Portfoliomanager Fysiek Domein – Gemeente Haarlemmermeer

Portfoliomanager Fysiek Domein
HBO-WO | €5.455 – €7.369 | Schaal 12 | Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband | 36 uur

Werken als Portfoliomanager bij gemeente Haarlemmermeer betekent…

• Dat jij overzicht en samenhang brengt in een omvangrijk portfolio van ruimtelijke projecten, programma's en maatschappelijke opgaven.
• Dat je management en bestuur helpt om onderbouwde keuzes te maken over prioriteiten, beschikbare capaciteit, financiën en uitvoerbaarheid.
• Dat je bestaande portfoliosturing verder professionaliseert en verankert in een organisatie waar ambities, belangen en beschikbare middelen voortdurend om aandacht vragen.

Van bestuurlijke ambities naar realistische keuzes en uitvoerbare plannen. Daar maak jij het verschil.

De kern van jouw functie
Haarlemmermeer groeit. Met de ontwikkeling van duizenden woningen, nieuwe infrastructuur, duurzame energie, bedrijventerreinen, groen en maatschappelijke voorzieningen staat onze gemeente voor grote ruimtelijke opgaven. Die ambities zijn omvangrijk en raken elkaar voortdurend. Tegelijkertijd zijn capaciteit, middelen en tijd niet onbeperkt beschikbaar. Dat vraagt om meer dan een goed overzicht van projecten. Het vraagt om inzicht in samenhang, afhankelijkheden en consequenties. Om scherpe prioriteiten en een organisatie die bewuste keuzes maakt over wat we wanneer en met welke middelen realiseren. En precies daar kom jij in beeld.

Als Portfoliomanager breng jij samenhang aan in de opgaven, programma’s, projecten en initiatieven binnen het fysieke domein van gemeente Haarlemmermeer. Je kijkt verder dan de afzonderlijke clusters en projecten en overziet het geheel. Welke opgaven hebben de grootste maatschappelijke en bestuurlijke prioriteit? Waar versterken initiatieven elkaar? Waar concurreren ambities om dezelfde capaciteit of middelen? En welke keuzes zijn nodig om plannen daadwerkelijk tijdig en binnen de afgesproken financiële kaders te realiseren? Jij bepaalt niet zelfstandig welke politieke keuzes worden gemaakt, maar zorgt er samen met de Portfolio Analist en de Portfolio Coördinator voor dat de juiste keuzes inzichtelijk en bespreekbaar worden gemaakt.

Je organiseert het clusteroverstijgende proces van portfoliomanagement en zorgt ervoor dat management en bestuur beschikken over de juiste informatie om onderbouwde keuzes te kunnen maken. De kwartiermaker fase ligt achter ons: er ligt al inmiddels een solide basis aan data, dashboards en methodieken. Jouw uitdaging is om op deze rijdende trein te springen, verder te bouwen aan de bestaande structuren te omarmen en deze samen met de Data Analist en Portfolio Coördinator verder te professionaliseren en te verankeren in de organisatie. Je verbindt strategie met uitvoering, brengt verschillende perspectieven bij elkaar en helpt de organisatie om focus aan te brengen in een complexe en dynamische omgeving. Verder signaleer je relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en bouw je mee aan de verdere professionalisering van portfoliomanagement binnen het fysiek domein. Je ontwikkelt een werkwijze die past bij de gemeentelijke organisatie, de bestuurlijke ambities en de dagelijkse uitvoeringspraktijk. Als portfoliomanager binnen het fysiek domein weet je goed om te gaan met verschillende belangen in de eigen organisatie. Je bent een stevig adviseur en sparringpartner aangezien jouw adviezen moeten bijdragen aan een stabiel project- en programmaportfolio dat maximale waarde toevoegt aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

Wat ga je concreet doen?
Je kijkt, samen met de Data Analist en de Portfolio Coördinator, over de grenzen van afzonderlijke clusters binnen het fysieke domein heen en maakt zichtbaar waar (initiatieven voor) projecten of programma’s elkaar raken, versterken of juist belemmeren.

• Je agendeert knelpunten en conflicterende belangen en brengt betrokken managers en opdrachtgevers bij elkaar om tot integrale afwegingen te komen.
• Je bevordert dat projecten en initiatieven niet uitsluitend vanuit het eigen cluster worden beoordeeld, maar vanuit hun bijdrage aan de gemeentelijke strategische opgaven als geheel.

Je adviseert over prioritering en inzet van capaciteit en helpt de organisatie om ambities te vertalen naar een realistisch en uitvoerbaar portfolio.

