Gemeente.nu

NTA 8085. Dat klinkt niet sexy. Toch is de nieuwe norm een verademing voor iedereen die zich bezighoudt met aanbestedingen, hoewel daar nog wel een cultuuromslag voor nodig is.

Dat vindt voormalig advocaat Gilbert Kooijman van adviesbureau Alfa Delta Compendium, onder meer gespecialiseerd in aanbestedingen. De NTA 8058 is onlangs vastgesteld door het Nederlands Normalisatie Instituut. Het is een technische afspraak voor de eisen aan het aanbesteden. Een norm, goed nieuws? Zes vragen aan Kooijman.

Wat ging er fout voor deze norm is vastgesteld?

"Op basis van Europese regelgeving moeten alle overheden volgens deze regels handelen bij de aanbestedingen. Dat moet, want bij onregelmatigheden kan het kosten geven", meldt Kooijman. "Aanbestedingen zijn enorm gejuridiceerd. Verder is de mogelijkheid voor het Rijk om gemeenten aan te spreken op missers tijdens het aanbesteden momenteel in de maak. De Europese Commissie kan een gemeente namelijk niet direct ter verantwoording roepen. Juist door de aansprakelijkheden is de helderheid van deze norm zeer welkom. "

Wat is er verbeterd?

"Als de ambtenaren deze norm goed uitvoeren, kunnen zij alle onderzoeken van rekenkamers en externe audits glansrijk doorstaan. Ook voor het politiek bestuur is dat goed nieuws. Als er wel een fout wordt gemaakt, is een wethouder politiek verantwoordelijk."

Wat zijn de consequenties van deze norm voor de organisatie?

"Dit betekent nogal wat voor de dagelijkse manier van werken, maar juist binnen de relatief kleine gemeenten is het mogelijk de norm goed te hanteren. Het kan echter wel op weerstand stuiten. Dit vraagt om functiescheiding. Vaak zijn er minder mensen nodig voor het aanbestedingstraject. Ook een cultuuromslag is dus nodig. Men moet de voordelen zien."

Wat is het belangrijkste aandachtspunt voor de gemeenteambtenaar?

"Stel je in op de nieuwe werkwijze. De efficiency van het traject zal verbeteren. Voor leidinggevenden is het belangrijk te weten dat het erg lastig is om dit top-down af te dwingen. Het heeft tijd nodig. Maar dit heeft ook voordelen voor andere afdelingen, voor je collega's. Men gaat nu vaak ad hoc te werk. Door de NTA 8058 een onderdeel van je planning te maken, kan je bijvoorbeeld duidelijk maken wanneer een aantal kopiëermachines daadwerkelijk wordt geleverd."

Levert dit ook nog een besparing ook?

"Ja. Er is nu zelfs een no cure, no pay-afspraak mogelijk. Vanuit mijn werk bespreek ik met gemeenten dat zij hoe dan ook een besparing kunnen bereiken met de norm. Slimmer inkopen zorgt voor minder kosten. Daarnaast zijn ook heel wat proceskosten te besparen met de nieuwe werkwijze. Momenteel wordt nog vaak een kort geding aangespannen als gevolg van een haperend aanbestedingstraject."

Heeft u nog een tip voor kleine gemeenten?

"Het is mijn ervaring dat kleine gemeenten op dit gebied vaak minder kennis in huis hebben, terwijl de professionals die je nodig hebt nu eenmaal een bepaalde, relatief hoge marktprijs hebben. Als je samenwerkt, en voor een groep van kleine gemeenten laat aanbesteden, dan scheelt dat natuurlijk in de kosten."

Kooijman legt uit dat de NTA een praktijknorm is. Een voorloper van een formeel dichtgetimmerde norm voor het aanbesteden. "Een soort demoversie." Er kan nog een en ander worden gewijzigd, maar die uiteindelijke norm wordt hoe dan ook gerealiseerd, meldt Kooijman.