In de zomer van 2021 veranderde er iets aan het paspoort. De chip bevat sindsdien twee vingerafdrukken, en het burgerservicenummer kreeg een QR-code op de achterkant. Burgers merken daar weinig van. Maar gemeentekantoren die de paspoorten uitgeven, moesten hun hele uitgifteproces aanpassen. In Boekel is beleidsmedewerker burgerzaken John Verstappen op zo’n moment degene die de kar trekt.
Van communicatiecollega’s tot de medewerkers bij de balie of aan de telefoon, John zorgt dat iedereen op de hoogte is en de nieuwe regels worden nageleefd. Maar dit is slechts een kleine greep uit het werkende leven van deze beleidsmedewerker.
Als jongen droomde John niet van een baan als ambtenaar. Nee, een carrière als voetballer leek hem wel wat. Maar helaas, net als voor veel jonge jongens, was professioneel voetbal niet voor hem weggelegd. ‘In Gemert, waar ik woonde, ben ik toen op het gemeentekantoor beland. En sindsdien heb ik altijd in het burgerzakenwereldje gezeten,’ aldus John. ‘Wat ik daar leuk aan vind, is het contact met mensen. Je bent altijd met mensen bezig, iets voor mensen aan het regelen. Dat past goed bij me.’
‘Ik zet mijn pc aan, check of er e-mail is, en dan log ik meteen in op de VIND Kennisbank’
John Verstappen
Beleidsmedewerker burgerzaken, gemeente Boekel
Een dynamische wereld vol regels
Veel mensen zullen al een beeld hebben van het werk van een beleidsmedewerker. En het stereotype lijkt niet eens zo ver van de werkelijkheid verwijderd. John: ‘Ik ben dagelijks bezig met het vaststellen van regels en controleren of regels goed uitgevoerd worden. Kloppen de regels nog? Moeten ze geactualiseerd worden? Mocht dat nodig zijn, dan zorg ik ervoor dat dat bij het college of de raad komt. Zij kunnen besluiten nemen die we daarna publiceren.’ Een groter contrast met een flitsende sportcarrière is bijna niet mogelijk, zou je misschien denken. Maar volgens John valt dat best mee. Althans, op zijn afdeling dan. ‘Burgerzaken is echt een dynamisch geheel. Gelukkig maar, want ik ben van de dynamiek en de actie.’
Wanneer regels een gemiddelde werkdag domineren, is er één element onmisbaar om goed werk te leveren. ‘Kennis. Wij kunnen niet zonder kennis en de juiste informatie,’ zegt John. ‘Los van een goede opleiding, moeten we weten waar we over praten.’
Op internet kon ik wel dingen vinden, maar in VIND stond wat ik zocht ”
Om in die behoefte te voorzien, gebruikt de gemeente Boekel de online kennisbank VIND Burgerzaken. Hierin kunnen John en zijn collega’s terecht voor gevalideerde vakinformatie over zaken als de BRP, de burgerlijke stand, nationaliteit en verkiezingen. Voor iemand als John is zo’n kennisbank onmisbaar ter ondersteuning van het werkproces. ‘Als ik binnenkom, zet ik mijn pc aan, check ik mijn e-mail en dan log ik ook meteen in op de VIND Kennisbank. Ik gebruik het gedurende de hele dag.’
Snelle toegang tot redactionele kennis
John gebruikt VIND Burgerzaken dus dagelijks. Maar bij wat voor casussen komt dat van pas? Een voorbeeld. Boekel is geen grote gemeente, maar toch trouwen er elk jaar enkele tientallen mensen. En daar zijn trouwlocaties voor nodig. ‘We hebben het gemeentehuis en nog een locatie, maar een derde is ermee gestopt,’ vertelt John. ‘Nu hebben nieuwe partijen belangstelling getoond om in dat gat te springen en zijn wij bezig om daar regels voor op te stellen. Want voor iedereen die zich meldt, moeten die regels hetzelfde zijn.’
Eigen beleid en werkinstructies toevoegen werkt beter dan zomaar delen ”
In een land als Nederland zijn er uiteraard richtlijnen voor trouwlocaties, opgesteld door de landelijke overheid. ‘Dat is waar je naar op zoek gaat, want die dienen dan als startpunt,’ vertelt John. ‘Op internet kon ik wel dingen vinden, maar niet precies wat ik zocht. In VIND stond wel wat ik zocht, alleen had ik nog een vraag. Die kon ik direct aan de redactie stellen en dan krijg je ook snel antwoord. Dat antwoord heb ik nu gebruikt als basis voor de beleidsregels rondom trouwlocaties.’
Ook publiceren van eigen beleid
Maar John doet meer dan landelijke richtlijnen uit VIND halen en vertalen naar lokale regels. Soms werkt het andersom, zoals laatst met de Basisregistratie Personen (BRP). ‘We hebben net een nieuwe verordening vastgesteld van de BRP en deze willen we aan VIND toevoegen. Dat is namelijk mogelijk, je kunt ook lokaal beleid en werkinstructies toevoegen en publiceren. Dat werkt veel beter dan het zomaar met mensen delen. Iets waar we in onze gemeente ook naartoe willen. Zodat VIND een belangrijke bron van waarheid en dé plek waar alles te vinden is.’
Zonder kennis is een beleidsmedewerker verloren. Deze kennisbank is dan ook een onmisbare tool. John: ‘Ik maak veel gebruik van VIND en probeer dat echt te stimuleren onder mijn collega’s. Binnenkort wil ik graag iemand van VIND uitnodigen voor een training, zodat we worden meegenomen in wat er allemaal kan. En misschien, hopelijk, krijgen we dan zelfs andere afdelingen enthousiast en gaat het hele gemeentekantoor van Boekel profiteren. Van de balie tot de backoffice en de beleidsmedewerkers.’
Aanvullingen, opmerkingen en/of tips? Reageer hieronder of stuur een mail.
Geef een antwoord