Datagedreven werken in het sociaal domein | deel 4
Zorgleveranciers zijn cruciale partners voor gemeenten, bepalend voor zowel de kosten als de kwaliteit van de geleverde zorg in het sociaal domein. Het effectief sturen op deze samenwerkingsrelaties is echter een complexe opgave. Zowel vanuit leveranciersmanagement – gericht op het samen realiseren van maatschappelijke doelen en het optimaliseren van de inhoudelijke samenwerking – als vanuit contractmanagement – gericht op de naleving van gemaakte afspraken, KPI’s en budgetten. De uitdaging ligt vaak in het gebrek aan integraal inzicht.
Dit artikel is een samenvatting, het originele artikel vind je hier.
Weten met wie je werkt en wat ze doen
Leveranciersmanagement begint bij het in beeld brengen van de basisgegevens over je leveranciers: wie zijn ze, sinds wanneer leveren ze zorg, in welk domein en welke rol vervullen ze? Daarnaast wil je natuurlijk weten hoeveel cliënten ze bedienen, welke voorzieningen worden ingezet en wat de gemiddelde zorgduur is. Dat klinkt logisch en eenvoudig, maar in de praktijk is het creëren van dit basisinzicht al een worsteling voor veel gemeenten. Het opbouwen van dit fundament vraagt niet alleen om technische oplossingen, maar ook samenwerking tussen afdelingen en een scherpe focus op datakwaliteit.
Inzicht in de werkelijke kosten
Een van de grootste uitdagingen voor contractmanagers om grip op leveranciers te krijgen, is het feit dat het basisoverzicht van kosten en zorginzet meestal wordt samengesteld op basis van gefactureerde bedragen. Dat lijkt logisch, maar levert in de praktijk flinke problemen op. Facturen komen met vertraging binnen, soms weken of maanden na het moment waarop de zorg is geleverd. Daarnaast zijn facturen lang niet altijd compleet of foutloos. Dit maakt het beeld van de gemaakte kosten zeer onbetrouwbaar en zorgt ervoor dat je als gemeente altijd achterloopt op de werkelijkheid. Het is dan ook essentieel om te kijken naar de (best mogelijke benadering van de) werkelijke kosten voor een periode op basis van een goede financiële prognose. In deel 3 van deze artikelreeks hebben we al besproken wat er komt kijken bij het maken van een financiële prognose.
Sturen op doelrealisatie
Een aantal of bedrag zegt weinig als je niet weet waar het vandaan komt. Zodra het basisoverzicht staat, begint het eigenlijke werk pas: het inzichtelijk maken van patronen, uitschieters en verschuivingen. Daarvoor moet je dieper graven. Niet alleen in de kosten, maar ook in de aard van de zorg, de doelgroepen, de verwijzers en het verloop in de tijd. Hoe verhouden de kosten zich tussen leeftijdsgroepen of zorgcategorieën? Welke voorzieningen nemen toe? Is er sprake van seizoenspatronen, of zie je een structurele stijging in de zorgduur? Door deze informatie te duiden, ontstaat er niet alleen zicht op wat er gebeurt, maar ook waarom het gebeurt. Dit is van cruciaal belang voor de inhoudelijke doelrealisatie, denk aan:
- Effectiviteit van zorg
- Verkorten van wachtlijsten
- Afschalen van zorg
- Toeleiding naar voorliggende voorzieningen
- Voorkomen van crisis
- Continuïteit van zorg
Waarom een goede factuurstroom onmisbaar blijft
Facturen zijn de formele onderbouwing van gemaakte kosten. Ze vormen het sluitstuk van de administratieve keten en bepalen of en wanneer een leverancier betaald wordt. Zonder tijdige en correcte facturen loop je risico op financiële vertragingen, onduidelijkheid over openstaande verplichtingen en fouten in de jaarafsluiting. Daarom is het essentieel dat facturatie soepel, volledig en foutloos verloopt. Om de factuurstroom goed te beheersen, is het belangrijk om de onderliggende factuurdata actief te monitoren: hoeveel declaratieregels zijn ingediend, wat is het percentage afgekeurde facturen en hoe snel worden facturen ingediend? Door deze inzichten systematisch te volgen, krijg je vroegtijdig zicht op knelpunten in het facturatieproces en kun je direct met leveranciers in gesprek om verbeteringen door te voeren.
Inzicht in berichtenverkeer: waarom zorg stopt
Naast financiële data is ook het berichtenverkeer met leveranciers een waardevolle bron van informatie. Vooral de reden van beëindiging van zorg geeft belangrijke inzichten in het verloop en de kwaliteit van het zorgtraject. Wordt zorg bijvoorbeeld beëindigd omdat de cliënt zijn doelen heeft bereikt, of juist door voortijdige uitstroom of onvrede? Door dit soort signalen te monitoren, krijg je een completer beeld van wat er écht speelt. Het helpt om patronen te ontdekken, zoals terugkerende oorzaken van zorgafbrekingen, en maakt gerichte gesprekken met leveranciers en zorgteams mogelijk. Daarmee vergroot je niet alleen de grip op kosten, maar ook op kwaliteit en resultaat.
Samen sturen aan een sterker sociaal domein
Grip op leveranciers en inkoop gaat niet over controleren of wantrouwen, maar over samenwerken aan betere zorg en maatschappelijke impact. Leveranciers zijn geen tegenstanders, maar partners die samen met de gemeente willen bijdragen aan het welzijn van burgers. Door samen te sturen op feiten, inzichten en voortgang ontstaat er ruimte om te leren, te verbeteren en te vernieuwen. Zo houd je niet alleen de kosten in de hand, maar zorg je er vooral voor dat de juiste zorg op het juiste moment bij de burger terechtkomt. Grip betekent daarom niet strakker vasthouden, maar slimmer samenwerken met het gezamenlijke doel voor ogen: een sterker sociaal domein waar iedereen beter van wordt.
Meer informatie over datagedreven werken in het sociaal domein vind je in de whitepaper ‘Grip is geen geluk’ die je gratis kunt downloaden.
Geef een reactie