Kun je je goed inleven in de verschillende belangen die rondom de directie kunnen spelen? Ben jij een enthousiaste teamspeler met een echte hands on mentaliteit en een goed gevoel voor humor? Dan is deze functie zeker iets voor jou!
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse vervul je een veelzijdige en verantwoordelijke rol waarin je de directeur(en) zowel administratief als op organisatorisch gebied optimaal ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, bereidt vergaderingen zorgvuldig voor, notuleert en bewaakt actiepunten.
Je werkt binnen een collegiaal directiesecretariaat dat gezamenlijk de directie ondersteunt. Binnen deze werkwijze worden werkzaamheden onderling opgepakt, waardoor continuïteit is gewaarborgd en vragen altijd tijdig worden opgepakt.
Verder ben je:
- verantwoordelijk voor het inhoudelijk en dynamisch afstemmen van de agenda, waarbij je proactief vooruitkijkt en prioriteiten stelt;
- het aanspreekpunt voor interne en externe partners en zorgt voor een goede voorbereiding van afspraken;
- in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen. Daarnaast bewaak je de voortgang van actiepunten en beheer je het e-mailverkeer van de directeur;
- vaardig in het bepalen van de juiste prioriteiten en het leggen van betekenisvolle verbanden binnen een politiek en bestuurlijk krachtenveld. Je onderneemt waar nodig zelfstandig actie, begrijpt de impact van het werkpakket van de directeur en kunt goed inschatten wat op welk moment gevraagd wordt.
Wie zoeken wij?
Voor het directiesecretariaat zoeken wij een accurate en politiek sensitieve directiesecretaresse. Jij kunt je goed inleven in de verschillende vraagstukken en belangen die er spelen. Je bent proactief en voelt je het meest op je plek in een dynamische, continu veranderende omgeving. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn daarbij vanzelfsprekend voor jou.
Als directiesecretaresse ben je je goed bewust van de politiek bestuurlijke omgeving waarbinnen jij je taken uitvoert en je voelt je verantwoordelijk voor een goed verloop van zaken. Je bent sterk in plannen en prioriteren en hebt daarbij een zeer klantgerichte en vriendelijk instelling. Ook onder druk houd je overzicht en blijf je kalm. Daarnaast kan je goed omgaan met werkdruk en pieken in de werkbelasting.
Verder zien we graag:
- MBO+ werk en denkniveau;
- ervaring in een complexe secretariële omgeving;
- kennis en ervaring van Microsoft Office toepassingen (Word, Power Point, Excel). Je maakt je ICT- applicaties snel eigen waarin bekendheid met iBabs een pré is;
- beschikbaarheid op woensdag;
- dat je de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk goed beheerst.
Voldoe je niet aan bovenstaande wensen maar denk je toch een goede match te zijn? Dan ontvangen we graag ook jouw sollicitatie met een duidelijke motivatie.
Dit bieden wij jou
Bij Gemeente Alphen aan den Rijn kom je terecht in een hecht en ondersteunend team waar open communicatie en samenwerking centraal staan. Onze collega's zijn niet alleen toegankelijk, maar ook enthousiast om hun kennis te delen en met jou te sparren over uitdagende vraagstukken. We geloven in een cultuur van vertrouwen en moedigen een positieve werkomgeving aan waar ruimte is voor humor en een glimlach. We streven ernaar om elkaar te inspireren en te ondersteunen, in een hybride werkomgeving.
Wij leren door te doen. Dat geldt dus ook voor jou, je krijgt bij ons de ruimte om te proberen, leren en je verder te ontwikkelen. Wij durven vernieuwend te zijn, jij ook?
Verder bieden we je:
- Salaris in schaal 8 van de CAO Gemeenten max. € 4.499 o.b.v. 36 uur;
- Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en financiering van een (elektrische) fiets;
- Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een pensioenregeling via het ABP, waarbij Gemeente Alphen aan den Rijn het grootste deel betaalt;
- Flexibele werktijden en alle faciliteiten om hybride te werken, waaronder een smartphone en een laptop;
- Diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen;
- Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en zelfs gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.
Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden.
Dit is jouw werkomgeving
Op het directiesecretariaat werk je nauw samen met drie directe collega’s ter ondersteuning van het directieteam. Het secretariaat opereert op het snijvlak van bestuur, organisatie en samenleving. De kerntaken zijn het ondersteunen van de gemeentesecretaris en het directieteam bij de aansturing van de organisatie. Binnen het team vangen jullie werkzaamheden van elkaar op waar nodig.
Dit is Gemeente Alphen aan den Rijn
Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren betrouwbare en transparante dienstverlening met een menselijke maat en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.
Interesse?
Wil je meer weten?
Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Ismail Kocyigit, teammanager Bestuurs- en Organisatieondersteuning, bereikbaar op +31646973222.
Enthousiast geworden?
Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Solliciteren kan via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.
Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Wacht niet tot het laatste moment met solliciteren. De gesprekken kunnen plaatsvinden voor de sluitingsdatum en de vacature sluit mogelijk eerder.
Geef een reactie