Zie je het al voor je?
Als managementassistent ben je de onmisbare ondersteunende kracht van de teammanagers. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische rol. Samen met je collega’s ondersteun jij de teammanagers door snel te schakelen en te puzzelen met als doel iedere dag tot een goed einde te brengen!
Dit ga je doen
In de rol van managementassistent verzorg je de secretariële en organisatorische ondersteuning voor de teammanagers. Je dag is voor een belangrijk deel gevuld met acties die voortkomen uit de verschillende mailboxen en agenda’s. Je bewaakt en verzorgt afspraken voor de teammanagers uit domein Ruimte samen met je duo-collega.
Samen beheer je diverse mailboxen, waarbij je ook meewerkt aan het onboarden van nieuwe collega’s, het maken van teamafspraken en -locaties. Het wekelijks (maandagochtend) notuleren van een portefeuillehouders overleg (PO) behoort ook tot je taken. Op donderdagochtend wordt de agenda voor het PO van opgemaakt, ook daar werk jij actief aan mee. Het is dan ook een must dat jij op maandag en donderdag beschikbaar bent.
In het kort:
-
Verzorg en beheer je de agenda van de teammanager(s) en heb je oog voor prioriteiten in de agenda;
-
Beheer je inkomende berichten en post en bewaak je de voortgang en afhandeling hiervan;
-
Notuleer je bij portefeuillehouders overleggen (en het opstellen van de agenda);
-
Houd je diverse overzichten bij en zorg je voor de benodigde managementinformatie.
Jij
Hoe druk het ook is, je hebt altijd je zaakjes overzichtelijk en gestructureerd op orde. Het agendabeheer is soms complex, maar met jouw ervaring weet jij hier raad mee. Je bent goed in het oppakken van administratieve werkzaamheden. Als initiatiefrijke collega houd jij ervan om de vraag achter de vraag te ontdekken. Dit doe je omdat je een oplossing voor de lange termijn wilt regelen. Je kunt processen overzien en natuurlijk kun je goed prioriteiten stellen. Ook weet je te relativeren in drukke tijden, ben je sociaal en breng je ook een gezonde dosis humor mee!
Daarnaast:
-
Beschik je over minimaal een afgeronde MBO opleiding;
-
Beschik je over minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
-
Ben je 32 uur per week en in elk geval de maandag en de donderdag beschikbaar;
-
Beschik je over een uitgebreide kennis van MS Office; specifiek Outlook en Excel;
-
Kun je kort en krachtig notuleren.
Wat krijg je terug van ons?
-
Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van maximaal €4015,- bruto per maand (functieschaal 7) bij een 36-urige werkweek.
-
Een thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en uiteraard een laptop en iPhone. Ook kunnen wij je helpen bij het inrichten van je thuiswerkplek!
-
Een Individueel Keuze Budget (IKB). Over het bruto maandsalaris bouw je maandelijks 17,05% IKB op. Je kunt dit bijvoorbeeld (maandelijks) uit laten betalen, gebruiken om extra verlof te kopen of inzetten voor een opleiding;
-
De mogelijkheid om je werk en werktijden in te delen op de manier die bij jou en je werk past;
-
Vitamine L(eren): een intern pakket aan ontwikkelmogelijkheden;
-
Betrokken collega’s;
-
Vertrouwen.
Requirements:
Over het team
Het team van managementassistenten telt zes collega’s en ondersteunt, samen met het directiesecretariaat en kabinet, de directie, management en college van B&W de gemeente met planning, communicatie en organisatie. Wij zorgen voor een strak agendabeheer waarbij informatie snel bij de juiste persoon is. We werken in duo’s binnen de drie domeinen en kunnen bij drukte elkaar ondersteunen en werkzaamheden waarnemen. Het team zit vol energie en vormt het kloppend hart van de gemeente. We zijn sociaal, betrokken en weten met ons oog voor detail en uitstekende coördinatie elk plan soepel te laten verlopen.
Solliciteren
Enthousiast geworden? Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Guy van der Lingen (Teammanager Facilitair en Bestuur- en Managementondersteuning). Hij is bereikbaar via e-mail: g.vanderlingen@krimpenerwaard.nl
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren voor 8 februari. Stuur je CV en motivatie via de button “Solliciteren” naar team P&O van de gemeente Krimpenerwaard. Wij reageren dan zo snel mogelijk. Hopelijk zijn we een match!
Geef een reactie