Het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) heeft een conceptversie van de Richtlijn archiveren overheidswebsites opgesteld met als doel overheidsorganisaties te helpen bij het uitvoeren van archieftaken. Wie bijvoorbeeld websitebeheerder of archivaris is, wordt gevraagd hierop te reageren.
Een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de inhoud van een website, is ook verantwoordelijk voor het archiveren van die inhoud, zo staat in het concept. Het Nationaal Archief schreef in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een richtlijn die onder meer gemeenten helpt bij het archiveren van hun websites voor publiekscommunicatie. Een werkbare, begrijpelijke en praktische richtlijn staat voorop. Met bijvoorbeeld inzichten en werkwijzen die zich in de praktijk bewezen hebben.
Openbare review
De organisatie ontvangt graag commentaar op het concept van de richtlijn (pdf). Deze versie werd opgesteld in samenwerking ‘met veel betrokken partijen en experts’. De richtlijn is van belang voor bestuurders die verantwoordelijk zijn voor de archivering van sites, maar bijvoorbeeld ook voor IT’ers en inkopers. Iedereen die geïnteresseerd is in webarchivering mag in deze fase commentaar geven, vooral websitebeheerders en medewerkers van archiefinstellingen worden van harte uitgenodigd opmerkingen in te sturen.
Dit gebeurt er met opmerkingen
De opmerkingen worden in een overzicht verwerkt, waarna een besluit valt of er iets met de afzonderlijke punten moet gebeuren. Dat wordt geanonimiseerd openbaar gemaakt en gepubliceerd op het KIA-platform Webarchivering, naar verwachting uiterlijk 20 juli. ‘Van opmerkingen met midden en hoge prioriteit geven we aan of en hoe we ze overnemen. Nemen we een opmerking met prioriteit hoog niet over, dan lichten we die keuze altijd toe. Als er voldoende tijd is, leggen we ook uit wat we doen met commentaren met lage prioriteit. Concrete tekstvoorstellen krijgen dan voorrang,’ schrijft het KIA.
Vervolgens wordt een nieuwe versie van de richtlijn opgesteld, waarin de opmerkingen verwerkt zijn. Wanneer die klaar is, hangt af van het aantal opmerkingen en de aard daarvan. De organisatie hoopt rond 13 juli een tweede versie klaar te hebben en te publiceren. Daarna wordt de definitieve concepttekst voorgelegd aan de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief, die de richtlijn definitief vastlegt.
Meedoen werkt zo
Meedoen kan door de richtlijn te lezen en opmerkingen in een Excel-formulier achter te laten. Mail dit uiterlijk 4 juni naar contact@nationaalarchief.nl en onder vermelding van ‘Review Richtlijn archivering overheidswesites’. Handig: lees nog even de gebruiksaanwijzing voor het insturen van opmerkingen, op die manier worden opmerkingen namelijk op dezelfde manier en zo goed mogelijk verwerkt.
Geef een reactie