Het is mijn ervaring dat er zelden potentiële inschrijvers zijn die ‘vragen stellen om het vragen stellen’, of om uitstel van de inschrijfdatum te bereiken, zoals wel wordt beweerd.
Helaas kom ik wel met enige regelmaat inkopers tegen die:
I) Zonder een nadere toelichting nagenoeg alle vragen met ‘nee’ beantwoorden
II) Een onduidelijk antwoord geven op de vraag
III) Wellicht nog erger, de vraag überhaupt niet beantwoorden
Om goede – concurrerende – aanbiedingen te krijgen is mijn tip voor de inkoper dan ook de volgende:
a) Lees de vraag goed
b) Verdiep je in (het waarom van) de vraag
c) Bedenk op welke wijze de vragensteller tegemoet zou kunnen worden gekomen op een wijze die recht doet aan de belangen van alle partijen (inschrijvers én aanbesteder)
d) Beantwoord de vraag vervolgens op een dusdanige wijze dat deze voor een ieder maar op één manier uit te leggen is (en niet in strijd is met een eerder gegeven, of later te geven, antwoord op een vraag)
Ook al zit je in de tiendagentermijn voor een aanbesteding. Dat deze termijn niet in alle gevallen wordt opgeschort zal je heus niet worden tegengeworpen. Disproportionele en onduidelijke voorwaarden wél. Die kunnen zelfs leiden tot heraanbesteding.
Anke Stellingwerff Beintema is advocaat en partner bij Maasdam Broers Fischer advocaten.
Inzicht krijgen in uw inkoopproces?
Universiteit Twente doet onderzoek naar het inkoopproces binnen Nederlandse gemeenten. Helpt u inzicht te creëren?
