Ben jij een enthousiaste informatieconsulent die helpt bij het duurzaam beheren van digitale informatie binnen onze organisatie? Heb je een passie voor het verbeteren van informatiebeheer en -systemen? Dan zoeken we jou!
Jouw rol:
Als informatieconsulent / documentalist werk je aan het professionaliseren van ons digitale informatiebeheer. Op projectbasis draag je (in samenwerking met je collega’s van DIV) actief het belang uit van goed informatie- en archiefbeheer bij de verschillende sectoren en afdelingen. Op moment dat het werk is afgerond, word je ingezet bij een andere afdeling. Je wordt ingeleerd door onze eigen DIV mensen, zodat je ook werkt volgens onze kaders en richtlijnen.
- Je helpt collega's met het structureren, opslaan en terugvinden van informatie, hierdoor verbetert en optimaliseert ons informatie- en archiefbeheer.
- Je adviseert over vraagstukken op het gebied van informatie- en archiefbeheer en denkt mee over de inrichting van informatiesystemen.
- Je registreert informatie op een gestructureerde manier in de daarvoor betreffende systemen waarbij gedegen dossiervorming centraal staat.
- Jij bent het aanspreekpunt voor inhoudelijk advies bij (complexe) informatievraagstukken bij bepaalde afdelingen
- Je traint medewerkers in het juiste gebruik van onze Documentmanagementsystemen en zorgt ervoor dat ze goed worden toegepast.
- Je bewaakt de kwaliteit van het gebruik van deze systemen, vooral met betrekking tot het registeren van informatie.
- Je ondersteunt de senior informatiespecialisten bij hun projecten. Samen met je collega’s stel je procedures, procesbeschrijvingen en werkinstructies op waar nodig.
Quote van Anke de Bruijn, Informatieconsulent DIV: “Bij DIV zorgen we ervoor dat iedereen de post digitaal ontvangt en ondersteunen we behandelaars bij het beheren en archiveren van informatie. Als informatieconsulent lever je niet alleen een bijdrage aan het vakgebied, maar ook aan de bedrijfsvoering eromheen.”
Met wie werk je samen?
De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) bestaat uit 70 mensen en ondersteunt het ambtelijk en bestuurlijk management met advies over het beleid voor documentair informatiebeheer. Verder houdt onze afdeling zich onder andere bezig met postverwerking, archiefbeheer, dossieropbouw en documentvernietiging.
De belangrijkste taak van de afdeling is het op orde brengen/houden van het informatiebeheer binnen de gemeente Eindhoven. Daar hoort het bewust maken van mensen in de organisatie van het belang van een goed informatiebeheer bij, maar ook advisering en ondersteuning in alle sectoren binnen de gemeente en dan met name over het gebruik van een document management systeem, DMS. Systemen zoals edocs, het werken met Teams, de afdelingsschijven en mailboxen. Alle informatie moet beheerd worden, dat betekent tijdig vernietigen, denk hierbij ook aan persoonsgegevens, maar ook duurzaam bewaren en toegankelijk houden.
Als informatiespecialist werk je nauw samen met je collega’s binnen DIV, zoals (senior) informatiespecialisten en documentair informatieverzorgers. Je begeleidt specifiek de informatieverzorgers A.
Dit breng jij mee:
- Hbo-werk- en -denkniveau, met ervaring in een vergelijkbare functie.
- Een pré als je een vakgerichte opleiding hebt gevolgd zoals SOD1 en SOD2 en/of recordmanagement.
- Brede kennis van documentair informatiemanagement.
- Inzicht in bedrijfsprocessen en hun samenhang.
- Inzicht in de bedrijfsvoering en informatievoorziening van een gemeentelijke organisatie.
- Goede communicatieve vaardigheden; je kunt anderen overtuigen van het belang van het goed beheren van informatie.
- Je bent een probleemoplosser met een flexibele instelling.
- Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en werkt nauwkeurig.
Wat bieden wij?
Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk-privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:
- Een bruto maandsalaris tussen € 3.524 en € 5.033 (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
- Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
- 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
- Elke maand zetten we 17,05% van je bruto salaris (je vakantie-uitkering en 13e maand zijn hierin opgenomen) apart in een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is extra geld dat je zelf kunt besteden. Je kunt er bijvoorbeeld extra vrije dagen mee kopen, een fietsvergoeding krijgen of het bedrag laten uitbetalen. Jij kiest wat het beste bij jou past.
- Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt – inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
- Reiskostenvergoeding
- OV: 100% vergoeding.
- Auto: €0,23/km (woon-werkafstand), vanaf 7,5 km tot 40 km enkele reis.
- Fiets/e-bike/te voet: €0,23/km, geen maximum.
- We vinden jouw vitaliteit belangrijk: jaarlijks ontvang je maximaal €240 netto voor activiteiten die je fit en energiek houden.
Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden?
Bekijk deze op de pagina over arbeidsvoorwaarden.
Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.
Waar kom jij voor staan?
Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.
Wil je alvast een kijkje nemen achter de schermen? Luister dan naar onze podcastserie ‘De Vibe van’. Daar vertellen collega’s uit alle lagen van de organisatie wat hen drijft en waarom hun werk zo waardevol is voor onze stad. Je vindt de afleveringen via GEMEENTE EINDHOVEN PODCASTS | Podcast on Spotify. Ben je nieuwsgierig naar nog meer persoonlijke verhalen? Op https://www.werkenvooreindhoven.nl delen collega’s hun ervaringen en tips om het beste uit je werk te halen.
Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met 15 maart.
Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met onze recruiter Erik Bolluijt via +31618839528. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Liesbeth van den Oetelaar – van Heerbeek via l.van.heerbeek@eindhoven.nl
In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.
Selectie proces
Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!
Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn.
Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.
Acquisitie stellen we niet op prijs.
Geef een reactie