De wereld van de inkoper en aanbestedingsjurist na corona – 2

Het lijkt alweer lang geleden toen in maart van 2020 de coronacrisis begon. En nog altijd is er geen zicht op wanneer dit eindigt. Wat betekent dat voor het inkoopvak? In dit tweede en laatste deel van deze blog gaan we in op online samenwerken en inkoopdigitalisering.

Bij inkoopdigitalisering gaat het over de ondersteuning van alle onderdelen van het inkoopproces door ICT. Die kennis is nodig voor een effectieve en efficiënte inkoopfunctie, wat uiteindelijk de inkoopvolwassenheid ten goede komt.

Niet alles online, maar hybride

Door corona werken veel inkopers en juristen thuis. Technologieën zoals Microsoft Teams en Zoom worden ingevoerd als vervanging van de fysieke werkomgeving. om te kunnen blijven samenwerken met zowel leveranciers als interne collega’s. In veel gevallen is alleen de technologie toegevoegd aan de aloude vorm van samenwerken. Maar pas op: als samenwerken uitsluitend vanuit technologisch perspectief wordt bekeken, leidt dit in de regel tot productiviteitsverlies en vervreemding van het werk, leveranciers en collega’s. Dat is het omgekeerde van wat we nodig hebben.

Inkopers en juristen hebben ontdekt dat bepaalde overleggen, presentaties, en trainingen niet efficiënter verlopen via online alternatieven. Ook merken ze dat in bepaalde situaties onderhandelen en brainstormen niet gemakkelijker gaat. Dit los van de spontane sociale contacten bij de koffiecorner en leveranciersbezoeken die mogelijk worden gemist. Volledig thuiswerken is dus zeker niet het nieuwe normaal. We zullen naar een nieuwe hybride vorm van samenwerken toegroeien.

Online samenwerking

De volgende vier tips zijn belangrijk voor het realiseren van een goede online samenwerking voor inkopers en juristen.

1. Een goede voorbereiding is het halve werk. Voor zowel de inkoper/contractmanager als de leverancier moeten de setting en faciliteiten perfect zijn geregeld om het maximale uit de online presentatie of meeting te halen.
2. Hanteer een duidelijke opbouw en een maximale duur: online kijkers zijn sneller afgeleid dan kijkers van een live presentatie of meeting.
3. Maak een opname: Over het algemeen beschikt veel vergadersoftware over de mogelijkheid om een opnames te maken van een presentatie of meeting. Dit biedt de mogelijkheid om deze achteraf terug te kijken mochten er vragen/onduidelijkheden of discussiepunten zijn.
4. Evalueer: Beoordeel de online presentatie of meeting zowel intern als samen met de leverancier. Dit ter lering voor de toekomst. 

Maar bij welke zaken kies je nu voor fysiek samenwerken, en waarbij geniet toch online de voorkeur?

Inkoopdigitalisering

Door corona staan we op een kantelpunt wat betreft inkoopdigitalisering. Het inkoopvak maakt een sterke ontwikkeling door waarbij digitalisering niet meer weg te denken is. Nu is hét moment om door te pakken en inkoop opnieuw uit te vinden en volledig te digitaliseren. En te laten zien hoe inkoopdigitalisering leidt tot een driver voor inkoopvolwassenheid.

Om blijvend van waarde te zijn voor de organisatie, dient de inkoper juiste keuzes te maken bij de digitalisering inkoop- en aangrenzende processen. Zonder die digitalisering is het optimaliseren van inkoopprocessen niet mogelijk. Immers, een overgroot deel van de repeterende en voorspelbare taken wordt beter en sneller uitgevoerd via een geautomatiseerd proces.

Technisch veel mogelijk

Er is tegenwoordig een breed aanbod qua software: van strategisch tot operationeel niveau. Bepaalde inkooptools worden al veel gebruikt. Tools voor spendanalyse tonen bijvoorbeeld welke inkopen bij welke leveranciers en voor welke afdelingen worden gedaan. Deze technologie wordt steeds intelligenter, waarbij op basis van factuuromschrijvingen inkopen in categorieën belanden.

Contractmanagementtools staan hoog op de lijst van geautomatiseerde ondersteuning, al worden ze nog niet altijd optimaal gebruikt. En de flexibiliteit in rapportages is de laatste jaren aanzienlijk verbeterd.

Daarnaast zien we meer onderling gekoppelde systemen tussen bijvoorbeeld inkoopsamenwerkingsverbanden onderling, maar ook met leveranciers. Aanbestedende diensten leggen traditioneel gegevens zelf in een database vast waarmee deze automatisch bevriezen. Door leveranciers zelf gegevens te laten invoeren en bijhouden, blijven contactgegevens en andere relevante informatie actueel. De kwaliteit van de gegevens wordt nog beter door koppelingen met externe databases. 

Er is tevens veel efficiencywinst te behalen met software die het bestel- en betaalproces regelt (ofwel P2P). Daardoor kunnen inkopers zich meer bezighouden met interessante strategische en tactische inkoopprocessen.

Verandermanagement en techniek

Inkoopdigitalisering is 80 procent verandermanagement en 20 procent techniek. Als de inkoper in staat is samen met belanghebbenden de weerstanden te managen, wordt de basis voor een succesvol traject gelegd. Vroegtijdige inzet van verandermanagement vergroot de kans op succes aanzienlijk. Dat verbetert weer de ‘return on investment’, oftewel ROI: financiële toegevoegde waarde ten opzichte van de kosten. Ook na ingebruikname is het cruciaal nieuwe werkwijzen te verankeren in de processen, aansturing en beoordeling. En de behaalde resultaten te communiceren zodat gebruikers niet terugvallen in oude werkwijzen.

Inkoopintelligentie waardevol

Inkoopintelligentie zorgt ervoor dat we meer toegevoegde waarde leveren aan de business. Denk hierbij vanaf de aanvraag binnen de organisatie en de bestelling, tot het hele bestel-, ontvangst- en betaalproces. Vergeet ook niet de managementinformatie om te sturen hoe snel en goed processen lopen. Daarnaast kun je met software zien wat de doorlooptijd en levertijd is van producten en diensten. Het is belangrijk dat je daar ook weer met leveranciers over in gesprek gaat.

Randvoorwaardelijk bij de inzet van inkooptools en nieuwe technieken, zoals artificial intelligence, is dat de organisatie een visie op inkoopdigitalisering heeft. Net als de mate waarin inkoopdigitalisering bijdraagt aan professionalisering van de inkoopfunctie, en daarmee aan de organisatiedoelstellingen. Dat maakt uiteindelijk het leven van inkopers en juristen makkelijker en interessanter, nietwaar?

De wereld van de inkoper en aanbestedingsjurist na corona – 1