Managementassistent directeur bedrijfsvoering – Gemeente Haarlem

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Bestuur en Communicatie maken we impact. De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Je komt te werken in een hecht team van vier ondersteuners. Jullie nemen elkaars taken waar en zorgen er samen voor dat het directiesecretariaat soepel blijft draaien.

Functiebeschrijving

Je regisseert, plant en organiseert en bent een essentiële schakel voor de directie en de organisatie. Het directiesecretariaat bestaat uit vier managementassistenten (Gemeentesecretaris, Fysiek Domein, Sociaal Domein en Bedrijfsvoering) en samen fungeer je als verbindende factor tussen directie, organisatie en externe partners.
Je ondersteunt de directeur Bedrijfsvoering in de volle breedte van het werk. Samen met je collega's van het directiesecretariaat zorg je voor samenhang, overzicht en continuïteit. Je hebt zicht op de prioriteiten van de directie en weet hier effectief op te sturen. Je werkt nauw samen met de netwerksecretaris Bedrijfsvoering. Het netwerkteam komt één keer per week bijeen. Samen met de netwerksecretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de vergadering, het opstellen van de agenda, de verslaglegging en het bewaken van de actielijst. Daarnaast organiseer je de tweejaarlijkse heisessie, de maandelijkse verdiepingssessie en diverse teamuitjes.

Je taken:

• Voorbereiden van overleggen in IBABS, notuleren en opvolgen van acties.
• Complex agenda- en jaarplanning beheer.
• Beheer van de gezamenlijke inbox van het directiesecretariaat.
• Primair aanspreekpunt voor het netwerkteam Bedrijfsvoering.
• Voorbereiden van de wekelijkse netwerkteamvergadering, inclusief agenda, verslaglegging en actielijst.
• Organiseren van bijeenkomsten zoals heisessies, verdiepingssessies en uitjes.
• Vaste vervanging van de managementassistent van de gemeentesecretaris en het Sociaal Domein op woensdag, waaronder ondersteuning van het ondertekening proces van collegestukken.
• Verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen, beheren van agenda's, reserveren van locaties en zorgen dat bijeenkomsten soepel verlopen.
• Ondersteunen van de directie bij het organiseren van bijeenkomsten; van planning en locatie tot faciliteiten en interne/externe communicatie met stakeholders.
• Ondersteunen bij financiële administratie, zoals het verwerken van inkooporders, facturen en declaraties in Civitas.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo4-opleiding en ruime aantoonbare ervaring in een directie- of bestuurssecretariaat (bij voorkeur) binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. 
• Je kunt goed notuleren en hebt ervaring met Outlook, Word en IBABS. Ervaring met Civitas is een pre.
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en affiniteit met de politieke arena.
• Je bent nieuwsgierig naar de inhoud van de portefeuille van de directeur en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en hebt affiniteit met bedrijfsvoering (juridische zaken, facilitair, HRM, I-domein en Finance).
• Je hebt een proactieve werkhouding; je ziet werk liggen, denkt vooruit en handelt daarnaar.
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en zorgvuldig en bent bestand tegen hoge werkdruk.
• Je bent integer, flexibel en houdt van dynamiek.

Arbeidsvoorwaarden

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem' en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 – 36 uur per week. Vanwege de bezetting en teaminvulling zoeken wij een collega die in ieder geval op woensdag beschikbaar is. Deze werkdag staat in principe vast, maar kan uiteraard bij uitzondering worden geruild. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de Cao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.