Zorg jij ervoor dat de afdelingshoofden inzicht krijgen in de hoeveelheid informatie die op hen af komt? Ben jij de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden? Houd jij het hoofd koel, ook wanneer alles verkeerd lijkt te lopen? Dan hebben wij een vacature!
Jouw rol:
Jouw taak is om “jouw” afdelingshoofden te ontzorgen en inzicht te creëren in lopende zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak, maar vooral ook administratief. Jij zorgt ervoor dat de afdelingshoofden goed voorbereid op pad kunnen, de juiste informatie lezen en voldoende kennis in huis hebben.
Verantwoordelijkheden:
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties waar het gaat om inhoudelijke zaken.
- Je beheert diverse agenda’s en maakt/ verzet afspraken en draagt zorg voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda.
- Je maakt afspraken voor de sector waar meerdere collega’s bij betrokken zijn.
- Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, draagt zorg voor de inhoudelijke voorbereiding, legt afspraken en besluiten vast en indien nodig bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
- Je zorgt voor het bestellen van attenties en boeken van externe locaties.
- Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.
Collega Liane Bakker, secretaresse: “Werken als secretaresse bij de Sociale Sectoren van Gemeente Eindhoven betekent voor mij samenwerken, ontzorgen, aanpakken en betrokken zijn. We hebben een hecht team, waarin we individueel proactief werken, maar zeker ook oog hebben voor elkaar, elkaar helpen en plezier maken.
Met wie werk je samen?
Samen met jouw collega secretaresses zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de afdelingshoofden, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!
Dit breng jij mee:
- Opleiding: Je hebt een afgeronde studie op minimaal mbo-niveau.
- Ervaring: Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring binnen een soortgelijke functie.
- Vaardigheden: Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend.
- Je bent digitaal vaardig en beheerst de Microsoft Office pakketten, met name Outlook en Teams.
- Je vindt service belangrijk en bent pas tevreden als jouw inspanningen hebben gezorgd voor meer efficiëntie en effectiviteit.
- Je werkt graag samen met anderen in een hectische omgeving waar elke dag anders is.
Wat bieden wij?
Bij ons krijg je een baan waarmee je impact hebt op de stad én op de gemeente Eindhoven. Je werkt in een informele organisatiecultuur waar aandacht is voor een gezonde werk-privébalans. Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder:
- Een bruto maandsalaris tussen €2.564 en €3.696 (o.b.v. 36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
- Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
- 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
- Elke maand zetten we 17,05% van je bruto salaris apart in een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is extra geld dat je zelf kunt besteden. Je kunt er bijvoorbeeld extra vrije dagen mee kopen, een fietsvergoeding krijgen of het bedrag laten uitbetalen. Jij kiest wat het beste bij jou past.
- Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt – inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
- Reiskostenvergoeding
- OV: 100% vergoeding.
- Auto: €0,23/km (woon-werkafstand), vanaf 7,5 km tot 40 km enkele reis.
- Fiets/e-bike/te voet: €0,23/km, geen maximum.
- We vinden jouw vitaliteit belangrijk: jaarlijks ontvang je maximaal €240 netto voor activiteiten die je fit en energiek houden.
Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden?
Bekijk deze op de pagina over arbeidsvoorwaarden.
Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.
Waar kom jij voor staan?
Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.
Wil je alvast een kijkje nemen achter de schermen? Luister dan naar onze podcastserie ‘De Vibe van’. Daar vertellen collega’s uit alle lagen van de organisatie wat hen drijft en waarom hun werk zo waardevol is voor onze stad. Je vindt de afleveringen via https://open.spotify.com/show/3xm6mPuCyaMAfieXaFveWd. Ben je nieuwsgierig naar nog meer persoonlijke verhalen? Op https://www.werkenvooreindhoven.nl delen collega’s hun ervaringen en tips om het beste uit je werk te halen.
Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met 29 januari 2026.
Deze baan is voor 32 uur per week.
Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met onze recruiter Jessy Cornelissen via jessy.cornelissen@eindhoven.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Claudia van de Gevel, waarnemend Teamleider Secretariaat, via 06 34 08 15 47.
In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.
Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!
Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn
- Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.
De gesprekken staan gepland op donderdagmiddag 5 februari en het 2e gesprek vindt plaats op woensdagmiddag 11 februari aanstaande.
Acquisitie stellen we niet op prijs.
Geef een reactie