Bestanden uitwisselen, moet lukken

Niet dat het een eenvoudige klus is, maar waarom slagen overheden er maar niet in om gegevens goed uit te wisselen.

– COLUMN – Peter Castenmiller

Vanaf mijn eerste werkdag, al meer dan 25 jaar geleden, beschik ik over twee computers, één thuis en één van het werk. Daardoor heb ik eigenlijk al een kwart eeuw te kampen met de ‘ongemakkelijkheid’ dat ik het bestand met adresgegevens op mijn éne computer maar niet kan uitwisselen met het bestand op mijn andere computer. In de jaren tachtig was uitwisseling van bestanden in het geheel niet aan de orde, daarna gooiden verschillende versies van het adressenbestand steeds roet in het eten.

Goed, slimmere en modernere mensen dan ik hebben dat probleem al lang opgelost, maar ik niet. Alle eerdere pogingen om de bestanden te combineren leidden meestal tot verdubbeling van het bestand, waardoor ik niet zeker meer wist welke gegevens nu de meest actuele waren, of tot het verlies van vrijwel onvervangbare gegevens. Nu helpt het niet dat ik thuis stug blijf doorwerken met oude, vertrouwde Windows-machines, waarmee ik ondertussen letterlijk kan lezen en schrijven, terwijl ik beroepsmatig al enkele jaren met hippe ‘Mac’s’ op pad worden gestuurd.

Ontdubbelen
Hoe ik ook mijn best deed, het bestand met adresgegevens van werkrelaties wilde nauwelijks ‘praten’ met het bestand van privérelaties. Elk jaar met de kerst is mijn vrouw weer verbolgen dat ik er niet in slaag om een volledig betrouwbare lijst te produceren van de mensen die wij graag een kaartje zouden sturen.

Nu heeft Microsoft sinds enige tijd ingezien dat het niet meer nuttig is om het succes van de Mac’s te negeren. Was de vorige versie van ‘Windows onder Mac’ vermoedelijk ontworpen om de gebruiker dusdanig te tergen dat die volledig gefrustreerd zou terugkeren naar Windows-machines, nu werkt de nieuwe versie probleemloos. Opeens merkte ik het onderscheid niet meer zo tussen mijn verschillende versies van Office.

Dat bracht mij tot het stoute plan om een nieuwe poging te doen dit knelpunt eens op te lossen. En voorwaar, het systeem herkende opeens ’dubbele gegevens’, die netjes werden gecombineerd. Vanuit twee bestanden met elk zo’n 400 personen ontstond een nieuw bestand met de gegevens van zo’n 600 personen. Ik was oprecht verbaasd en opgetogen.

Routine
Wel heb ik er nu een nieuw probleem bij. Ik moet een routine gaan bedenken om beide bestanden vergelijkbaar te houden. Wat wordt het basisbestand en hoe kan ik het makkelijkst dan steeds het andere bestand updaten? Morgen zullen de beide bestanden al weer verschillen. Dat gaat weer de nodige discipline vereisen. Maar ik troost mij met de gedachte dat ik er nu in mijn leven er tenminste één dag in ben geslaagd om op mijn beide computers over een identiek bestand met adresgegevens te beschikken.

Op orde
Nu gaat het alleen om mijn eigen gegevens, ik ben één persoon met slecht twee computers en een overzichtelijk aantal mensen waarvan ik het de moeite waard vind om hun gegevens te bewaren. Vanuit die optiek is het niet raar dat een gemiddelde gemeente met tientallen medewerkers burgerzaken, en een bestand van tienduizenden mensen, heel wat meer moeite heeft om de bestanden op orde te houden.

Dat er afwijkingen zijn tussen de gegevens in de GBA en de werkelijkheid buiten het gemeentehuis, dat is onvermijdelijk. De opwinding over fouten in de adressen lijkt daarmee soms wat overdreven. Alleen, het onvermogen en de onwil om gegevens uit diverse bestanden, van de gemeente, de UWV, de Belastingdienst eens te combineren en dan te bekijken wat je overhoudt, die zijn fnuikend. Je zou toch denken dat die hobbel eens een keer genomen zou kunnen worden.

Er zijn immers duizenden mensen in Nederland die er in slagen zich onvindbaar te maken voor belastingen en boetes, terwijl diezelfde mensen er tegelijkertijd wel in slagen uitkeringen en subsidies te beuren. De overheid heeft heel wat meer te winnen met deze koppelingen dan een soepele verzending van kerstkaarten.

Volg Gemeente.nu via Twitter >>