• Je ontwikkelt, in nauwe samenwerking met de Data Analist en de Portfolio Coördinator, inzicht in de samenhang tussen de projecten en programma’s aan de ene kant en de bestuurlijke prioriteiten, maatschappelijke waarde, beschikbare capaciteit, financiën, planning en risico’s aan de andere kant.
• Je bereidt integrale afwegingen voor en zorgt er, samen met de Data Analist en de Portfolio Coördinator voor, dat besluitvormers beschikken over betrouwbare, actuele en vergelijkbare informatie.
• Je werkt, samen met de Data Analist, keuzescenario’s uit en maakt de consequenties van keuzes inzichtelijk: wat betekent het als we onze projecten versnellen, temporiseren, faseren of stoppen? Zo ondersteun je het management bij het maken van expliciete keuzes over wat de organisatie wel, niet of later oppakt.
• Je adviseert over de prioritering van nieuwe initiatieven en de heroverweging van lopende projecten.
• Je signaleert tijdig wanneer de werkvoorraad niet meer aansluit op de beschikbare capaciteit of veranderende bestuurlijke prioriteiten

Je bewaakt de processen voor portfoliomanagement en optimaliseert deze waar nodig. Daarbij heb je ook aandacht voor de daarbij behorende rollen.

• Het optimaliseren, bewaken en verankeren van de portfoliomanagementprocessen en de daarbij behorende rollen, zodat de werkwijze optimaal aansluit op de dagelijkse praktijk van de clusters.
• Je organiseert en faciliteert verschillende portfolio-overleggen binnen het fysieke domein, zoals bijeenkomsten met project- en programmamanagers en opdrachtgevers. Een belangrijk deel van deze overleggen zit je zelf voor.

Je bent de verbindende kracht tussen de clusters in het fysieke domein

• Portfoliomanagement werkt alleen als mensen bereid zijn om over hun eigen verantwoordelijkheid heen te kijken. Jij brengt de juiste mensen bij elkaar en helpt hen om vanuit het gezamenlijke belang te denken en handelen.
• Je werkt nauw samen met clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers, beleidsadviseurs, opdrachtgevers en andere betrokkenen binnen de organisatie. Je bent een stevige gesprekspartner die verschillen in perspectieven bespreekbaar maakt, zonder de verbinding te verliezen. Je stimuleert eigenaarschap bij de lijnorganisatie en zorgt ervoor dat portfoliomanagement geen extra administratieve laag wordt, maar een praktisch instrument om betere keuzes te maken

Jouw succes zit niet in het produceren van nóg meer informatie, maar in het vermogen om informatie om te zetten in betere keuzes.

We doen het samen
Als Portfoliomanager maak je onderdeel uit van het Portfolioteam dat werkt voor het Fysiek Domein en voor cluster Wonen, Leefomgeving en voorzieningen, Migratie (WLM) uit het Sociaal Domein. Onder het Fysiek Domein vallen alle clusters die zich bezighouden met de activiteiten in de openbare ruimte: Veiligheid, Ruimte, Economie en Duurzaamheid (RED), Projecten, Grond- en Vastgoedzaken, Beheer en Onderhoud, Ingenieursbureau en Gebieds- en Relatiemanagement. Het Portfolioteam is geplaatst bij het cluster Projecten (118 medewerkers, 95 FTE). Dit cluster bestaat uit meerdere teams: Senior Project- en Programmamanagement, Projectmanagement-intern, Projectmanagement-extern, Project Management Office (PMO) en Portfolio, Planning en Advies (PPA). Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt.

Het cluster Projecten is ambitieus en er is een dynamische werksfeer met impactvolle projecten in het fysieke domein. Jij komt te werken in team PPA. Dit team bestaat uit ongeveer 15 ervaren en professionele collega’s, inclusief flexibele schil. Binnen ons team komen drie werelden samen: Portfoliomanagement, Projectplanning en het Bedrijfsbureau. Het team is verantwoordelijk voor het adviseren en ondersteunen van de (senior) projectmanagers, opdrachtgevers en het management van het cluster Projecten.Je werkt in een dynamische omgeving waar grote ambities en verschillende belangen samenkomen. De lijnen zijn kort, collega's denken met elkaar mee en samenwerking staat centraal. Je krijgt volop ruimte om jouw kennis en ideeën in te brengen en samen met je collega's verder te bouwen aan een professionele organisatie.

Maak het verschil in Haarlemmermeer
Bij gemeente Haarlemmermeer werk je aan opgaven die direct invloed hebben op de toekomst van onze gemeente. Met ruim 165.000 inwoners en grote ambities op het gebied van woningbouw, infrastructuur, economie, duurzaamheid en leefbaarheid is er de komende jaren ontzettend veel te doen. Dat vraagt om een organisatie die niet alleen ambitieus is, maar ook realistische keuzes maakt en haar beschikbare mensen en middelen gericht inzet. Als Portfoliomanager lever jij daaraan een belangrijke bijdrage. Niet door zelf alle projecten te realiseren, maar door ervoor te zorgen dat de organisatie beter kan sturen op het geheel. Samen met circa 1.400 collega's bouw je aan een gemeente die blijft groeien en ontwikkelen. Jouw werk maakt misschien niet altijd direct zichtbaar verschil op straat, maar is wel bepalend voor wat we daar uiteindelijk kunnen realiseren

Dit neem je mee
We zoeken een portfoliomanager die het vak kent. Iemand die niet alleen begrijpt hoe portfoliomanagement werkt, maar ook aantoonbaar ervaring heeft met het inrichten, doorontwikkelen en toepassen ervan binnen een complexe organisatie. Je bent analytisch en conceptueel sterk, maar verliest de uitvoeringspraktijk nooit uit het oog. Je kunt grote hoeveelheden informatie terugbrengen tot de essentie en weet hoe je management en opdrachtgevers helpt om lastige keuzes te maken. Je bent een stevige adviseur die onafhankelijk durft te adviseren, gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen en tegelijkertijd mensen weet te verbinden. Je begrijpt dat succesvolle portfoliosturing niet alleen draait om data, systemen en processen, maar minstens zo veel om gedrag, samenwerking en vertrouwen.

