Werkprocessen slimmer maken en raadsinformatiesystemen sneller kunnen doorzoeken. AI is de griffie aan het veroveren, maar met een verantwoorde inzet. ‘We hebben een Google voor de raad gebouwd.’
Dat zijn de conclusies uit de recente Griffiemonitor 2025 van het in gemeenteraden en raadsgriffies gespecialiseerde onderzoeks- en adviesbureau Necker. Aan het onderzoek werkten 198 van de 342 gemeentelijke griffiers mee.
Kunstmatige intelligentie (AI) staat volgens het onderzoek steeds hoger op de agenda van de raadsgriffie. De hoop is breed gevestigd dat het technologische vernuft het werk slimmer organiseert en de werkdruk verlaagt. Bijna de helft van de griffiers geeft aan dat er grote behoefte is aan IT-personeel om processen te automatiseren en de inzet van AI hierbij te onderzoeken.
Inzet wisselt nog sterk
De inzet van AI wisselt nog sterk per griffie. Sommige griffies hebben grote stappen gemaakt, vaak in samenwerking met hun ambtelijke organisatie. Vooral de kleinere griffies ervaren dat hun digitale vaardigheden nog onvoldoende ontwikkeld zijn om AI-vraagstukken aan te pakken. Ze kiezen eerst voor AI-trainingen om hun basiskennis te verbreden.
De grotere griffies hebben vaak al een informatieadviseur of adviseur digitalisering in dienst. Dat maakt het makkelijk om aandacht voor AI te krijgen en uitvoeringsstappen te nemen, aldus het onderzoek.
Raadsinformatiesysteem
Een minderheid van de raadsgriffies is op de implementatie van AI-toepassingen overgegaan. Zo gebruikt circa een derde een AI-tool om het raadsinformatiesysteem te doorzoeken. Bij een vijfde wordt AI ingezet voor het opstellen van berichten. Zo’n 15 procent gebruikt een AI-toepassing om spraak om te zetten in tekst voor het maken van verslagen.
Emmen
In Emmen is de griffie is na een interne AI-training in 2024 actief aan de slag gegaan met AI, van het analyseren van raadsstukken tot het opstellen van adviezen. Ook past de griffie AI toe bij het maken van onderleggers, tijdlijnen en het terugvinden van relevante besluiten.
Ook de Emmense griffie gebruikt een AI-zoekmachine om snel informatie uit het raadsinformatiesysteem te verzamelen. Ook video- en audiofragmenten zijn zo te doorzoeken. “Dat is echt een grote stap. Alsof we een ‘Google voor de raad’ hebben gebouwd”, vertelt griffier Sander Engelen in het monitoringrapport.
Doel is de AI-zoekmachine eerst zelf goed in de vingers te krijgen, om vervolgens ook de Emmense raad in het AI-systeem te gaan trainen.
Privacy-eisen
Over de verantwoorde inzet van AI is in Emmen nagedacht. “Onze vuistregels zijn: gebruik alleen openbare informatie, voldoe aan de privacy-eisen en stel alleen vragen aan AI die je zelf kunt beantwoorden en controleren”, somt Engelen op.
Tegelijk voert de griffie met de raad het gesprek over ethiek: wat kan, wat mag en wat willen de raadsleden? “Zo bereiden we griffie en raad voor op de kansen en risico’s van AI en leggen we de basis voor verantwoord gebruik in de lokale politiek”, aldus Engelen.
Veel gemeenten moeten op dit punt overigens nog stappen maken, blijkt uit recent onderzoek. Vaak nog ontbreken er beleid voor verantwoord AI-gebruik. Medewerkers weten zo niet waar ze aan toe zijn.
Data
De onderzoekers achter de Griffiemonitor wijzen erop dat een AI-systeem zo goed is als de data en processen waar het voor wordt ingezet. Dit betekent voor de griffies dat ze helder moeten hebben welke informatie zij beheren, hoe deze gestructureerd is en waar de informatie zich bevindt.
Griffies die hun informatiehuishouding op orde hebben, kunnen AI-tools veel gerichter inzetten. Zij kunnen bijvoorbeeld documenten sneller doorzoeken, patronen herkennen of geautomatiseerd rapportages laten genereren, aldus het onderzoek.
Montferland
In Montferland stelt ook AI-specialist Daniel Verloop dat de datakwaliteit buiten kijf moet zijn. De gemeente in de Achterhoek, die in ons land als koploper in huisgemaakte AI geldt, draaide vorig jaar een AI-pilot op de raadsgriffie.
“Technisch was de proef geslaagd, het systeem gaf razendsnel antwoord. Toch hebben we het project geparkeerd, omdat onze informatiehuishouding er niet klaar voor is”, vertelt Verloop.
Als je AI loslaat op een ‘digitale archiefkast’ waarvan niet perfect is vastgelegd wat openbaar en wat vertrouwelijk is, legt de AI-expert uit, vraag je om een datalek. “Een mens snapt dat een vertrouwelijk document dat per ongeluk in een openbare map staat, niet gedeeld mag worden. AI niet. Het legt verbanden dwars door alles heen. Het kan informatie uit een vertrouwelijk stuk combineren met een openbaar stuk en zo alsnog geheimen prijsgeven. Wij hanteren daarom steeds de ijzeren regel: eerst de data op orde, dan pas de techniek.”
Gelabeld
Verloop adviseert de griffies ook niet meteen alle data tegelijk open te stelen. “Check je data eerst. Is minder dan 70 procent van je documenten gelabeld met metadata, begin er dan niet aan.” Ook adviseert de AI-specialist een DPIA (privacytoets) en IAMA (mensenrechtentoets) te doen. “Voer dit soort tests zo vaak mogelijk uit en laat deze ook extern valideren.”
Verloop herkent de snelheid en het gebruiksgemak van AI waar Emmen en andere gemeenten in de Griffiemonitor zo enthousiast over zijn, “maar blijf AI toch vooral als een stagiair zien. Die kan ook heel snel en gedreven zijn, maar je moet het werk altijd nakijken voordat je het gebruikt.”
Geef een reactie