Coördinator Depotbeheer & Digitalisering – Gemeente Leiden

Wat ga je doen?
Deze nieuwe functie is een combinatie van coördinerende taken binnen het collectiemanagement. De taken vallen binnen collectietransport, depotbeheer, digitalisering en materiële verzorging. Het gaat om taken op een heel breed terrein van erfgoedbeheer. Zaken die nu deels blijven liggen en wel cruciaal zijn voor de uitvoering van onze taken. Jij kunt daarin écht een verschil voor ons gaan maken.

Collectietransport gaat over het verantwoord verplaatsen van collectie, tussen depots onderling of naar de studiezaal. Bij depotbeheer kun je denken aan taken als depothygiëne, CHV (Collectie HulpVerlening bij calamiteiten), depotinrichting, klimaatbeheer, standplaatsregistratie en het beheer van de quarantaineruimte. Bij digitaliseren van de analoge collecties gaat het om werkprocessen en afspraken, contact met organisaties die onze collecties digitaliseren en monitoren van de voortgang. Materiële verzorging gaat over het op de juiste wijze behandelen van collectie zodat we die nog lang en goed kunnen bewaren.

De Coördinator brengt samenhang in de werkzaamheden. Je zorgt voor een procesmatige, planmatige en/of projectmatige aanpak. Je zoekt de juiste medewerkers bij elkaar, kunt activiteiten uitzetten en aansturen en aanspreken op (achterblijvende) voortgang. Je werkt hierbij samen met verschillende collega’s, zoals behoudsmedewerkers, depotmedewerkers of de boek- en papierrestaurator. Ook heb je contact met de archiefinspecteurs, collectiebeheerders, de gemeentearchivaris of het e-depot-team.

Waarom kiezen voor deze functie?
Met jouw interesse voor geschiedenis, in het bijzonder het behoud van erfgoedcollecties, en jouw organisatorische kwaliteiten om samen met anderen werkprocessen op orde te brengen en te vernieuwen, kun je bij ons echt een verschil maken. Je bent iemand die verantwoordelijkheid neemt en doelgericht werkt, je houdt het eindresultaat voor ogen en laat je niet afleiden.

Tegelijkertijd ben je warm en toegankelijk: collega’s weten je te vinden en voelen zich gehoord. Je vindt het écht een uitdaging om te pionieren en denkt niet alleen in bestaande kaders maar zoekt actief naar slimmere, werkwijzen. Deze functie is nieuw, dus je kunt hem, uiteraard samen met collega’s, inrichten zoals jij denkt dat het beste is. Zo kan Erfgoed Leiden en Omstreken een schat aan historische bronnen duurzaam bewaren voor de eeuwigheid. En kunnen onze klanten deze gebruiken voor onderzoek, onderwijs of beleid. Zo blijft het erfgoed als bron van kennis niet alleen goed bewaard maar ook een belangrijke bron voor de toekomst.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 5.554,00 bruto per maand (schaal 10 indicatief want de functie wordt nog gewaardeerd) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract voor 36 uur per week (waarna mogelijk een vast dienstverband).
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Als Coördinator Depotbeheer en Digitalisering breng je jouw kennis en ervaring met het beheer van archieven en collecties in de praktijk. Je hebt een visie op collectiebeheer, misschien zelfs ook over digitalisering van collecties. Je bent innovatief: je denkt niet alleen in bestaande kaders maar zoekt voortdurend naar betere en slimmere werkwijzen.

Je neemt verantwoordelijkheid voor jouw keuzes en durft eigenaarschap te claimen, ook als het spannend wordt. Je werkt doelgericht, je stelt heldere prioriteiten, vertaalt analyses in concrete acties en houdt koers op het eindresultaat. En je bent vriendelijk en benaderbaar: collega’s voelen zich prettig bij jou en je weet mensen met verschillende achtergronden te verbinden en motiveren.

Dankzij jouw pragmatische instelling kun je, na een gedegen analyse, jouw bevindingen vertalen in realistische stappen. Je bent een zelfstarter die goed zelfstandig kan werken maar ook graag samen met een team tot mooie resultaten komt. Want jij bent de verbindende factor die de juiste mensen en middelen weet in te zetten om van deze nieuwe functie een succes te maken.

Daarnaast vragen wij van jou:

• HBO werk- en denkniveau
• Inzicht in en kennis over het belang van het bewaren van erfgoed en collectiebeheer
• Werkervaring en/of een opleiding in collectiebeheer
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met en plezier in het coachen van collega’s, om hen vanuit hun mogelijkheden en beperkingen in hun kracht te zetten

Hier kom je te werken
Je functie valt in het team Bedrijfsvoering en Ondersteuning. Hier bevinden zich o.a. functies die betrekking hebben op het collectiebeheer. De medewerkers werken aan verschillende collecties die op de vijf depotlocaties in Leiden en omstreken worden bewaard, ruim 18 kilometer erfgoed. Collega’s Edith en Anja vertellen:

Edith (boek- en papierrestaurator): “Het werken met een grote diversiteit aan objecten in de archieven en collecties is een mooie uitdaging en afwisseling voor mij als restaurator. Ik ben trots dat ik een rol kan spelen bij het behoud hiervan en bij de ontwikkeling van duurzame oplossingen en beleid. Daarnaast is er bij Erfgoed Leiden altijd ruimte voor ontwikkeling, zowel professioneel als persoonlijk.”

Anja (behoudsmedewerker): “Er is hier een grote collegialiteit. Ik voel me hier gezien en gekend. Ik heb hier werk gemaakt van mijn hobby, want ik hou ervan om met archieven te werken.”

Enthousiast geworden?
We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag uiterlijk 12 april 2026 tegemoet. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 20 april 2026.

Wil je liever eerst meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Ike Ruiter, Hoofd Bedrijfsvoering en Ondersteuning via 06 3436 4826. Hij beantwoordt graag al je vragen.

Voor deze vacature werven we in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij aanname wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Erfgoed Leiden en Omstreken
De mensen van Erfgoed Leiden en Omstreken zorgen dat het erfgoed van Leiden en de regio bewaard blijft, dat mensen erfgoed actief kunnen blijven gebruiken nu en in de toekomst. Zij zijn bijvoorbeeld archivist, bouwkundige, archeoloog, historicus, boek- en papierrestaurator of molenaar. Of ze hebben door hun passie het werk in de praktijk geleerd. Wat ze gemeen hebben is hun liefde en zorg voor erfgoed en het verhaal dat ze erover vertellen. Erfgoed is alles wat ons herinnert aan de geschiedenis van onze stad en de regio. Van oude, monumentale huizen tot verhalen, van archiefstukken tot archeologische vondsten uit de grond. Erfgoed Leiden helpt met het zichtbaar houden, bewaren en begrijpen, zodat zodat geschiedenis wordt meegenomen in de keuzes van vandaag en de verantwoordelijkheid voor morgen.