Managementassistent – Gemeente Leiden

Wat ga je doen?
Wij bieden jou de kans om aan de slag te gaan als managementassistent van onze directeur Publiekszaken, Handhaving & Veiligheid. Je maakt deel uit van een poule van secretaresses die de managers binnen het cluster PHV ondersteunt. Daarbij zorg jij er samen met twee stafmedewerkers voor dat de directeur optimaal is ondersteund. Jij brengt structuur aan in een complexe agenda, bewaart het overzicht en zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent een betrouwbare sparringpartner die proactief handelt waar ondersteuning nodig is. Daarnaast organiseer je (personele) bijeenkomsten en denk je mee over de verdere professionalisering van het cluster PHV.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

• Je beheert een complexe agenda en plant afspraken zorgvuldig en strategisch in.
• Je monitort de mailbox, signaleert prioriteiten en onderneemt actie waar nodig.
• Je organiseert bijeenkomsten en zorgt voor een strakke voorbereiding en opvolging.
• Je neemt deel aan diverse staf overleggen, bereidt deze voor en werkt heldere notities uit.

Het verzorgen van bestellingen, het verwerken van facturen en het aanmaken van orders in SAP behoren eveneens tot je takenpakket.

Waarom kiezen voor deze functie?
Collega Fanny vertelt over haar functie: “Een leuke baan binnen een gezellig team. Het is geen moment saai. Het team bestaat nu uit de Fabulous 6, maak jij er Fabulous 7 van?”

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 4.015,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Jij schakelt moeiteloos tussen de diverse werkzaamheden en kan goed prioriteiten stellen. Professioneel en sociaal vaardig in contacten op alle niveaus. Afspraken maken in een ingewikkelde agenda is voor jou gesneden koek. Je bent zelfstandig, secuur, integer en proactief en professioneel in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast vragen wij van jou:

• Een relevante opleiding op mbo-niveau (4).
• Minimaal 4 jaar werkervaring als managementassistent/secretaresse.
• Je kunt goed plannen en organiseren en beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Zeer goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en ervaring met (cloud)applicaties.

Hier kom je te werken
Ons secretariaat is onderdeel van het cluster Publiekszaken, Handhaving en Veiligheid (PHV). De secretaresses maken onderdeel uit van een groter team van 11 personen, die allemaal ondersteunend zijn aan het cluster. In dit team werken 7 secretaresses die allemaal een manager ondersteunen. Het Cluster PHV is het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bedrijven en instellingen met vragen aan de gemeente, maar ook voor de intake en vaak ook de afhandeling bij productaanvragen. Binnen het cluster biedt het team Ondersteuning PHV integraal ondersteuning aan de uitvoerende afdelingen binnen het cluster. Daarnaast kent de afdeling een aantal eigen resultaatverantwoordelijkheden, zoals de organisatie van verkiezingen, de doorontwikkeling van onlinedienstverlening en Verloren & Gevonden.

Enthousiast geworden?
We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag tegemoet, t.a.v. Zamirah Ossendrijver, manager PHV. Zodra we een geschikte kandidaat vinden, sluiten we de vacature.

Vanwege de aard van deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag Politiegegevens (VOG-P) noodzakelijk. Bij aanname wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!