Samenwerking met andere gemeenten is steeds meer een noodzaak in het raadswerk. Hoe kun je dit proces zo optimaal mogelijk inrichten? Wellicht door gezamenlijk eenduidige wensen te definiëren.
Al jarenlang werken gemeenten samen. Veelal gebeurt dit door de colleges en de ambtelijke organisaties. Jaarlijks krijgen de gemeenteraden de begroting voorgelegd en de jaarrekening ter kennisname. Als raad geef je dan een zienswijze. Deze wordt dan mooi geformuleerd en het college brengt deze zienswijze in bij het bestuur van de regeling. Daar zitten dan ook de portefeuillehouders in het bestuur en zij moeten daar het standpunt van hun raad verdedigen. Hoe vaak heb je als raadslid niet gehoord dat er sympathie was voor het standpunt, maar er was geen draagvlak? Wel mag je als raad elk jaar extra geld beschikbaar stellen. En als je als gemeente er al tegen bent dan is de regeling zodanig opgesteld dat als de meerderheid akkoord is je gewoon gedwongen wordt om ook extra geld beschikbaar te stellen. Voor raadsleden vaak een ongewenste situatie. Maar hoe ga je dit nu regelen en kun je meer grip op deze situatie krijgen? Daarbij als uitgangspunt dat je het samen met het college wil doen. Niet alleen in Zuid-Holland Zuid worstelt men hier mee maar ook in West-Brabant, Midden Holland, Twente, Eindhoven, Metropoolregio. Zelfs de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) is hier mee bezig.
Goede afstemming
Door de decentralisaties worden de gemeenten ‘gedwongen’ steeds meer samen te werken. Dus de druk en noodzaak om één en ander goed te regelen worden steeds dringender. Het is een actueel probleem. Soms wordt gesteld dat je beter kunt samengaan. Maar dat is geen oplossing voor meer grip op verbonden partijen. Immers ook dan wordt weer de samenwerking opgezocht. Het is dus van belang een goede afstemming te vinden.
Voorheen reden we zelf de auto naar de bestemming, zaten we zelf aan het stuur. Bij samenwerking stappen we met z’n allen in de bus en de chauffeur, het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt. Hij vraagt wel waarheen we willen, en iedereen geeft aan waar hij of zij heen wil: Veluwe, Waddeneilanden, Scheveningen, Zandvoort. Zo verschillend dat de chauffeur met zijn AB/DB denkt, we bepalen zelf wel de koers. Want van zulke concrete bestemmingen kunnen we geen gezamenlijke ‘koek’ bakken. Maar als we als gemeenteraden met elkaar meer algemeen aangeven waar we naar toe willen: bos, strand, meeste zonuren, showelement, casino, dan wordt het al anders. De chauffeur krijgt meer helderheid wat de wensen zijn. Op basis van eenduidige wensen kan hij de richting bepalen binnen de kaders die hij op deze wijze krijgt. En dan krijgen we een bestemming waar we met z’n allen best tevreden over kunnen zijn.
Sturing en controle
Tijdens de bijeenkomst waar de bovenstaande problematiek werd gepresenteerd, bleek al snel dat de aanwezige raadsleden dit zo ook ervaren. De meeste pijnpunten gaan om sturing van en controle op een gemeenschappelijke regeling (GR). Heel basaal misten de aanwezige raadsleden informatie. Er werd inzicht gegeven in de praktijk van de regio West-Brabant. Tijdens de tweede bijeenkomst (3 februari 2016) is uitgebreid stilgestaan bij hoe de drie grote GR’en van Zuid-Holland Zuid werken. Door inzicht te geven in de (soms) complexe organisatie, ontstond overzicht voor de aanwezige raadsleden. In de derde bijeenkomst (12 mei 2016) is stilgestaan bij het rapport ‘Wisselwerking’ van de ROB. Ook is gesproken over de formele en informele beïnvloedingsmogelijkheden op gemeenschappelijke regelingen.
Elkaar aanvullen
De reacties van de AB’s van de drie GR’en waren best verschillend. De ene GR zag er duidelijk het voordeel in, de andere GR was eerst wat terughoudender maar heeft ondertussen de nodige aanbevelingen al geïmplementeerd zoals een korte nieuwsbrief na een AB-vergadering. Immers, als je moet wachten op de vastgestelde notulen ben je zo maar een kwartaal verder. De derde GR had er wat meer moeite mee. De vrees was dat de raadsleden dan op de stoel van de portefeuillehouders gaan zitten. Maar zoals al eerder gemeld: het is de bedoeling elkaar aan te vullen. Als je als portefeuillehouder een zienswijze meekrijgt die door meerdere raden, al dan niet volledig, wordt gesteund, kun je later bij je raad terugkomen met het feit dat veel van de zienswijze is overgenomen. Wat is mooier voor een bestuurder om dit terug te kunnen melden?
Begeleiding
De Denktank die bovenstaande problematiek besprak werd begeleid door een ambtelijke werkgroep vanuit de diverse gemeenten onder leiding van de drie griffiers uit de subregio’s van Zuid-Holland Zuid, respectievelijk van Molenwaard, Oud Beijerland en Hendrik-Ido-Ambacht en de drie directiesecretarissen van de eerder genoemden drie GR’en. Nog even terug naar de inhoud. Steeds meer gemeenten hebben in hun nota verbonden partijen een risicoprofiel opgesteld op basis van het bestuurlijk en financieel risico. Immers, vanuit de definitie uit het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) blijkt dat deze twee begrippen van belang zijn: een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een politiek-bestuurlijk én een financieel belang heeft. U blijft dus als raad heel duidelijk een belang houden en zorg dat u die positie ook houdt!
