Medewerker bestuurssecretariaat – Meerinzicht

Als Medewerker bestuurssecretariaat ben jij de steun en toeverlaat van ons college, de directie en leidinggevenden. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s perfect op orde zijn en je bent het eerste aanspreekpunt en een belangrijke verbinder tussen bestuur, organisatie en inwoners. Dankzij jou loopt alles op rolletjes en kunnen wij als gemeente het verschil maken.

De functie is beschikbaar voor 28 tot 32 uur per week.

Hier ga je werken
Stap binnen in het kloppend hart van Ermelo! Jouw werkplek is dé centrale plek waar alle lijnen samenkomen. Collega's lopen makkelijk bij je binnen, niet alleen met vragen, maar ook voor jouw expertise. Je krijgt energie van deze dynamiek en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.
Jouw werk is vergelijkbaar met het oplossen van een complexe planningspuzzel, zoals het vinden van dat ene, onmogelijke gaatje in de agenda’s van een wethouder, directeur en een externe partner. Jouw talent om snel te schakelen en oplossingen te vinden, maakt jou hier onmisbaar.

Ons team is dynamisch en betrokken. Het bestaat nu uit twee ervaren medewerkers die je graag wegwijs maken. Samen zorgen we ervoor dat de bestuurlijke processen vlekkeloos verlopen. Wij geloven in samenwerken, kennis delen en elkaar versterken. De collega's kijken uit naar een betrokken, loyale collega die samen met hen de schouders eronder wil zetten.

Alles draait bij ons om samenwerken. Samen met collega’s, ketenpartners, inwoners en ondernemers bereik je immers meer dan alleen.

Meer informatie over werken bij de gemeente Ermelo.

Dit ga je doen
Jouw week zit vol afwisseling en onverwachte wendingen. Je bent een onmisbare schakel, de persoon die iedereen ontzorgt en ervoor zorgt dat de bestuurlijke processen vlekkeloos verlopen. Samen met je collega's van het bestuurssecretariaat ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het college, de directie en leidinggevenden. De start van je werkdag begint met een check op de agenda's van de collegeleden en directie.

Jouw taken bestaan uit:

• Complex agendabeheer: Je beheert de agenda’s van de collegeleden, de directie, regisseurs of teammanagers en zorgt dat afspraken efficiënt en in samenhang worden gepland.
• Correspondentie en documentbeheer: Je behandelt correspondentie en beheert belangrijke documenten.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je regelt de secretariële werkzaamheden van vergaderingen en organiseert interne en externe bijeenkomsten.
• Kabinetszaken: Je ondersteunt bij bijzondere evenementen zoals de Lintjesregen, de begroetingsbijeenkomst voor nieuwe inwoners en de jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst.
• Verwelkomen van gasten: Je ontvangt op representatieve wijze bezoek van het college en de directie en je draagt zorg voor het spreekuur met het college voor burgers, instellingen en organisaties.

Omdat jij en je collega’s van het bestuurssecretariaat elkaar vervangen bij ziekte en vakantie, blijf je breed inzetbaar en is geen dag hetzelfde. Jullie maken duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is en in de praktijk help je elkaar waar nodig.

Jouw talenten
In deze functie werk je aan diverse uitdagingen en krijg je de kans om écht impact te maken. Als medewerker bestuurssecretariaat met passie voor je vak ben jij een teamspeler en een toegankelijke collega. Je bent altijd goed op de hoogte van wat er speelt binnen het team, het bestuur en de organisatie.

• Proactief en accuraat: je anticipeert op wat er komen gaat en zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld.
• Communicatief en discreet: je communiceert helder, tactvol en gaat uitstekend om met vertrouwelijke informatie.
• Organisatiesensitief: je hebt gevoel voor verhoudingen en bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Flexibel en verbindende kracht: Je vindt het geen probleem om collega's te vervangen, bent bereid om op flexibele tijden te werken als bestuurlijke afspraken daarom vragen en je draagt actief bij aan een fijne, gastvrije en open sfeer in het team en de organisatie.
• Kennis en ervaring: Je hebt een diploma voor een secretariële functie. Werkervaring in een soortgelijke rol is mooi meegenomen, maar ook als je nog geen ervaring hebt met werken bij een gemeente, nodigen we je van harte uit te solliciteren. Ons team bestaat uit twee ervaren medewerkers die je graag wegwijs maken.

Dit krijg je van ons
Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.840 tot maximaal € 4.015 bruto per maand op basis van 36 uur per week.

• Een IKB van 17,05% bovenop je salaris, opgebouwd uit onder andere een eindejaarsuitkering en vakantiegeld. Je kunt dit laten uitbetalen of gebruiken voor fiscaal voordeel (bijvoorbeeld via het fietsplan of een sportabonnement).
• Plaats- en tijdonafhankelijk werken met goede thuiswerkvoorzieningen.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km (max. 40 km enkele reis, fiscaal uit te ruilen met je IKB) of je volledige reiskosten als je met het OV reist.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP, inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden.

Laten we kennismaken
Ben jij de betrokken, loyale en proactieve collega die samen met ons de schouders eronder wil zetten? Dan hopen we je snel te ontmoeten! De vacature staat open zonder einddatum. Vinden wij jou een geschikte kandidaat? Dan nemen we ze snel mogelijk contact met je op.

• Vragen over de inhoud van de vacature stel je aan Evita Keulen, Regisseur Sociaal Domein en Ondersteuning, via 0341-567477.
• Onze HR Adviseur Marie Louise Whitlau beantwoordt graag vragen over de sollicitatieprocedure via 085-1108385.

Voor elke medewerker die bij ons komt werken, vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan. Het is afhankelijk van de functie of een VOG of VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens) van toepassing is.