Van onze partner VIND Inkoop en Aanbesteding

Verkopers komen van Venus, inkopers van Mars?

0

Onlangs werd ik gevraagd te reageren op een aantal stellingen voor een artikel op een site voor tender managers. Het ging om stellingen die leven bij verkopers, de inschrijvers op overheidstenders. En wat realiseerde ik? Ik schrok van mijn eigen antwoorden.

Schrikken jullie met me mee? Hoe kunnen verkopers en inkopers zo anders in de wedstrijd zitten, maar ook zo over elkaar denken? En beter nog, wat kunnen we er aan doen?’

‘Het draait toch alleen om de prijs’

In deze stelling kon ik me niet helemaal vinden. Er zijn inkooppakketten waar er meer druk op de prijs zit dan andere. Zo zie je in de GWW (grondwerk, wegenbouw en waterbouw) nog veel standaard RAW-bestekken en laagste-prijs-inkopen. En er zijn ook aannemers in de hoek die dat het liefst zo willen.

Ik constateer echter dat ik de laatste tijd meer en meer aanbestedingen zie waar een plafondbudget is meegegeven en/of waar kwaliteit een bepalende rol speelt. Een controller zei me ooit:’Ook al doe je prijs-kwaliteit, 50-50, dan nog wint diegene met de laagste prijs.’ Die mening deel ik wel. Wil je kwaliteit echt een rol laten spelen, laat dit onderdeel dan voor minstens 60 procent meetellen.

Maak jij voor elke aanbesteding een what-if analyse? Wat als iemand met een lage prijs inschrijft, welk effect heeft dat? Welke score op kwaliteit is er nodig om de aanbesteding te winnen? Een van de gouden inkoopregels is niet voor niets: Focus je op prijs, krijg je een slechte kwaliteit; focus je op kwaliteit, krijg je een goede prijs.

Opvallend is ook het aantal gunningscriteria. Je ziet aanbestedingen met wel 6 tot 10 gunningscriteria, die dan elk voor 2 tot 10 procent meetellen. Dat zet echt geen zoden aan de dijk. Ik herinner me uit een onderzoek dat alleen criteria die voor minstens 15 procent meetellen, ertoe beginnen te doen. De provincie Noord-Brabant past in een maatschappelijk verantwoorde aanbesteding ‘duurzaamheid’ alleen al voor minstens 40 procent toe. Dan gaat het ergens over!

TIP: Wil je kwaliteit? Maak een duidelijk onderscheid in je gunningscriteria, beperk ze in aantal en weeg ze zwaar mee ten opzichte van de prijs (>60%).

‘Inkopers houden zich vrijwel nooit aan de planning, de inschrijvende partij ligt er in dat geval uit’

Tsja, deze stelling herken ik eigenlijk wel. Hoe vaak zie je niet een gerectificeerde aanbesteding op TenderNed, waarbij de inschrijftermijn wordt opgeschoven? Dit omdat er bijvoorbeeld een extra ronde voor de Nota van Inlichtingen nodig is. Gelet op de wettelijke termijn van minstens 10 kalenderdagen tussen de (laatste) Nota van Inlichtingen en de deadline van Inschrijving schuift de deadline dan op.

Ik geloof niet dat inkopende partijen dit met opzet doen. Binnen overheden kunnen allerlei politieke processen spelen, waardoor antwoorden langer duren of planningen van projecten verschuiven. Maar dat is geen excuus; niet werkend internet is immers ook geen excuus voor de inschrijver om te laat een offerte te mogen indienen.

Mijn tegenstelling is: leveranciers beginnen met het doornemen van de aanbestedingsstukken, een paar dagen voor de deadline van het vragen stellen. Ik plan daarom meestal die eerste deadline voor het stellen van vragen heel vroeg, ongeveer tien dagen na de publicatie, zodat ik binnen de veertig dagen eventueel nog een mogelijkheid heb voor een tweede Nota van Inlichtingen. Niets leuker dan een tweede Nota van Inlichtingen die ingepland staat, maar achteraf niet nodig blijkt, toch?

