Het lijkt alweer lang geleden toen in maart van dit jaar de coronacrisis begon, en ook nu nog is er nog geen zicht op wanneer dit eindigt. In dit tweedelige blog lees je een aantal bespiegelingen over wat gaat veranderen voor inkoper en jurist in de nieuwe werkelijkheid.
In het begin van de coronacrisis schreven we over aanbestedingen en overeenkomsten in tijden van de coronacrisis: nood breekt wet. In deel 1 van dit blog lees je wat er na de crisis gaat veranderen op het gebied van inkoopbeleid en -strategie, aanbesteden en contractmanagement.
Inkoopbeleid en -strategie
Uitgangspunt voor alle aanbestedingen van een organisatie vormt het inkoopbeleid van de organisatie en de inkoopstrategie voor een bepaalde inkoopcategorie (zoals inhuur van personeel, software, hardware). Voorafgaand aan het bepalen van de inkoopstrategie wordt door inkoop in de regel een interne en externe (markt)analyse uitgevoerd. Hieruit blijken belangrijke risico’s en kansen voor de productgroep. We zien de volgende gevolgen van de coronacrisis:
- De crisis heeft bij de inkoper tot veel risico’s heeft geleid. Denk aan faillissementen van leveranciers, het stokken van toelevering van producten en/of diensten, vertraging bij bouwprojecten, tekort aan persoonlijke beschermingsmiddelen. Overheden lopen bij gebrekkig risicomanagement het gevaar dat ze hun vertrouwen bij de burger en ondernemers verliezen.
- De crisis heeft duidelijk gemaakt dat het noodzakelijk is het inkoopbeleid aan te scherpen en, voor bepaalde inkoopcategorieën, de inkoopstrategie aan te passen omdat deze niet (meer) werkt. Zo heeft de zorg besloten om bepaalde medische hulpmiddelen (mondkapjes) zelf te maken in plaats van uit te besteden.
- Er kan zich als gevolg van de coronacrisis ook een andere maatschappijvisie doorzetten. Zo is het denkbaar dat er meer nadruk gaat komen op duurzame inkoop.
- De crisis heeft zwakke punten in de toeleveringsketen pijnlijk zichtbaar gemaakt. Het belang om een analyse te maken van de keten voor bepaalde inkoopcategorieën (bijv. bedrijfskleding, hardware ICT, medische hulpmiddelen) is groter geworden. Inkopers worden daardoor gedwongen kritisch na te denken over de keuze voor zelf doen of uitbesteden, lokaal of regionaal inkopen en leveranciersdifferentiatie.
- Tijdens de crisis is zichtbaar geworden wie de meest kritische leveranciers voor de organisatie zijn. Kritische leveranciers zijn de leveranciers die een belangrijke rol spelen in de dienstverlening aan klanten, een aanzienlijke impact hebben op de dienstverlening, en een cruciale rol spelen bij risicomanagement. Denk voor een gemeente aan bijv. de softwareleverancier burgerzaken, lokale bouwbedrijven, regionale zorgaanbieders en lokale cateraars. Zaak is om met de kritische leveranciers een strategisch partnerschap te ontwikkelen of om te kijken naar alternatieven.
- Veel overheden beschikken over een enorm leveranciersbestand, met een groot aantal leveranciers die voor weinig inkoopomzet zorgen (80/20 regel). Zaak is om juist nu de leveranciersdatabase kritisch door te lichten om het aantal leveranciers blijvend te beperken.
Deze gevolgen van de coronacrisis kunnen aanleiding geven tot een wijziging van de strategie bij aanbesteden en contractmanagement.
Aanbesteden
Mede als gevolg van de strategiewijzigingen worden de volgende veranderingen verwacht op het gebied van aanbesteden:
- Meer lokaal/regionaal sourcen (percelen e.d.) en/of meerdere alternatieven (minder afhankelijkheid van één specifieke partij). Door het gebruik van meerdere raamovereenkomsten en bestellingen via minicompetities kan vanuit meerdere bronnen worden ingekocht. Het alternatief is om met een strategische partner afspraken te maken over het beleid dat die partner voert om te voorkomen dat een te grote afhankelijkheid ontstaat van diens toeleveranciers.
