Medewerker Inhuur – Gemeente Leiden

Wat ga je doen?
Als medewerker Inhuur ben je betrokken bij het gehele inkoopproces. Je bent verantwoordelijk voor de contractregistratie en het contractbeheer voor het domein inhuur. Alle inhuur van uitzendkrachten tot en met schaal 8 loopt via jou. Voor inhuur vanaf schaal 9 ben jij de spin in het web om te zorgen dat alle administratieve processen rondom de inhuur vlekkeloos verlopen. Je onderhoudt intensief contact met opdrachtgevers. Daarnaast zorg je bij alle inhuur voor het aanmaken en afsluiten van orders en contractregistraties in het financiële systeem, evenals het opstellen van diverse contracten. Ook voeg je relevante documenten toe en zorg je voor een correcte en volledige vastlegging in de contractdossiers.

Een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden is het beheren en op orde houden van zowel nieuwe als bestaande dossiers. Je controleert dossiers op volledigheid, lost eventuele knelpunten op en zorgt ervoor dat alle gegevens actueel en correct zijn vastgelegd. Ook verstrek je informatie ten behoeve van enkelvoudige aanbestedingsprocedures en ondersteun je inkoopadviseurs en contractmanagers bij diverse aanbestedingen en (raam)contracten.

Verder ben je betrokken bij de verwerking van aanmeldingen van nieuwe externe medewerkers en onderhoud je de communicatie met HR&O, opdrachtgevers en leveranciers. Je draagt zorg voor een soepel verloop van het indiensttredingsproces, van start tot afronding.

In deze rol fungeer je als het vliegwiel binnen het team. Samen met je directe collega’s zorg je ervoor dat de processen binnen het team efficiënt en gestructureerd verlopen. Je ondersteunt hen zowel administratief als inhoudelijk en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het succes van het domein Inhuur.

Waarom kiezen voor deze functie?
In deze rol ben jij de verbindende schakel. De ene dag help je een team aan een nieuwe projectmedewerker, de volgende dag los je een knelpunt op in een dossier. Je werkt samen met contractmanagers, inkoopadviseurs, HR én opdrachtgevers vanuit álle gemeentelijke domeinen, van jeugdzorg tot infrastructuur. Omdat inhuur een van de grootste inkooppakketten is, draag je direct bij aan het soepel laten draaien van de organisatie. En doordat processen continu in ontwikkeling zijn, groei je mee en kun je zelf verbeteringen aandragen. Veel afwisseling, échte samenwerking en ruimte om je stempel te drukken.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 4.499,00 bruto per maand (schaal 8) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract van 32 – 36 uur met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrechten.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Jij bent iemand die graag de regie neemt en overzicht houdt. Als een leverancier belt met een vraag, weet je precies waar je moet zijn. Als er iets misgaat in een dossier, pak je het direct op. Je bent proactief en raakt niet van slag als er een grote werkvoorraad staat. Integendeel: je vindt het overzicht, stelt prioriteiten en gaat aan de slag. Je leert snel en bent niet bang om vragen te stellen of je in nieuwe materie te verdiepen. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk en weet mensen vriendelijk maar beslist te begeleiden. En als het nodig is? Dan sta je stevig in je schoenen en spreek je collega's of leveranciers aan op wat nodig is.

Verder vragen wij van jou:

• HBO werk-en denkniveau, en je hebt affiniteit met inkoop en contractmanagement.
• Bij voorkeur heb je ervaring met de wetgeving rondom inkoop/inhuur en met het opstellen van contracten. Heb je deze ervaring (nog) niet, maar ben je wel leergierig en kun en wil je de materie in korte tijd eigen maken? Dan nodigen we je ook van harte uit om te solliciteren.

Hier kom je te werken
Je komt te werken in team Contractmanagement binnen het cluster Interne dienstverlening en advisering (IDA). Een hecht team van 23 collega's dat niet alleen voor Leiden werkt, maar ook voor Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude en Holland Rijnland. De sfeer? Informeel, met korte lijnen en collega's die elkaar helpen. Er is ruimte voor eigen ideeën, ontwikkeling en het delen van kennis. Kortom: een fijne plek waar je met jouw talenten écht het verschil kunt maken.

We maken graag kennis met je
Herken je jezelf hierin? Solliciteer dan direct! We omarmen diversiteit en zijn oprecht benieuwd naar jouw verhaal. Stuur je motivatie en cv, en wees vooral jezelf. De vacature sluit zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, dus wacht niet te lang.

Ook uitzendkrachten en andere inleenkrachten kunnen op deze interne vaste vacature solliciteren. Zodat hun sollicitatie direct bij de interne sollicitatieprocedure kan worden betrokken en zij op basis van gelijkheid kunnen solliciteren met interne kandidaten.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij aanname wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!