Bestuurssecretaresse – Gemeente Leiderdorp

Wat ga je doen?
Is plannen en organiseren jou niet vreemd? Zie jij het als een uitdaging om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda’s van de wethouders? Lees snel verder, misschien zoeken wij jou! In deze afwisselende functie ben je hét aanspreekpunt voor de bestuurders die je ondersteunt. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken, bewaakt het telefoonverkeer en verstrekt informatie aan bezoekers en collega's. Ook de verwerking van post en het regelen van attenties — van bloemen tot relatiegeschenken — vallen onder jouw hoede.

Vergaderingen en bijeenkomsten organiseer jij van A tot Z: van voorbereiding tot begeleiding. Je houdt grip op het bestuurlijke besluitvormingsproces, zorgt dat dossiers tijdig en correct worden aangeleverd in het zaaksysteem en beheert de bijbehorende administratie, zoals facturen en orders. Daarnaast neem je als logboekschrijver deel aan Bevolkingszorg Regio Leiden (BRL).

Daarnaast ondersteun je de burgemeester bij haar sociale media. Vanwege een visuele beperking heeft zij hierbij praktische hulp nodig: je plaatst teksten en video's, signaleert relevante reacties en verzorgt reply’s — praktisch en discreet. Dit is geen creatieve taak, maar het vraagt wel om affiniteit met sociale media en, belangrijker nog, een solide vertrouwensband. Je werkt immers nauw en discreet samen met de burgemeester.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 4.015,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiderdorp vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer als je binnen een straal van 40 kilometer woont, óf maak gebruik van een NS-business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Ons gemeentehuis is goed bereikbaar met de auto en het OV én we beschikken over gratis parkeergelegenheid.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Je bent een enthousiaste teamspeler die goed kan samenwerken met verschillende disciplines. Schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Daarnaast ben je flexibel, zorgvuldig, proactief en stressbestendig. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden. En als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem. Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat, er is dus ruimte voor groei en kansen.

Verder neem je de volgende kennis en ervaring mee:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding als managementassistent/directiesecretaresse.
• Ervaring met secretariële ondersteuning in een dynamisch bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
• Affiniteit met sociale media — je weet hoe platforms werken en schrikt niet terug van een Instagram-post of een reply op een post.
• Discretie en het vermogen om een vertrouwensrelatie op te bouwen, in het bijzonder met de burgemeester.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.

Zowel de organisatie als het team is in ontwikkeling. Dat houdt in dat we met elkaar kijken naar ieders talenten en interesses en daarop het werk verdelen. Dat kan ook betekenen dat de inhoudelijke werkzaamheden in de toekomst nog kunnen veranderen. Hierbij kan gedacht worden aan een andere verdeling van portefeuilles, maar ook aan het beheren van kabinetszaken, zoals de koninklijke lintjes, jubilerende bruidsparen etc.

Hier kom je te werken
Je werkt samen met drie collega’s op het bestuurssecretariaat. Dit team is onderdeel van team Bestuur en Organisatie Ondersteuning dat uit 15 medewerkers bestaat en zich bezighoudt met bestuurs- en managementondersteuning, directieadvies, regiocoördinatie, communicatie en Arbo & verzuim.

We maken graag kennis met je
We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag uiterlijk woensdag 15 april tegemoet, ter attentie van Yvonne Stolk. Wil je meer inhoudelijk informatie over de vacature, neem dan contact op met Yvonne Stolk, manager bedrijfsvoering en dienstverlening, via 06 – 3451 0761. De planning voor de sollicitatiegesprekken is als volgt:

• Eerste gesprekken: maandag 20 en dinsdag 21 april.
• Tweede gesprek: woensdag 22 april
• Arbeidsvoorwaardengesprek: donderdag 23 april.

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiderdorp
Gemeente Leiderdorp stimuleert de kennis van onze inwoners, instellingen en ondernemers. Wij werken bevlogen en zijn behulpzaam. Onze nieuwsgierige instelling biedt ruimte om met oplossingen te komen. Zo kan iedereen tot bloei komen. Vertrouwen en verbinding zijn altijd ons vertrekpunt. We luisteren en handelen vanuit sterke betrokkenheid bij onze omgeving. Op onze polders zijn we bijzonder trots, we willen die voor iedereen in de regio beter toegankelijk maken. Vanuit een energieke en toegankelijke werkomgeving is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en nieuwe kansen. Wendbaar en flexibel werken zit ons in het bloed waardoor we met een open en kritische blik onze dienstverlenende taken kunnen volbrengen. We moedigen nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen aan. Initiatieven met lef. Mede daarom wonen, werken en leven mensen hier graag. Onze ambitie is actief verbinden en blijvend vernieuwen in een kansrijke omgeving.