- Meer aandacht voor financieel-economische draagkracht van de opdrachtnemer, zo nodig via moederondernemingen, die gedurende de uitvoering van de overeenkomst in stand gehouden moet worden.
- Uitstel van aanbestedingen van overeenkomsten waarover door de coronacrisis veel onzekerheid is. Via overbruggingsovereenkomsten kan soms een aanbesteding voor een beperkte periode uitgesteld worden in situaties waarin aanbesteden nu niet verantwoord lijkt, omdat de inschrijvers de risico’s moeilijk kunnen inschatten.
Contractmanagement
Op het gebied van contractmanagement worden de volgende wijzigingen verwacht:
- In sommige sectoren, zoals de zorg en het openbaar vervoer, zijn de gevolgen van de coronacrisis zodanig dat aanbestedende diensten vaak geen ongewijzigde nakoming kunnen vorderen van overeenkomsten. Een onverkorte handhaving daarvan zou in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid. Zo worden in de zorg inmiddels afspraken gemaakt met zorgaanbieders die gericht zijn op het voorkomen van acute liquiditeitsproblemen en het neutraliseren van de effecten van de coronacrisis voor de financiële positie van zorgaanbieders. Zie bijvoorbeeld de Regeling tegemoetkoming meerkosten Covid-19. Voor het openbaar vervoer voorziet het steunpakket van 1,5 miljard euro in eenzelfde doel. In het OV kwam ook op 21 oktober 2020, in verband met de schade ten gevolge van de COVID-19 maatregelen, de Regeling specifieke uitkering beschikbaarheidsvergoeding voor regionale OV-concessies 2020 tot stand.
- Het is verder raadzaam om door middel van herzieningsclausules in een contract flexibiliteit in te bouwen voor het geval dat de overeenkomst tijdens de uitvoering moet worden gewijzigd (artikel 2.163a e.v. Aw). Via meer- of minderwerk of een contractwijziging kan worden ingespeeld op een vermindering van werkzaamheden en leveringen bijvoorbeeld omdat de behoefte daaraan als gevolg van meer thuiswerken afneemt. Omdat inmiddels de mogelijke gevolgen van de coronacrisis bekend zijn, is een beroep op onvoorziene omstandigheden lastig. Inschrijvers dienen op dit moment met de gevolgen van de coronacrisis bij hun inschrijving rekening te houden en kunnen niet meer bij de uitvoering een beroep op onvoorziene omstandigheden doen.
- Omdat de coronacrisis gevolgen heeft voor de terugverdientijd van investeringen door opdrachtnemers, kan er reden zijn bij voor de crisis gesloten overeenkomsten om te denken aan een verlenging van de overeenkomst of een wijziging van de voorwaarden. Een dergelijke verlenging of wijziging is binnen de grenzen van artikel 2.163a Aw e.v. tot op zekere hoogte mogelijk.
- Om uitstel van een aanbesteding te voorkomen, volstaat het vaak om in de overeenkomst een evenwichtige risicoverdeling vast te leggen, waarin diverse scenario’s ten aanzien van de verdere ontwikkeling van de coronacrisis zijn verdisconteerd. Zo kan de noodzaak van een uitstel van een aanbesteding en een mogelijk onrechtmatige overbrugging worden voorkomen.
Online samenwerken en inkoopdigitalisering
In het tweede deel van deze blog (verwacht in december) gaan Antoinette Vriend en Maurice Essers verder in op online samenwerken en inkoopdigitalisering. Bij inkoopdigitalisering gaat het over de ondersteuning van alle onderdelen van het inkoopproces door ICT. Die kennis is nodig om in de toekomst een effectieve en efficiënte inkoopfunctie te krijgen, en ook om de inkoopvolwassenheid te laten groeien.
Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van deze blog? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van VIND Inkoop en Aanbesteding.
Geef een reactie