Bestuurssecretaresse – Gemeente Schagen

Wat ga je doen
Als bestuurssecretaresse speel je een belangrijke rol in het goed functioneren van het gemeentebestuur. Jij ondersteunt de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders en zorgt ervoor dat zij hun werk zorgvuldig en efficiënt kunnen doen dankzij jouw overzicht, structuur en vooruitdenken.

Binnen gemeente Schagen werken meerdere secretaresses, ieder met een eigen aandachtsgebied. Waar collega’s zich richten op managementondersteuning, ligt jouw focus volledig bij het bestuur. Je werkt nauw samen met de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders en hun bestuursadviseurs. Je bevindt je midden in de bestuurlijke organisatie en begrijpt hoe besluitvorming binnen een gemeente verloopt. Je maakt deel uit van het team HR en Communicatie, binnen het taakveld bestuurs- en managementondersteuning.

Jouw werkzaamheden

• Beheren van de agenda’s van de gemeentesecretaris en het college: afspraken plannen, prioriteiten bewaken en vooruitkijken naar bestuurlijke deadlines;
• Voorbereiden van collegevergaderingen en bestuurlijke overleggen, zodat alles goed geregeld is en vergaderstukken compleet en op tijd beschikbaar zijn;
• Beheren van mailboxen en vertrouwelijke correspondentie, waarbij je zorgvuldig afweegt wat direct aandacht vraagt;
• Verzorgen van verslaglegging en het bewaken van actie- en besluitenlijsten;
• Organiseren van werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten namens de gemeentesecretaris en het college.

Wat breng jij mee
Bij gemeente Schagen kijken we naar wat jij kunt en hoe jij werkt. Voor deze functie is ervaring in een bestuurlijke omgeving wel essentieel.

Functie-eisen

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4;
• Ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie binnen een (semi)overheidsorganisatie;
• Ervaring als bestuurssecretaresse is een pré.

Naast opleiding en ervaring zijn we benieuwd naar jouw aanpak in de praktijk. Daarom vragen we je om onderstaande competentievragen te beantwoorden (maximaal 150 woorden per vraag) met concrete voorbeelden.

1. Flexibiliteit: in een bestuurlijke omgeving kan een planning plots veranderen, bijvoorbeeld door een spoedonderwerp of politieke actualiteit. Beschrijf een situatie waarin je een planning of afspraak moest aanpassen om een doel toch te halen. Wat veranderde er? Hoe heb jij je aanpak aangepast? Wat was het effect?
2. Klantgerichtheid: in deze functie ondersteun je bestuurders en werk je samen met collega’s en externe contacten. Beschrijf een situatie waarin je goed hebt geluisterd naar de vraag achter de vraag. Hoe heb je de behoefte duidelijk gekregen? Wat heb je gedaan om hierop in te spelen?

Wat bieden wij

• Een salaris tussen €3.206 en €4.499 bruto per maand (36 uur, schaal 8 Cao Gemeenten);
• Een functie voor 32 tot 36 uur per week;
• Een individueel keuzebudget van 17,05%, uit te betalen of in te zetten voor extra verlof;
• 28 verlofdagen per jaar bij een fulltime dienstverband;
• Ruimte en budget voor professionele ontwikkeling;
• Tijd- en plaatsonafhankelijk werken in afstemming met het bestuur en het team.

Over de procedure
Zie jij jezelf aan de slag gaan als bestuurssecretaresse bij gemeente Schagen? Solliciteer dan vóór 25 maart! Het eerste gesprek staat gepland op 7 of 8 april en het tweede gesprek op 14 april. Heb je eerst nog vragen over de functie? Neem dan gerust contact op met Liesbeth Koning, teamleider HR & Communicatie, via 06 23 88 55 78