Hoe ambtenaren elkaar helpen door mediation

Conflicten gevoed door angst en vooringenomenheid. Daar gaat het om. Toch geven de mediators uit Hilversum en Zeist enthousiast uitleg over hun werk. “Het is wonderbaarlijk wat er gebeurt als je met de partijen in gesprek gaat.”

De mediators zijn Brigitte van Wijhe uit Hilversum en Jan Willem van den Berg, die voor de gemeente Zeist werkt. Zij vertegenwoordigen twee van de zeven gemeenten die een regionaal netwerk van mediators hebben opgezet. Ook Almere, Amersfoort, de Bilt, Utrecht en Soest doen mee. Het doel van dit samenwerkingsverband is elkaar te helpen door een derde partij te zijn die niet in dienst is van de gemeente waar iets, wat dan ook, aan de hand is.

Netwerk

De ambtenaren komen geregeld bij elkaar. Zo wordt besproken wie het meest geschikt is te helpen als bemiddelaar in een van de gemeenten. “Het gaat om het stimuleren van de uitwisselingen, maar ook bijvoorbeeld om relevante opleidingen te bespreken”, zegt Van Wijhe.

Het grote voordeel van mediation? “Je praat met een onafhankelijke partij, van buiten de gemeente. Dan komt er veel meer op tafel”, antwoordt Van den Berg. “Het is wonderbaarlijk wat er dan kan gebeuren.”

De vraag is natuurlijk waarom mediators nodig zijn. Of eigenlijk, waarom conflicten tussen mensen niet zonder hun tussenkomst worden uitgesproken. Dat komt meestal door angst en vooringenomenheid, volgens de kenners. Het idee dat de ander je toch niet zal begrijpen, of dat je verkeerde dingen zegt.

Dat zijn redenen om met elkaar voor het hekje te eindigen. De rechter wijst dan een schuldige aan, wat kosten met zich meebrengt en de persoonlijke verhoudingen vaak niet ten goede komt.

Informatie

Dat kan dus worden voorkomen door mediators, maar hoe? “Door zo min mogelijk zelf te doen”, legt Van den Berg uit. “De partijen moeten worden geactiveerd om zelf naar oplossingen te zoeken.” Toch zit daar wel iemand tussen. Een van de ambtenaren uit het netwerk – ook maar een mens met zijn eigen informatie en meningen.

“En dat is precies waarom wij vooraf zo weinig mogelijk over de casus willen weten.” Er is iets aan de hand. Er is een afspraak gemaakt. Een tijd, een plaats. Meer informatie krijgen deze mediators liever niet. Dit om zelf niet vooringenomen te zijn of te worden.

Het woord

En dan? Wie krijgt als eerste het woord? De werkgever of de werknemer? De ambtenaar of de burger? “Dat is niet op voorhand te zeggen. Soms laat ik bewust een stilte vallen”, zegt Van den Berg. “Ook dat is aan de mensen die tot elkaar moeten komen. Ik stel hooguit de vraag wie het woord wil.”

Maar dan? Het is mogelijk dat ook de mediators vinden dat een van de partijen eigenlijk maar een zeurkous is. Dat deze man of vrouw zich onredelijk gedraagt. “Daar zijn de regels van het Nederlands Mediation Instituut voor”, legt Van Wijhe uit. “Die werken, en we zijn getraind om onze rode knoppen te kennen, de persoonlijke redenen om subjectief naar de zaak te kijken.” Verder kiezen Van Wijhe en Van den Berg voor co-mediation. Ze houden elkaar objectief en scherp, onder meer door intervisie na iedere sessie.

Belangen

Ze benadrukken dat het traject via een stramien verloopt. Het beginpunt: van standpunten naar belangen gaan. Dus niet wegduiken in de loopgraven van het eigen gelijk, maar aangegeven wat je wil. “Wat zou de oplossing kunnen zijn?” is de vraag dan.

Van Wijhe: “Wat als we met een toverstafje konden zwaaien?” Zo begint het brainstormen, soms al voor een bezwaarprocedure van start gaat. Een bezwarenprocedure kan zes weken tot drie maanden duren, terwijl de zogeheten pre-mediation binnen drie dagen kan beginnen en de bezwaarprocedure overbodig kan maken. Alle uitspraken tijden mediation zijn vertrouwelijk.

Twee voorbeelden

In Zeist waren omwonenden het niet eens met een geplande op en afrit. Omwonenden begonnen een juridische procedure. Mediator Van den Berg sprak alle partijen. Zij vonden samen een alternatief gevonden: de op en afrit ligt nu op een plek waar iedereen tevreden over is. Wat bleek? Het ging eigenlijk niet om de uitrit, maar om een haag die moest worden gehalveerd voor de verkeersveiligheid. Aan het realiseren van de oplossing hebben de gemeente en de omwonenden.

Het andere voorbeeld. Een ambtenaar het niet eens met zijn nieuwe functie na een reorganisatie. Om een formele bezwarenprocedure te voorkomen heeft gemeente mediator Van Wijhe ingeschakeld. Door mediation kreeg de ambtenaar meer begrip voor de uitgangspunten van de reorganisatie en de reden waarom hij juist op die functie was geplaatst.

Soft?

Mediation heeft nog een soft imago, merken de arbeidsjuristen uit Zeist en Hilversum. Dit terwijl het volgens hen 40 tot 50 procent van de tijdrovende bezwaarprocedures overbodig kan maken. In financieel krappere tijden zijn de keiharde euro’s die op deze manier worden bespaard een reden voor de steeds grotere interesse in deze werkwijze bij gemeenten.

“Zelfs een mislukte bemiddeling heeft positieve effecten”, zegt Van Wijhe. Het gaat dan niet alleen om geld. Ook de exit-mediation, waarbij een van de partijen mogelijk een schadeclaim moet betalen, kan mensen tevreden uit elkaar laten gaan. “Ze zijn weer on speaking terms. Ook dat is belangrijk.” Logisch, je kan elkaar immers weer tegenkomen.

Leiders

Het einddoel is om de cultuur in eigen huis op een positieve manier te beïnvloeden. De bedoeling is dan vooral dat leidinggevenden uitdragen dat problemen besproken worden. De ene gemeente is daar verder in dan de ander, maar ook daarbij kan het netwerk van lokale mediators helpen.

Volg Gemeente.nu via Twitter.

Tagged With: Hilversum, mediation, Zeist Filed Under: Bestuur