Iedereen die wel eens een aanbestedingstraject voor een nieuwe gemeentelijke website heeft meegemaakt, weet dat dit een tijdrovend en ingewikkeld proces is. In deze blog geef ik alvast drie tips om tot het gewenste resultaat te komen.
Zeker als je nog niet eerder een aanbesteding van een website hebt gedaan, worden belangrijke zaken snel vergeten. Je zal de eerste niet zijn die zich pas achteraf realiseert dat een cruciaal onderdeel is weggelaten of verkeerd omschreven. Door de opkomst van open source is de keus wat betreft leveranciers ook nog eens een stuk groter geworden. Onervaren leveranciers vragen een gedetailleerdere aanbesteding omdat zij vaak minder op de hoogte zijn van de diverse processen die spelen binnen een gemeentelijke website.
De afgelopen jaren hebben wij diverse aanbestedingen voor nieuwe gemeentewebsites begeleid. Hierbij werkten we nauw samen met gemeenten. We hebben daarnaast ook in diverse andere projecten samengewerkt met leveranciers om samen in te schrijven op aanbestedingen. Hierdoor kennen we het aanbestedingsproces goed. We kennen ook de effecten van een goede en slechte aanbesteding, aangezien we regelmatig betrokken zijn bij de fase erna. De lessen die we hieruit hebben geleerd delen we graag met je.
1. Probeer een (Europese) aanbesteding te vermijden
Dit klinkt misschien als gekke eerste tip, maar controleer van tevoren goed óf je wel moet aanbesteden. Ik heb meegemaakt dat gemeenten een Europese aanbesteding deden die achteraf gezien niet nodig was. Hierdoor is veel tijd en energie onnodig verspild. Ook voor de winnende leverancier valt dit niet goed. Een Europese aanbesteding suggereert een bepaalde omvang van het project, ook als je in de aanbesteding zelf geen namen noemt. Als de klus uiteindelijk neerkomt op een relatief klein en kort project kun je je voorstellen dat de winnende inschrijver teleurgesteld is. Niet de beste basis voor een jarenlange prettige samenwerking.
Een belangrijke afweging die je hier moet maken is wat samenhangt met je website en onder de aanbesteding valt. Zo heb ik aanbestedingen gelezen waar zaken als hosting en digitale formulieren onder de aanbesteding vielen én aanbestedingen waar deze juist buiten vielen. Beide gevallen zijn namelijk mogelijk en verschillen per gemeente.
2. Werk vanuit je visie en herijk deze indien nodig
Wil je meer online transacties bewerkstelligen of vooral alle klantkanalen aanbieden? Wil je kunnen sturen op key performance indicators (KPI’s) en hiermee je website managen? Dit zijn slechts enkele vragen die een enorme invloed hebben op de inrichting van je nieuwe website. Zo zijn er tientallen te bedenken. Zorg voordat je start met de aanbesteding dat de visie op (digitale) dienstverlening afgestemd en vastgelegd is.
3. Kies het juiste systeem bij jouw gemeente
Een belangrijke keuze die tegenwoordig gemaakt moet worden is tussen open- en closed-source. Over dit verschil alleen kan ik al een blog vol schrijven, maar gezien de beperkte ruimte laat ik dat verschil nu even voor wat het is. Waar ik wel op wil inzoomen zijn de verschillen binnen opensource die niet altijd even duidelijk zijn. Veel gemeenten kiezen voor opensource omdat ze niet langer afhankelijk willen zijn van één leverancier. Maar wist je dat er opensourceoplossingen zijn waarbij je nog steeds vastzit aan één leverancier? Welk systeem het beste past bij jouw gemeente is een ingewikkeld vraagstuk waar een goed onderbouwde beslissing voor moet worden gemaakt.
Dit waren alvast drie tips, zoals aangekondigd. In mijn volgende blog ga ik door op dit onderwerp. Met, jawel, nog meer tips, waaronder misschien wel de belangrijkste van allemaal. Stay tuned…
Geef een reactie