Vanaf boekjaar 2021 is het college zelf verplicht de rechtmatigheid van het financieel handelen van de gemeente vast te stellen. Dit is geen simpele taak, die voorheen door de accountant werd uitgevoerd. Hoe kan het college de vaststelling van de financiële rechtmatigheid aanpakken?
Het begint bij een visie hoe en door wie de financiële rechtmatigheid in de eerste plaats binnen de gemeente moet worden vastgesteld. Een veel gekozen aanpak is het three lines of defence-model. Daarin krijgt de proceseigenaar meer verantwoordelijkheid om de rechtmatigheid van zijn of haar processen aan te tonen. Hierdoor wordt het eigenaarschap sterk in de gemeentelijke organisatie verankerd.
Maar zijn de proceseigenaren – de managers – klaar voor deze verantwoordelijkheid en zijn ze in staat om de rechtmatigheid van hun proces vast te stellen? Om deze vraag te kunnen beantwoorden heeft Segment de Processcan in het leven geroepen. Deze scan geeft een inventarisatie van de huidige situatie van de ‘rechtmatigheidsstaat van de organisatie’.
De scan biedt daarbij inzicht: welke proceseigenaar heeft op welk onderdeel nog extra ondersteuning of kennis nodig? Het is dus niet nodig iedere proceseigenaar op dezelfde wijze te faciliteren. Er kan intern maatwerk worden geleverd.
Financiële processen gemeente
Ieder proces dat voor het vaststellen van de financiële rechtmatigheid belangrijk is, kan in de scan worden opgenomen. We hebben alvast de volgende belangrijke financiële processen voor de gemeente gedefinieerd, met ruimte om zelf processen toe te voegen.
- Inkoop en aanbesteding
- Inkooporder tot betaling
- Omgevingsvergunningen
- WMO
- Jeugdhulp
- Participatie
- Subsidieverstrekkingen
- Ontvangen subsidies
- Begraafplaats
- Leerlingenvervoer
- Verhuur vastgoed
- Informatievoorziening (IT)
- Verbonden partijen
- Grondexploitaties
Als de scan door meerdere proceseigenaren wordt ingevuld, ontstaat een goed beeld van de ontwikkelopgave voor de organisatie. Aan de hand van een totaaloverzicht wordt per proces in beeld gebracht wat al goed geborgd is en waar nog het nodige te doen valt. Dit beperkt de last van de implementatie tot het minimum.
Thema’s Processcan
De scan geeft inzicht in de volgende thema’s:
- Verantwoordelijkheid: weet de proceseigenaar goed wat er van hem wordt verwacht?
- Kennis: heeft de proceseigenaar voldoende kennis om zelf te toetsen op rechtmatigheid?
- Ondersteuning: hoe is de ondersteuning van de proceseigenaar geregeld?
- Scope: heeft de proceseigenaar in beeld welke werkzaamheden hij moet uitvoeren?
- Risico’s: heeft de proceseigenaar de risico’s binnen zijn proces voldoende in beeld?
- Verantwoorden: heeft de proceseigenaar zicht op de voorwaarden voor de verantwoording?
Geef een antwoord