurders klopt van a tot z.
• Je legt verbanden tussen de e-mail ven de agenda’s, stelt prioriteiten en handelt hier proactief naar.

Ondersteuning bij administratie:

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling van de bestuurlijke besluitvorming
• Maken van planningen.
• Facturen coderen.

Overige taken:

• Notuleren overleggen.
• Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d.
• Locaties in- en extern regelen voor overleggenen en trainingen en daarbij verzorgen van voorzieningen.

Je exacte taken hangen af van de behoeften van de bestuurder die je ondersteunt en kunnen tijdens je loopbaan wisselen. Afhankelijk van de behoeften en de samenstelling van het team en de besturen. Bij je start zal de focus liggen op ondersteuning van de wethouders in Oudewater en administratieve ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming.

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit:

Vandaag start je je werkdag in Oudewater. Morgen werk je in Woerden, die afwisseling past precies bij jou. Je zoekt een werkplek in de buurt van het bestuur dat je ondersteunt en start de dag met een kop koffie. Je opent de gezamenlijke mailbox, overziet wat erbinnen is gekomen en stelt direct prioriteiten. Bestuurlijke agenda’s vragen om zorgvuldigheid: jij ziet in één oogopslag wat aandacht vraagt.

In de loop van de ochtend stem je af met de wethouders over de agenda’s en de voorbereiding van overleggen. Er is een spoedonderwerp binnengekomen dat impact heeft op de planning van de dag. Je schakelt snel, verzet afspraken waar nodig en zorgt dat iedereen tijdig is geïnformeerd.

Later op de dag bereid je een collegevergadering voor. Je zorgt dat de stukken compleet zijn, bewaakt de deadlines en houdt contact met collega’s over aanlevering. Tussendoor regel je praktische zaken, zoals een attentie voor een bestuurder of een representatieve ontvangst voor een externe afspraak. Juist die combinatie van inhoud en organisatie maakt jouw werk zo afwisselend.

In deze rol maak je echt impact: je bent zelfstandig, verantwoordelijk en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van praktische zaken tot grotere organisatieklussen.

Dit neem je mee

Competenties

Organisatietalent: Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht als je hiermee bestuurders en collega’s kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, goed in prioriteren en ziet de verbinding tussen e-mails, agenda’s, gemaakte afspraken en to-do lijstjes. Hierdoor houd je overzicht en werk je secuur in een digitale omgeving.

Stressbestendig: Je kunt goed inspelen op ad-hoc situaties en onverwachte wijzigingen. Je houdt je hoofd koel, ook in drukke periodes.

Communicatief vaardig: Je fungeert al eerste aanspreekpunt voor collega’s, bestuurders en externe contacten, zoals samenwerkingspartners en inwoners. Met jouw luisterend oor en benaderbare houding weet je precies de juiste informatie te verzamelen om snel tot concrete acties te komen.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe bestuurssecretaresse maakt?

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied.
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van één of meerdere bestuurders of directeuren.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week. Verdeeld over vier of vijf dagen, waarbij vrijdag een must is.
• Je bent zeer bedreven in Outlook en MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Team en Organisatie

Sinds kort vormen alle bestuurs- en managementondersteuners één team binnen het domein Bedrijfsvoering. Binnen dit team vullen collega’s elkaar aan: bij afwezigheid nemen zij werk van elkaar over en ondersteunen waar nodig.

Hoewel je onderdeel bent van een hecht team, vraagt deze functie om iemand die zelfstandig kan werken. We zoeken daarom een ervaren bestuurssecretaresse met aantoonbare secretariële ervaring, die goed kan plannen, organiseren en prioriteiten stelt. Je krijgt volop ruimte om zelfstandig impact te maken.

Als bestuurssecretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar voor bestuurders en collega’s. Je werkt het grootste deel van je tijd op het kantoor in Oudewater, met de mogelijkheid om in overleg één dag vanuit huis te werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, tot € 4.499 (schaal 8)*, afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald, een aanloopschaal is bespreekbaar. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 januari 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027(Verwijst naar een externe website). 
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de vacature.

Reageer nu

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?

• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek.
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.