Adviezen
Uiteindelijk heeft de Denktank twee rapporten opgeleverd: procesbeschrijving Denktank en Opleverdocument Grip op GR’n ZHZ definitief. De adviezen zijn in drie delen onder te brengen, apart gerangschikt voor elk van de drie stakeholders. Voor de raden zijn de adviezen onderverdeeld in informele aanbevelingen en zaken welke je formeel kunt regelen.
Beïnvloedingsmogelijkheden
Verdiep je als raadslid in de gemeenschappelijke regeling, weet wat ze doen en waar ze voor staan. Door uit het midden van de raad een of meerdere rapporteurs per GR aan te wijzen kun je het werk verdelen en wordt de werkdruk minder. Dit wordt in uitgebreidere vorm ook wel de Duisenberg-methode genoemd. Door deze rapporteurs van de verschillende gemeenten ad hoc met elkaar in verbinding te brengen kan een eenduidigere zienswijze opgesteld worden. Door per GR een coördinerend griffier aan te wijzen kun je dit proces stroomlijnen. In West-Brabant heeft men voor het stroomlijnen een digitaal platform opgericht waar iedere gemeente zijn zienswijze kan plaatsen. Maar de afstemming blijft daarin nog lastig. In Zuid-Holland Zuid wil men dit opvangen door deze coördinerende griffiers de rapporteurs, al dan niet digitaal bij elkaar te brengen. Daarnaast zijn ook formele beïnvloedingsmogelijkheden opgenomen. Ondertussen zijn de controllers binnen de Drechtsteden ook stand alone hiermee aan de slag gegaan en de adviezen van hen sluiten naadloos aan op de adviezen van de Denktank. Ook zijn de eerdere adviezen van de griffiers uit West-Brabant hierin terug te vinden.
Kaders
Waar moet je dan aan denken? De raad kan twee jaar voor een begroting (jaar t) ook beleidsmatige kaders meegeven (november t-2). Bij de zienswijzenpocedure in april t-1 kan de raad dan toetsen of deze kaders zijn verwerkt in de begroting voor het jaar t van de desbetreffende GR. Maar monitor ook jaarlijks delegatie- en mandaatbesluiten op basis van het eerder genoemd risicoprofiel en organiseer eens per vier jaar een diepere evaluatie. Uiteraard zijn er GR’en waar wettelijk gezien taken zijn neergelegd. Stel ook elke raadsperiode heldere meerjarige beleidskaders vast waarbinnen de GR zich kan bewegen. Verlang naast een financiële verantwoording ook een beleidsevaluatie en stuur eventueel bij. Er zijn ook adviezen aan de besturen van de GR’en gegeven alsmede aan de colleges. Eén van de adviezen aan colleges is: maak werk van uw (actieve) informatieplicht. Door er een vast agendapunt van te maken op uw commissieagenda of oriënterende vergadering kunnen de portefeuillehouders uw raad informeren en kan uitwisseling plaatsvinden. Er zijn gemeenten die een speciaal overleg hebben met portefeuillehouders en raad. De rapporteurs binnen een raad kunnen portefeuillehouders hierin helpen.
Hoe nu verder?
Zoals aangegeven zijn de twee rapporten aangeboden aan alle colleges, raden en GR’en. Tijdens het proces zijn er drie nieuwsbrieven verschenen om iedereen te informeren. Als de raden de aanbevelingen, al dan niet geheel, omarmen, dan hebben we een uitgangspositie om verder te gaan. Maar er zijn ook raden die de aanbevelingen nog niet voldoende vinden. Als de aanbevelingen worden overgenomen creëer je onder andere meer draagvlak en vertrouwen bij de samenwerkende gemeenten. Je krijgt bijvoorbeeld de mogelijkheid als gemeenten en GR’en om één keer per vier jaar de gehele GR te evalueren. Bovendien hebben ook de GR’en al laten zien dat ze mee willen denken in het meer grip krijgen op de GR’en. Zij vertonen al veel inzet op de publieke zaak en het meedenken in dit proces heeft zijn vruchten al afgeworpen. Als enkele gemeenten besluiten om die reden de adviezen niet te behandelen en over te nemen, stagneert één en ander. Zijn we met elkaar niet gehouden om stappen te maken in een problematiek die we gezamenlijk voelen? Het lijken misschien allemaal open deuren en sommigen gaat dat nog niet ver genoeg. Maar als je er met z’n allen achter staat en je wilt dit, dan zul je deze aanbevelingen moeten implementeren en kun je dit als nulpunt, de basis zien. Je kunt dan met elkaar verder gaan en doorontwikkelen.
Gert Logt, raadsgriffier gemeente Hendrik-Ido-Ambacht
__________________________________________________________________________________________
Evert Bunt, raadsgriffier in Oud Beijerland en Bas Nootenboom, tot medio 2017 griffier en sindsdien secretaris in Molenwaard en Gert Logt, raadsgriffier in Hendrik-Ido-Ambacht, hebben samen dit proces begeleid.
Gert Logt is raadslid in Halderberge en griffier in Hendrik-Ido-Ambacht. Daarvoor was hij gemeentesecretaris in Ouderkerk. Een gemeente welke is opgegaan in de gemeente Krimpenerwaard. Gert schrijft dit artikel op persoonlijke titel. Zowel als raadslid als in zijn ambtelijke functies probeert hij de gemeenteraadsleden in positie te brengen in samenwerkingsverbanden. Immers, de gemeenteraden blijven eigenaar van deze gemeenschappelijke regelingen/verbonden partijen.
__________________________________________________________________________________________
Geef een reactie