TIP: plan de eerste vragenronde in een vroeg stadium.

‘Als inschrijvers worden we gevraagd om een SMART plan. De offerteaanvraag zelf is zelden SMART.’

Het SMART-principe is management- of pedagogenjargon voor het eenvoudig en eenduidig opstellen en controleren van doelstellingen.

  • Specifiek – is de doelstelling eenduidig?
  • Meetbaar – onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
  • Acceptabel – zijn deze doelen acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
    OF Ambitieus
  • Realistisch – is het doel haalbaar?
  • Tijdsgebonden – wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Helaas herken ik deze ook wel. Veel teksten in aanbestedingsdocumenten zijn niet specifiek, maar vaag en doorspekt met wollig juridisch taalgebruik.
Als een van de oorzaken duid ik een wens tot uniformiteit en het willen leren van eerdere gedingen. Dit verwerken we dan vervolgens in onze formats. Ik werkte hier zelf ook aan mee. Op basis van de jurisprudentie paste ik maandelijks onze gemeentelijke formats aan, om maar een kort geding te voorkomen dat iemand anders aan z’n broek had gehad (voor een heel ander inkooptraject).
Risicomijdend? Jazeker! Nodig? Nee eigenlijk niet. Formats zijn goed en handig. Maar hebben we onze formats niet veel te juridisch en moeilijk en lang gemaakt?

De gemeente Amsterdam publiceerde een paar jaar geleden een openbare aanbesteding speciaal voor start-ups. Hun format hadden ze weten terug te brengen naar het absolute minimum: een leesbare twaalf kantjes, heerlijk. En al het hoognodige stond erin!

TIP: Als je morgen even niets te doen hebt, schrap onnodige wollige en/of juridische teksten uit je formats!

‘We krijgen geen concrete verduidelijking in de Nota van Inlichtingen’

Ook deze heb ik vaker gehoord. In hoeveel Nota’s van Inlichtingen zie je het antwoord:’Nee.’ Of ‘Zie par. 3.4.5′? Ik hoor inkopers klagen dat de inschrijvers stomme vragen stellen; vragen stellen om het vragen stellen, als gevolg van ‘het Grosmann arrest’.
Ik zag ooit een aanbesteding waarbij in de eerste Nota heel bot werd geantwoord. De sfeer en toon van de vragen in de tweede Nota verhardden compleet en werden nog zuurder. De – niet ingeplande, maar wel hoognodige – derde Nota was bijna vijandig! Gelukkig is die aanbesteding stopgezet, ik denk echt dat er geen enkele goede inschrijving ontvangen zou zijn.
Probeer altijd de vragen van leveranciers serieus en respectvol te beantwoorden. Als ik een antwoord geef, maar de vraag niet totaal heb begrepen, geef ik aan hoe ik de vraag heb geïnterpreteerd en verzoek ze een nieuwe vraag te stellen, mochten ze de vraag toch anders bedoeld hebben. Een’Nee’ geef ik altijd met een toelichting. Een collega zei ooit:’Nee, dat is toch genoeg en duidelijk’ Dat is waar, maar met een toelichting leidt het tot meer begrip.

TIP: Behandel de inschrijvers, zoals je zelf ook behandeld zou willen worden. Voor je het weet is het je zakelijke partner voor de komende vier jaar!

En, herkende jij je in de stellingen? Schrok jij ook van je eigen antwoorden? Kom jij van een andere planeet dan de inschrijvende partijen? Aanbesteden hoort bij het superleuke werk van een inkoper. Maar laten we als Mars bewoners proberen om de afstand tussen Venus en Mars te verkleinen! Dan wordt het aanbesteden vele malen leuker.

MEER KENNIS

 

Thea Smid-Verheul is zelfstandig inkoopadviseur en werkt bevlogen voor innovatie, duurzaam inkopen, circulair inkopen en social return. Voorheen was zij werkzaam bij de gemeente Utrecht.

Reageer

Het laatste nieuws van Gemeente.nu in je mailbox?

Meld je aan voor de algemene nieuwsbrief of een van de themanieuwsbrieven van Gemeente.nu.

Aanmelden