Verder breng je mee:

• HBO,WO werk- en denkniveau, ondersteund door een relevante afgeronde academische opleiding.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement, waaronder het inrichten, implementeren, doorontwikkelen of professionaliseren van portfoliosturing.
• Ervaring met het overzien en beoordelen van samenhangende portfolio's van projecten en programma's, inclusief prioritering, afhankelijkheden, capaciteit en financiële kaders.
• Aantoonbare ervaring met het adviseren van management en andere besluitvormers over portfoliokeuzes, waarbij je rekening houdt met politiek-bestuurlijke belangen en complexe besluitvormingsprocessen.
• Veranderkundige ervaring: je weet hoe je nieuwe werkwijzen en processen implementeert, draagvlak creëert en verschillende belangen bij elkaar brengt.
• Het vermogen om complexe vraagstukken te vertalen naar heldere analyses, scenario's en concrete adviezen.
• Uitstekende communicatieve en adviesvaardigheden. Je beheerst het Nederlands op professioneel niveau, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van het fysieke domein en de ruimtelijke opgaven van overheden is een belangrijk voordeel. Ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie is een pré.

Wat voor ons doorslaggevend is? Dat je kunt laten zien welke portfolio's je hebt beheerd of helpen ontwikkelen, welke keuzes je hebt voorbereid, welke veranderingen je hebt gerealiseerd en wat daarvan het resultaat was. Wij zoeken nadrukkelijk iemand met concrete ervaring in portfoliomanagement. Ervaring uitsluitend als projectmanager of programmamanager, zonder aantoonbare verantwoordelijkheid voor portfoliosturing, is voor deze functie niet voldoende.

Dit bieden wij

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris van € 5.455 tot € 7.369 bruto per maand (schaal 12) op basis van een 36-urige werkweek, volgens de salaristabel per 1 januari 2027.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met ons leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).
• We stimuleren reizen met het openbaar vervoer en de (elektrische) fiets. Reis je met het OV? Dan vergoeden we dit volledig.
  Kom je met de fiets, dan krijg je € 0,25 per kilometer. Gebruik je je eigen auto of motor, dan kun je € 0,25 per kilometer uitruilen via het IKB (bruto-netto).
  Houd er rekening mee dat de parkeergelegenheid voor eigen rekening is en afhankelijk van locatie beperkt beschikbaar.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Wij geloven dat jouw ervaring, aanpak en behaalde resultaten meer vertellen dan een traditionele motivatiebrief. In plaats daarvan beantwoord je zes gerichte selectievragen over jouw ervaring met portfoliomanagement. We vragen je onder andere naar de portfolio's waarmee je hebt gewerkt, de omvang en complexiteit daarvan, jouw rol bij prioritering en besluitvorming en de veranderingen die je hebt gerealiseerd. Bij de inhoudelijke vragen krijg je de gelegenheid jouw ervaring kort met een concreet praktijkvoorbeeld toe te lichten. Zo krijgen wij een goed beeld van jouw expertise en kun jij laten zien wat je daadwerkelijk hebt gedaan en bereikt.

Meer weten over deze vacature?
Wil je inhoudelijk meer weten over de functie, het team of de uitdagingen binnen portfoliomanagement? Neem dan contact op met Pauline van der Linden, Teammanager Portfolio, Planning en Advies (PPA), via 023-5674957 of pauline.van.der.linden@haarlemmermeer.nl.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure of wil je eerst eens sparren over jouw mogelijkheden bij gemeente Haarlemmermeer? Neem dan contact op met Rolf van de Haar, Corporate Recruiter, via 023-5676273 of recruitment@haarlemmermeer.nl.

Procedure
We beoordelen sollicitaties op basis van jouw cv en antwoorden op de selectievragen. Daarbij kijken we nadrukkelijk naar de aansluiting tussen jouw aantoonbare portfolio-ervaring en de inhoudelijke uitdagingen van deze functie. Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. We beoordelen sollicitaties binnen vijf werkdagen en nodigen geschikte kandidaten graag direct uit voor een kennismakingsgesprek. De vacature staat open totdat we een geschikte kandidaat hebben gevonden. Wacht dus niet te lang met solliciteren en reageer nu.

Wat verder goed is om te weten

• Voor indiensttreding vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Afhankelijk van de functie gaat het om een VOG of een VOG-P. Gemeente Haarlemmermeer bepaalt welke verklaring van toepassing is.
• Lees hier meer over de CAO Gemeenten 2025-2027.
• Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden, werktijden, verlof en meer.
• Overige openstaande vacatures in het fysieke domein.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling