‘Help ons vat krijgen op de financiën en ontwikkelingen in het sociaal domein.’ Met deze opdracht klopte de gemeente Huizen in 2021 aan bij dataspecialist ININ. Nu, nog geen twee jaar later, is die grip er.
Veel gemeenten hebben al enkele jaren forse tekorten op het sociaal domein. Zo ook de gemeente Huizen. ‘In 2020 stond mijn afdeling voor de uitdaging om alle stakeholders, waaronder de gemeenteraad, het college en het management, inzicht te bieden in waar precies die tekorten zaten en waarom,’ vertelt Koen Buikema, coördinator bedrijfsvoering sociaal domein. ‘We wilden realtime inzicht krijgen in wat er precies gebeurde en waar, zodat we daarmee ook strategische plannen en beleid konden opstellen voor de toekomst.’
Stuurinformatie
Datagedreven werken. Dat was en is de missie van Buikema en zijn afdeling. Buikema: ‘We waren niet op zoek naar kant-en-klare dashboards of gelikte oplossingen. Daarvoor moeten we als gemeente vooraf goed weten wat precies de problemen, mogelijkheden en wensen zijn. En die hadden we nog niet. Bovendien houden we graag zelf de regie. Dat geldt ook voor datagedreven werken. Voor ons dus geen one size fits all.’
Samen met dataspecialisten van ININ startte de gemeente Huizen de ‘reis op maat’ naar een datagedreven organisatie. ‘Zo bleek het kant-en-klare dashboard dat we hadden enorm onderhoudsgevoelig, gebruiksonvriendelijk en niet toekomstbestendig. Dat hebben we samen met ININ aangepakt. Het resultaat was een eyeopener. De data-indeling was veel logischer en het systeem was veel gebruiksvriendelijker.’
Prognosemodel
Ook kwam er een financieel prognosemodel. Buikema: ‘We wilden grip krijgen op de toekomstige uitgaven binnen het sociaal domein. Maar tijdens het proces om dit model tot stand te brengen, kwamen we erachter dat er nogal wat verbeteringen mogelijk waren in ons administratieve proces, waaronder declaraties van zorgaanbieders en het berichtenverkeer. Dat hebben we als eerste aangepakt.’
Robotic Process Automation
Ook Robotic Process Automation (RPA), ofwel een ‘virtuele medewerker’ die op bestaande applicaties en systemen taken kan uitvoeren, werd in samenwerking met ININ verder doorgevoerd. Buikema: ‘RPA maakt dat processen sneller en foutlozer verlopen. Hierdoor zijn onze lasten afgenomen en hebben we minder medewerkers hoeven aannemen. Maar bovenal hebben burgers hier profijt van.
‘Zo hebben 2000 inwoners binnen twee dagen hun energietoeslag ontvangen. Voorheen kostte dat drie tot vier maanden. Ook de toewijzing voor het kinderarmoedebudget ontvingen mensen al binnen een week.’ Inmiddels heeft de gemeente Huizen binnen het sociaal domein zo’n twintig ‘robotjes’ lopen. Buikema: ‘En dat worden er wat ons betreft meer.’
Bijsturen van beleid
De aanvankelijke missie is inmiddels ingelost. Buikema: ‘Het is zeker gelukt om meer grip te krijgen op de financiën en ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Sterker nog, het heeft ons zelfs meer dan dat opgeleverd. We kunnen ons beleid nu bijvoorbeeld beter sturen. We monitoren nauwgezet hoe een bepaald beleid vorm krijgt en uitpakt, en passen het beleid desgewenst tussentijds aan. Dat kon voorheen niet. Een beleidsvoornemen was een beleidsvoornemen. Pas achteraf wisten we of het voornemen goed had uitgepakt of niet.’
Doelgroepen in het vizier
Een andere nuttige ‘bijvangst’ van dit hele traject is volgens Buikema dat de gemeente de doelgroepen voor het sociaal domein veel beter in het vizier heeft. Buikema: ‘Veel burgers die problemen hebben, vragen de gemeente om wat voor reden dan ook niet om hulp. Nu we datagedreven werken, hebben we veel meer inzicht in wat precies de probleemwijken zijn.
‘Ook zien we bijvoorbeeld dat slechts 30% van de mensen uit een bepaalde buurt energietoeslag aanvraagt. Daarmee kunnen we heel gericht interventies inzetten door bijvoorbeeld in die buurten flyers uit te delen of in het buurthuis een voorlichtingsbijeenkomst te organiseren.’
Andere domeinen
Buikema is enthousiast over de mogelijkheden van business intelligence en datagedreven werken. ‘Het heeft ons nu al enorm veel inzichten opgeleverd. En we gaan door. We kijken nu of we datatechnologie ook in andere domeinen kunnen doorvoeren: denk aan woningbouw of veiligheid. Op deze manier kunnen we als gemeenten bovendien veel integraler werken. We willen dit dan ook weer doen samen met ININ. Het zijn plezierige vakidioten die gericht zijn op de inhoud en niet op sales. Precies wat wij willen en nodig hebben.’
Geef een reactie