Feedback vragen biedt kansen om beter te worden in je werk als ambtenaar. Dit is een heel simpele, maar effectieve manier om je prestaties en doelen aan te scherpen.
Johanna Kroon is veranderdeskundige en weet alles van ambtelijke bureaucratie en wat er nodig is om een organisatieverandering te laten slagen. Een tijd terug schreef ze voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport de ‘Survivalgids voor de andere ambtenaar’. Over hoe je als ambtenaar meebeweegt met veranderingen en cultuuromslag bijvoorbeeld. Het is gericht op rijksambtenaren, maar bevat adviezen die nuttig zijn voor elke andere ambtenaar.
Kritiek? Gratis advies!
Zo noemt Kroon kritiek ‘een gratis advies’. ‘Feedback krijgen is een kans om te leren van wat er mis ging.’ Mits het effectief is natuurlijk. ‘Kritiek leveren is voor veel mensen lastig, maar het helpt als je een aantal spelregels kent. Bijvoorbeeld: speel op de bal, niet op de man. Beschuldig de ander niet, maar laat zien wat jij voor nadelige gevolgen van zijn handelen ondervindt: “kijk, met deze actie maak je het mij ook heel lastig”. En bepaal van te voren wat je wilt bereiken.’
Kritiek gebruiken in je baan
In het boekje wordt ook verwezen naar een oefening hoe je als ambtenaar op een opbouwende manier kritiek vraagt waardoor je eerlijke antwoorden over jouw functioneren krijgt en verder kunt bouwen aan sterktes en zwaktes, doelen en prestaties.
Dat werkt zo: vraag aan drie mensen (bijvoorbeeld een klant, een superieur en een medewerker of collega) feedback op je functioneren door ze de onderstaande drie vragen te stellen (volgens de methode 360 graden feedback).
1. Hoe vind je dat de samenwerking gaat?
2. Wat vind je een ontwikkelpunt voor mij? (Waarin kan ik nog beter worden?)
3. Wat vind je van mijn unique selling point (usp)? (Waarin onderscheid ik me van anderen en zit mijn kracht of toegevoegde waarde?)
Regelmatig deze vragen stellen (en vraag vooral door met: ‘waarom vind je dat’ of ‘kun je dat uitleggen’?) na het afronden van een opdracht bijvoorbeeld, zorgt ervoor dat je telkens nieuwe inzichten verwerft over jouw capaciteiten waarmee je vervolgens gericht aan de slag kunt gaan.
Als iedereen het weet, en er wordt gezegd dat er iets moet veranderen, dan moeten ze mij maar eens vrijblijvend bellen. Als de wil er is, dan hoeven er alleen maar wat patronen opgeruimd te worden. Als niet iedereen wil, bijvoorbeeld door oud zeer, gekneusd vertrouwen, dan kan het nog steeds, maar wordt het wel wat lastiger. Het gaat uiteindelijk om samen-werken.
Bekend stuk dat eigenlijk aangeeft dat we er nog lang niet zijn. Zelf denk ik dat de collegae die van kritiek voorzien dienen te worden, vooralsnog dat niet voldoende krijgen (omdat ze er niet naar vragen) en sowieso te weinig met de “survivalgids voor de andere ambtenaar” doen. Hoe lang wordt er al gesproken over een cultuuromslag die alsmaar niet komt. Ondanks alle veranderingen waarbij er in de werkelijkheid niks veranderd?
De 3 te stellen vragen kunnen mij zeker helpen in het doorontwikkelen. Helaas heb ik te maken met klanten die boos zijn op de regels die de organisatie ze oplegt, een “superieur(?)” die ik moet vertellen wat ik doe en een medewerker of collega die ik vooral benader als ik hem/haar nodig heb, en vice versa.
Niet om Hans Doorenspleet te willen quoten maar in zijn laatste alinea geeft hij precies aan wat er ontbreekt om het mooie sprookje: “Beter worden in je werk? Vraag kritiek!” werkelijkheid te doen worden. Iedereen weet dat en niemand doet er wat aan!
Heel mooi stukje met eigenlijk nog eens een training op het gebied van feedback geven en ontvangen in de herhaling. Bijna iedereen heeft dergelijke trainingen al eens gehad en toch werkt het niet.
Steeds als dit onderwerp langskomt, wordt het als een op zichzelf staand fenomeen beschouwd. Als een vaardigheid die je kunt aanleren. Het is inderdaad een vaardigheid die je kunt leren, maar het is geen op zichzelf staand fenomeen!
Als de omstandigheden niet goed zijn, en dat zijn ze zelden, dan gaat het aanleren niet eens van start. Het begint allemaal met veiligheid, je moet het vertrouwen hebben dat er met feedback (of te wel zorgvuldig verpakte kritiek) goed wordt om gegaan, dat daar goed op wordt gereageerd. Daarnaast moet de cultuur van de organisatie ook gericht zijn op leren en ontwikkelen, waarbij fouten en vergissingen echt de bron zijn voor een leerproces van iedereen.