Opinie Inkoop staat totaal op zijn kop: de eerste lessen

De coronacrisis zet alles op zijn kop. Veel inkoopprofessionals, ook bij de lokale overheid, zijn bezig met crisismanagement om de boel draaiende te houden. Voorkomen is echter beter dan genezen.

We zien het terug in de maakindustrie, maar ook in de retail en de transport- en logistieksector: het mes snijdt in coronatijd aan twee kanten verkeerd. Zo speelt er een mogelijk tekort aan condooms, omdat leveranciers de deuren moesten sluiten. Tegelijkertijd of wellicht mede hierdoor, wordt er een ‘corona babyboom’ verwacht.

Zo ontstaat voor heel veel productcategorieën een grote afhankelijkheid van één enkele leverancier. Daarnaast zorgt clustervorming in sommige markten, zoals halfgeleiders, voor kwetsbaarheid. Ten slotte zien we dat bij beperkte capaciteit bepaalde klanten nogal eens voorrang krijgen.

De inkoopfunctie doet er daarom goed aan om aan vier zaken extra aandacht te gaan besteden:

• Zorg voor meerdere alternatieven (multiple sourcing)
  Op één paard wedden is onverstandig. Door meerdere leveranciers voor dezelfde producten of diensten te contracteren, zorg je voor een kleinere leveranciersafhankelijkheid.

• Denk lokaal, voor kortere toeleveringsketens (local sourcing) Door meer te werken met lokale en regionale leveranciers zijn de transportkosten lager, kan er sneller geschakeld worden, komen nieuwe (spoed)leveringen eerder aan en is gezamenlijk crisismanagement door het ontbreken van culturele verschillen eenvoudiger. Ook zijn er minder verborgen kosten die samenhangen met langere toeleveringsketens, zoals hogere voorraadkosten, en de kosten van overaanbod enerzijds of nee-verkoop anderzijds.

• Word preferred customer van jouw kritieke leveranciers
  In veel gevallen van crisis blijft er wel sprake van beperkte capaciteit. Daarbij wil je een aantrekkelijke klant zijn voor je leverancier. Zet in op leverancierstevredenheid, om daarmee levering zeker te stellen in tijden van schaarste. Zo’n preferred customer-status kan bereikt worden door het toepassen van goed contract- en leveranciersmanagement en het kweken van vertrouwen door eerlijkheid, loyaliteit en open communicatie – ook in tijden waarin het voor één of beide partijen minder gaat.

• Blijf je leveranciersbestand kritisch monitoren
  Tenslotte is het van belang om het leveranciersbestand continu te monitoren en te evalueren: wie zijn de kritieke leveranciers? Hoe staan zij en (en hun toeleveranciers) ervoor? Zijn er meer zwakke schakels? Is er sprake van geografisch en politiek gebonden risicofactoren?

Globale crises als de coronapandemie zijn door niemand te voorspellen. Door echter nu de juiste lessen te trekken en deze te vertalen in een gedegen inkoopstrategie kan de impact ervan worden beperkt en kunnen bedrijven in de toekomst flexibeler omgaan met disruptieve veranderingen.