Van data naar beleid: het verhaal achter de cijfers ontrafelen

Datagedreven werken in het sociaal domein | deel 2

Het inrichten van goede verslaglegging is een belangrijke eerste stap om te zetten als gemeente om grip op het sociaal domein te krijgen. Maar het is ook niet meer dan dat: een eerste stap. Want zodra je betrouwbaar inzicht hebt in wat er gebeurd is, zal automatisch de vervolgvraag zich opdringen: waarom is dit gebeurd? Zeker als de cijfers die je ziet afwijken van de verwachting. Waarom is de instroom hoger dan begroot? Hoe kan het dat de uitstroom tegenvalt? Wat zorgt ervoor dat de zorgduur de laatste jaren steeds verder toeneemt? En waardoor gaan de gemiddelde kosten per client omhoog?

Dit artikel is een samenvatting, het originele artikel vind je hier.

Diagnostische analyses in de praktijk

Inzicht in het verhaal achter de cijfers geeft je de mogelijkheid om gerichte maatregelen te nemen, zoals preventief beleid, het beter toewijzen van middelen of het kiezen van de juiste zorgpartners. Laten we eens kijken naar een voorbeeld. De gemeente Inschot kampte met oplopende zorgkosten en een vastlopende doorstroom in de Wmo en Jeugdzorg. Ondanks dat er op papier goede afspraken waren gemaakt met zorgaanbieders, ontstonden er onverwachte tekorten en bleven cliënten te lang in behandeling. Door data-analyse werd duidelijk waar de knelpunten zaten, en met gerichte maatregelen wist de gemeente de situatie te keren.

1. Instroom en verwijsgedrag optimaliseren

Uitdaging: In 2023 een 35% stijging in zware jeugdzorgtrajecten (uit huis plaatsing en gesloten instellingen). Tegelijkertijd daalde de instroom in lichtere vormen van ondersteuning.

Verhaal achter de cijfers:

• Jongeren tussen 12 en 16 jaar, vooral uit bepaalde wijken, werden onevenredig vaak doorverwezen naar zware zorg.
• Huisartsen in Inschot-West verwezen 75% van de gevallen direct naar zware zorg, terwijl wijkteams in 60% van de gevallen eerst lichte ambulante ondersteuning aanboden.
• Huisartsen hadden onvoldoende zicht op lichtere interventies en baseerden verwijzingen vaak op urgentiegevoel.

Maatregel en resultaat:

• Directe actie door samenwerking tussen huisartsen en wijkteams, met afspraken over alternatieve routes.
• Nieuwe procedures: consultatie tussen huisartsen en wijkteams over lichtere interventies en een preventief programma op scholen in Inschot-West.
• Resultaat: 22% daling in zware zorgverwijzingen binnen zes maanden, meer lichtere ondersteuning, verminderde druk op gespecialiseerde jeugdzorg, meer jongeren geholpen in hun eigen omgeving.

2. Uitstroom stagneert, zorg stapelt

Uitdaging: In 2024 stagneerde de uitstroom uit de Wmo en Jeugdzorg. Dit leidde tot opstapeling van zorg en oplopende kosten. 20% van de cliënten was verantwoordelijk voor 80% van de kosten.

Verhaal achter de cijfers:

• Verkeerde diagnoses leidden tot zorg op symptomen in plaats van de onderliggende problemen. Bijvoorbeeld, gedragsproblemen werden behandeld met intensieve begeleiding, terwijl de oorzaak in een onveilige thuissituatie lag.
• Dit resulteerde in langdurige trajecten zonder duurzame oplossingen.

Maatregel en resultaat:

• Zorgpaden werden herzien, met een nieuw proces waarbij multidisciplinair overleg werd ingevoerd voor complexe casussen.
• Investeren in preventie, zoals vroegsignalering van problemen in gezinnen.
• Resultaat: 30% daling in cliënten in de top 10 van duurste trajecten binnen een jaar, verbeterde uitstroom en kostenbesparing van €2 miljoen.

3. Verrast door de kosten

Uitdaging: In oktober 2023 bleken de zorgkosten €5 miljoen hoger dan begroot, zonder duidelijke oorzaak op de dashboard-KPI’s.

Verhaal achter de cijfers:

• De kostenoverschrijding werd veroorzaakt door onverwachte instroom van nieuwe cliënten en crisissituaties (24/7 zorg voor kinderen met complexe problematiek, uit huis plaatsingen).
• Vertraging in facturatie door zorgaanbieders leidde tot een vertekend beeld van de kosten.

Maatregel en resultaat:

• Ontwikkeling van een voorspellend model om toekomstige instroom en kosten beter in te schatten.
• Maandelijkse analyse van facturatiegedrag van zorgaanbieders voor betere sturing.
• Resultaat: Binnen zes maanden was de begroting weer op orde, en een kostenoverschrijding van €3 miljoen werd voorkomen in het volgende jaar.

Aan de slag
Mooie voorbeelden, maar wat nu als je zelf aan de slag wil met het ontrafelen van de cijfers? Het ontdekken van het verhaal achter de cijfers van jouw gemeente begint met de juiste mindset en een gestructureerde aanpak:

1. Stel de juiste vragen: begin niet bij de data, maar met de vraagstukken die spelen. Wat zijn de grootste uitdagingen op dit moment? Waar loop je tegenaan in de praktijk?
2. Verzamel de juiste data: zorg er vervolgens voor dat je over de benodigde data beschikt. Dit kunnen cijfers zijn over instroom, uitstroom, kosten, cliënttevredenheid of doorlooptijden. Maar betrek bijvoorbeeld ook demografische data in je analyse.
3. Analyseer patronen en uitzonderingen: gebruik data-analyse om trends, patronen en uitzonderingen te ontdekken. Waar wijken de cijfers af van wat je verwacht? Wat valt op als je naar verschillende wijken, doelgroepen of zorgaanbieders kijkt?
4. Betrek de praktijk: data alleen vertelt niet het hele verhaal. Ga in gesprek met wijkteams, zorgaanbieders en cliënten om de context te begrijpen. Waarom worden bepaalde keuzes gemaakt? Wat speelt er achter de cijfers?
5. Experimenteer en leer: data-analyse is een leerproces. Begin klein, experimenteer met interventies en evalueer het effect. Zo ontdek je wat werkt en wat niet.

Door deze stappen te volgen, kun je het verhaal achter de cijfers steeds beter ontrafelen en op basis daarvan gerichte maatregelen nemen. Het is een kwestie van doen, leren en bijstellen.

Als je dacht dat je er bent met het ontrafelen van het verhaal achter de cijfers moeten we je teleurstellen. Daarmee bevind je je ‘pas’ op niveau 2: begrijpen. Je weet wat er gebeurd is én waarom en je kunt daar zelf actie op ondernemen, maar er ligt nog een enorm potentieel van datagedreven werken op je te wachten in de volgende niveaus: voorspellen en bepalen. Daarmee kun je pas echt proactief sturen en problemen voorkomen in plaats van oplossen. Hoe je deze reis naar datavolwassenheid maakt, beschrijven we uitgebreid in de whitepaper ‘Grip is geen geluk’ die je gratis kunt downloaden.

Filed Under: Partners