Een huis bouw je niet zonder bouwtekening. Zo’n klus is simpelweg te complex om zonder blauwdruk aan te pakken. En misschien is het slecht zichtbaar voor burgers en ondernemers, maar het werk van een gemeentekantoor is minstens zo complex. Dus, net zoals je geen huis bouwt zonder bouwtekening, kan een gemeente vandaag de dag ook niet zonder blauwdruk. Het vormt de basis voor alle processen. Procesanalist Monica Braun vertelt ons er alles over.
Monica Braun werkt al meer dan 10 jaar voor verschillende gemeentes. Eerst werd zij via haar werkgever bij diverse gemeenten gedetacheerd voor uiteenlopende opdrachten op het gebied van informatiemanagement. Vervolgens werkte ze meerdere jaren voor de gemeente Heemskerk en werkt ze sinds anderhalf jaar in Landsmeer. ‘Een oud-collega uit Heemskerk werd daar teammanager en zag dat er kennis ontbrak. Hij heeft toen een aantal functies in het leven geroepen, waaronder die van mij. Ik vond het een uitdagende functie en heb gesolliciteerd.’
In Landsmeer werkt Monica nu als procesanalist en adviseur informatiebeheer. ‘Dat betekent dat ik het management en bestuurders adviseer en mij bezighoud met digitalisering, processen, advisering, business cases en beleid.’
‘Alles om te zorgen dat we volledig in control zijn’
Monica Braun
Adviseur informatiebeheer, gemeente Landsmeer (de persoon op de foto is een model)
Het gemeentekantoor als procesfabriek
Achter de schermen is een gemeentekantoor eigenlijk één grote procesfabriek. Honderden processen lopen dwars door alle afdelingen heen. Van klein tot groot; alles wat een gemeente doet is vastgelegd. Wil je als burger bezwaar indienen tegen een festival in de buurt? Reken maar dat daar een proces voor bestaat. Veel van die processen beginnen landelijk en als gemeente moet je daarvan goed op de hoogte zijn. Dat is precies de reden waarom Landsmeer gebruik maakt van VIND Informatiemanagement.
VIND Informatiemanagement is een dienst die gemeenten helpt met praktische informatie en werkprocessen. Daarbinnen kun je onderdelen kiezen. In Landsmeer gebruikt men het model-DSP, dat de gemeente in staat stelt om de complete informatiehuishouding centraal in kaart te brengen en te beheren. Dit beheren wordt makkelijk gemaakt door de bijbehorende tool i-Navigator.
In Landsmeer hebben we VIND gekoppeld aan meer dan 380 processen in ons zaaksysteem ”
Monica legt uit: ‘Neem het proces rondom bezwaar en beroep. In VIND staat alle informatie die nodig is om het proces op gemeenteniveau in te richten. Binnen hoeveel dagen of weken moet een bezwaar of beroep afgehandeld worden? Welke gegevens kun je vastleggen? Wat mag wel, wat mag niet, ook qua privacy. Met welke ketenpartners hebben we te maken? Welke wetgeving ligt eraan ten grondslag? Binnen welke termijn dienen de gegevens vernietigd te worden en nog veel meer informatie. De grote stappen die het geraamte vormen van een proces, halen we uit VIND Informatiemanagement. Vervolgens kijken we met de backofficemedewerkers of wij extra stappen aan het proces willen toevoegen. Alles om te zorgen dat we de inwoner zo goed mogelijk kunnen bedienen, ons handelen kunnen verantwoorden, transparant en in control zijn.’
Dé schakel tussen organisatie en informatiesystemen
VIND Informatiemanagement is het startpunt voor veel gemeentelijke werkprocessen. Het is zoals gezegd echt een blauwdruk. De informatie over werkprocessen die je uit VIND haalt, koppel je aan verschillende informatiesystemen. Zo wordt VIND uiteindelijk door meerdere afdelingen gebruikt.
Monica: ‘In Landsmeer hebben we VIND gekoppeld aan meer dan 380 processen in ons zaaksysteem. Dat is een informatiesysteem voor de veelal generieke processen, waar niet veel eisen omheen hangen. Daarnaast hebben we andere applicaties voor processen met specifieke eisen, op het gebied van omgevingsvergunningen of burgerzaken bijvoorbeeld. Als je als burger een paspoort of rijbewijs aanvraagt, dan gaat dat altijd via de burgerzaken-applicatie. Daar staan zoveel persoonsgegevens in, dat moet extra gecertificeerd worden.’
Meer sturing, meer controle, betere dienstverlening
Vóór VIND Informatiemanagement was er in Landsmeer geen soortgelijk systeem aanwezig. Daardoor ontbrak er vaak informatie en was er weinig sturing. Die tijd is gelukkig voorbij. Monica verwacht nog meer voordelen voor Landsmeer: ‘Bij de vorige gemeente, waar ik werkte, zag je extreme vooruitgang. Er was veel betere sturing. We konden het cijfermatig aantonen wanneer afdelingen het te druk hadden. We waren veel meer in control en hadden onze informatiehuishouding beter op orde.’
Maar dat niet alleen, ook de dienstverlening naar burgers en ondernemers wordt volgens Monica beter en sneller: ‘Veel verzoeken waarvoor men eerder naar de gemeente moest komen, kunnen nu ook online ingediend worden. Het ingediende verzoek legt meteen een link met het betreffende werkproces. Hierdoor kan de behandelende ambtenaar direct aan de slag met het verzoek van de indiener en beschikt hij ook direct over de juiste informatie om het verzoek goed af te kunnen handelen. Dit scheelt allemaal veel tijd en de indiener ontvangt hierdoor sneller een reactie op het verzoek.’
Het is een betrouwbaar systeem. Innovatief en gedegen. Precies wat je wilt voor informatiebeheer ”
Kortom, mede dankzij VIND is het gelukt om een relatief kleine gemeente als Landsmeer een stuk efficiënter te laten werken. ‘Het is een betrouwbaar systeem. Innovatief maar ook gedegen. Precies wat je wilt voor het informatiebeheer. VIND wordt daarnaast continu geactualiseerd bij veranderende – al dan niet wettelijke – omstandigheden, waarmee je als gemeente altijd over actuele procesinformatie beschikt.’
Er komt meer werk op gemeenten af. Grote projecten zoals de Wmo, Jeugdzorg, de Participatiewet van een paar jaar geleden en de Omgevingswet en Wet Open Overheid zijn onderwerpen die op dit moment spelen. ‘Dankzij de ondersteuning van VIND wordt het makkelijker deze projecten op te pakken. VIND helpt met elk vraagstuk.’
Aanvullingen, opmerkingen en/of tips? Reageer hieronder of stuur een mail.
Geef een antwoord