Managementassistent – Gemeente Tilburg

Ondersteun managers bij een van de grootste gemeenten van Nederland en maak deel uit van een gemeentebreed team van managementassistenten

Informatie
Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.

Als managementassistent bij Gemeente Tilburg speel je een cruciale rol bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten, waardoor het managementteam zich kan concentreren op het leiding en sturing geven aan een team. Jij bent van onschatbare waarde voor een effectieve en efficiënte werking van Gemeente Tilburg.

Wat ga je doen?
Jij bent de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden bij een afdeling binnen Gemeente Tilburg. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. In deze cruciale rol fungeer je als de schakel die ervoor zorgt dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten. Jouw belangrijkste functie-taken:

• Jij zorgt ervoor dat de agenda's van de leidinggevende(n) die jij ondersteunt, goed worden beheerd en bewaakt. Dit is belangrijk omdat het om ingewikkeld agendabeheer gaat;
• Je houdt de correspondentie van de leidinggevende bij, zowel op papier als digitaal. Je schrijft, controleert en zorgt dat uitgaande post de juiste handtekeningen hebben. Ook hou je de (gedeelde) mailboxen in de gaten;
• Jij bereidt vergaderingen op een gestructureerde manier voor, inclusief het maken van agenda's, het kiezen van de tijd en hoe vaak, het verzamelen en sturen van documenten, en het opstellen van lijsten met acties en besluiten. Je zorgt ervoor dat alles goed verloopt, ook online, op kantoor of een mix van beide;
• Je maakt planningen en helpt bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals jubilea en evenementen;
• Je ondersteunt met administratieve taken, zoals het ordenen van documenten, omgaan met ziekmeldingen, regelen van relatiegeschenken, ondersteuning bij de in- en uitstroom van medewerkers, en het beheren van inkoop;
• Je verzorgt de input van jouw afdeling voor collegevergaderingen en raadsvergaderingen.

Waar kom je te werken?
Jij wordt onderdeel van de afdeling Faciliteiten waar ongeveer 120 gedreven medewerkers werken. De afdeling bestaat uit 4 teams: Gastvrijheid en Services, Servicepunt, Managementassistenten en Advies & Contracten. Jij gaat onderdeel uitmaken van team Managementassistenten. In dit team werken circa 60 medewerkers. Binnen dit team staan de collega’s voor elkaar klaar en naast het harde werken is er ook ruimte voor infomeel contact en humor op de werkvloer!

Bij de Gemeente Tilburg krijg je de kans om jouw talenten ten volle te benutten en een blijvende impact te maken. We waarderen jouw inzet en zijn erop gericht om in jouw professionele groei en ontwikkeling te investeren. Naast een uitdagende en betekenisvolle functie, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Je kunt rekenen op een goed salaris en een solide pensioensregeling. Daarnaast hechten we veel waarde aan een gezonde werk-privébalans, waardoor je in staat bent om het beste uit jezelf te halen en een waardevolle bijdrage te leveren aan de gemeenschap van Tilburg.

Hoe ziet je dag eruit?
Je werkdag is begonnen en je logt in op je computer, je checkt de agenda’s van die dag en leest nog even de (spoed) e-mails die binnen zijn gekomen. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag door moet voeren en neemt hier direct actie op.

Hierna heb je een dagstart met je collega’s uit jouw cluster, je stemt samen prioriteiten af voor deze dag. Ideeën voor optimalisering van jullie werkprocessen agenderen jullie voor het clusteroverleg. Vandaag sluit je aan bij het overleg en hoor je wat er op de afdeling speelt, dit helpt jou bij het afstemmen van jouw werk. Je maakt een taak aan in Outlook voor het verwerken van de actie- en besluitenlijst van dit overleg. In de middag heb je een webinar met het Team Managementassistenten over efficiënt werk in Outlook en Office. Na het webinar plan je nog even een moment in de agenda’s van je teammanagers, omdat je de tips uit het webinar wilt delen en hen hierin wil ondersteunen.

Morgen staat er een Teams vergadering op de agenda en je zet voor de teammanager alle stukken alvast klaar in iBabs. Bij vragen kan de teammanager rekenen op jouw hulp. Met jouw organisatie skills is alles op zijn plek gevallen en de dag soepel verlopen.

Wat breng je mee?
Wij kunnen rekenen op jouw vriendelijke en gastvrije persoonlijkheid. Jij bent leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief. Jij begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau. Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn. Met deze eigenschappen ben je klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team.

• Je beschikt over minimaal een mbo-opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het managementassistenten vak;
• Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen;
• Je bent 24-28 uur per week inzetbaar.

Wat krijg je ervoor terug?
De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.564,- en maximaal € 4.015,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Indien je momenteel in vaste dienst bent bij Gemeente Tilburg, blijf je in vaste dienst;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?
De vacature staat open t/m 14 januari 2026. De gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 19 januari 2026. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Mireille Franken, Teammanager, via tel nr. 0650030590. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@tilburg.nl

Overige info
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor inwoners en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Wil je meer weten over het speelveld van deze vacature? Kijk dan eens op onderstaande websites:

Werken bij Gemeente Tilburg
Onze arbeidsvoorwaarden
Meer over CAO-gemeenten

Aan de in deze vacature vermelde salarissen kunnen geen rechten worden ontleend.

Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.