Medewerker Bestuurssecretariaat – OVER-Gemeenten

Mbo ▪ schaal 7 ▪ max. € 3.980,- ▪ 32 uur 

Bestuurlijke stukken door een strak proces loodsen in iBabs; Complexe agenda’s beheren en collega’s en bestuurders helpen. Dat is wat jij leuk vindt! Je weet nooit wat een nieuwe dag je brengt en daar krijg jij energie van. Plannen en ontzorgen is wat jij van nature doet én waar je ijzersterk in bent. Ben jij onze nieuwe collega?

BEN JIJ DIT? 

Een stevige, humoristische persoonlijkheid. Je kunt zowel super-gestructureerd werken én hartstikke flexibel zijn. En niemand hoeft jou te vragen of je hier of daar al aan hebt gedacht; je bent ons altijd een stap voor. Je houdt collega’s bij de les als ze een processtap of deadline dreigen te vergeten. Je brengt orde in de chaos. Last minute wijziging? Hulpvragen van collega’s over iBabs? Je draait er je hand niet voor om, je krijgt er juist energie van! Je staart je niet blind op problemen en obstakels, maar gaat snel op zoek naar de oplossing. Je wordt niet chagrijnig van drukte of tegenslag. Je kunt lachen om jezelf en om de gekkigheid die ons vak nu eenmaal dagelijks met zich meebrengt.

Plannen, processen bewaken, ontzorgen
We hoeven jou niet te vertellen dat ontzorgen, plannen en procesbewaking belangrijk zijn, want dat is wie jij bent!  

In ’t kort:

• Je begrijpt politieke- en organisatorische verhoudingen en je voelt aan wat daarin wel en niet handig is;
• Microsoft Office programma’s (Outlook, Word, PowerPoint, Excel en Teams) kennen geen geheimen voor jou;
• Plannen, organiseren en bewaken van de stappen in o.a. het besluitvormingsproces is jouw tweede natuur;
• Ervaring met iBabs is zéér gewenst; Heb je die niet, maar ben je een digital native en maak je je programma’s en applicaties snel eigen? Dan is dat ook mooi!
• Het is handig als je eerder bij een gemeentelijke- of overheidsorganisatie hebt gewerkt, bij voorkeur in een vergelijkbare rol;
• Je werkt graag samen en je gaat voor gezamenlijk resultaat, maar je neemt je eigen professionele verantwoordelijkheid heel serieus.

WAT GA JE DOEN? 
Samen met 8 collega’s binnen het secretariaat ondersteun je de teamleiders, het MT en de colleges van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Jouw focus ligt samen met 3 andere collega’s vooral op het beheersen en bewaken van het besluitvormingsproces van A tot Z en het ondersteunen van managers en bestuurders in hun agendabeheer.

In ’t kort:

• Je bent direct aanspreekpunt voor de gemeentesecretarissen van gemeente Oostzaan en Wormerland met betrekking tot de bestuurlijke stukkenstroom;
• Je bent contactpersoon tussen college en griffie;
• Je bereidt diverse overleggen voor in het programma iBabs. Je zorgt ervoor dat collega’s op het juiste moment de juiste stukken aanleveren en accorderen; je bewaakt dat iedereen hiervoor de juiste formats gebruikt;
• Je zorgt dat de staf-overleggen en B&W netjes worden georganiseerd, voorbereid en afgehandeld;
• Je bent vraagbaak voor iBabs en helpt collega’s in het gebruik van het programma;
• Je beheert de agenda’s van wethouders en leidinggevenden. 

WAT BIEDEN WIJ JOU? 
Wij zijn OVER: de werkorganisatie van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Twee gemeenten die bestuurlijk zelfstandig zijn. OVER is een kleine maar fijne organisatie. Met minder mensen dan onze grootstedelijke buren tackelen we dezelfde processen en uitdaging. Dat lukt ons goed omdat we hands collegiaal zijn. Bij OVER vertrouwen we en helpen we elkaar.

Wij willen jou graag de ruimte bieden om je talenten in te zetten, jezelf te ontwikkelen en je eigen ideeën in te brengen. Om dit te bewerkstelligen bieden wij jou het volgende:

• Een salaris van max. € 3.980,- bruto per maand (max. schaal 7 cao SGO bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring); 
• Een extra budget van 17,05% per jaar, dat je kunt gebruiken voor een fiets, opleidingen/trainingen, extra verlof of een maandelijkse uitkering;
• Een goede pensioenregeling bij het ABP;
• 28 verlofdagen met de optie om bij te kopen;
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer € 0,23 per km (vanaf 10 km). Er is geen maximum, dus we betalen ook de reiskosten als je verder dan 20 kilometer van de standplaats (Wormer) woont;
• Of een volledige ov-vergoeding (2e klasse, vanaf 10km);
• Een jaarlijkse tegemoetkoming in jouw zorgverzekeringskosten;
• Een jaarcontract met na wederzijdse tevredenheid een vast dienstverband;
• Een functie van 32 uur per week;
• Een iPhone en een MacBook (in bruikleen);
• En natuurlijk, een hecht team en een fijne werksfeer!

HEB JE INTERESSE?
Als je denkt dat wij een match zijn, laat het ons dan z.s.m.weten. We kijken ernaar uit om je cv en motivatie te ontvangen. We maken graag op korte termijn kennis met je, we sluiten de vacature dan ook eerder als wij een match hebben gevonden. 

Past deze rol niet 100% bij jou maar heb je wel ideeën over wat je zou willen bijdragen binnen onze mooie organisatie? Of heb je vragen? Bel of app onze recruiter Marlies Driessen: 06-27457577.