In mijn vorige blog gaf ik alvast drie tips om tot het gewenste resultaat te komen bij de aanbesteding en ontwikkeling van een gemeentelijke website. Zoals beloofd doe ik je in dit vervolg nog een aantal suggesties aan de hand.
Ik wil hier aftrappen met de vierde en misschien wel de belangrijkste tip.
4. Start op tijd
Deze blog had wellicht ook alleen maar deze tip kunnen zijn. Het eventueel vernieuwen van de visie, het bepalen van het gewenste systeem en functionaliteiten en vervolgens het uitwerken hiervan in een aanbesteding kost tijd. Vervolgens moet de website gemaakt worden met je team en de ontwikkelaars. Idealiter trek je een jaar uit voor het gehele proces. Het kan (veel) sneller, maar de kans op fouten waar je vervolgens jaren aan vastzit wordt hierdoor veel groter.
5. Verwijder (alle) oude pagina’s
Deze tip hangt eigenlijk samen met de vorige aangezien tijd hier een zeer belangrijke rol speelt. Ik heb het regelmatig zien gebeuren dat door tijdgebrek wordt gekozen om de gehele oude website over te zetten. Eeuwig zonde want data laat duidelijk zien dat elke gemeentesite door de tijd ‘vervuilt’. De livegang van een nieuwe website is hét moment om alle oude pagina’s op te ruimen. Het is daarbij een uitgelezen kans om de pagina’s die blijven op te frissen en te laten voldoen aan nieuwe normen en wet en regelgeving (b1 niveau, toegankelijkheid etc.).
Neem ook hier weer ruim voldoende tijd voor het herschrijven van de pagina’s want het afstemmen van de nieuwe content met de vakafdelingen heeft een lange doorlooptijd. Neem voor het (her)schrijven van content minimaal drie maanden op in je planning en houd hierbij rekening met vakantieperiodes.
6. Beter goed gejat…
Het afgelopen jaar zijn er tientallen nieuwe gemeentelijke websites opgeleverd. Bij een groot deel hiervan zijn de teksten op de pagina’s gecontroleerd en herschreven. Zoek een gemeente die qua tone-of-voice en dienstverleningsvisie bij jouw gemeente aansluit en kopieer er op los (al is het van te voren vragen of dit mag natuurlijk wel zo netjes, maar ik heb nog nooit een gemeente meegemaakt die zijn teksten niet wilde delen). Veel leveranciers bieden ook kosteloos aan om de teksten van een andere klant over te nemen. Dit is vaak een goede optie, maar overleg wel eerst met een aantal relevante collega’s of de manier van schrijven past bij de organisatie. Als je elke pagina later alsnog voor 80 procent moet aanpassen dan is elke vorm van tijdwinst teniet gedaan.
7. Vraag hulp
Elke gemeente verandert om de drie tot vijf jaar van website. Er is dan ook enorm veel kennis aanwezig over het proces en veel gemeenten delen deze kennis graag. Bel buurgemeenten, plaats een oproep op Pleio of zet je vraag op LinkedIn. Het maakt eigenlijk niet uit waar je je hulpverzoek indient, binnen de kortste keren krijg je van uit verschillende hoeken tips.
8. Zie een aanbesteding niet als een snoepwinkel
Ik maak het heel vaak mee dat in een aanbesteding elke wens die de organisatie heeft wordt genoemd. Zelflerende zoekmachines, intelligente chatbots en ga zo maar door. Het introduceren van nieuwe functionaliteiten vraagt vaak veel afstemming tussen leverancier en klant en een aanbesteding is nou niet echt het beste medium voor deze afstemming. Mijn stelregels zijn:
- Weet je heel precies wat je wilt en kun je exact omschrijven waaraan het moet voldoen? Neem het op in de aanbesteding.
- Weet je nog niet precies wat je met iets wilt en/of hoe het precies moet worden vormgegeven? Neem het niet op.
Bedenk dat leveranciers voor elke optie kosten incalculeren en dat elk onderdeel met elkaar samenhangt. Het vragen van vijf functionaliteiten die je uiteindelijk niet afneemt kost hierdoor altijd budget. Kleine tip die hiermee samenhangt: vraag partijen altijd om bij de inschrijving per onderdeel de investering te specificeren. Als je gedurende het traject afziet van bepaalde functionaliteiten dan biedt dit onderhandelingsruimte. Anders is mijn ervaring dat de functionaliteit die je niet meer wilt maar heel weinig uren kost, terwijl functionaliteiten die niet voorzien waren ineens heel erg moeilijk zijn.
Ik hoop je met deze tips behoed te hebben voor een aantal valkuilen bij een aanbesteding. Heb je zelf een tip? Deel deze hieronder. Wil je nog meer tips over het aanbestedingstraject? Laat het weten, dan zorgen we ervoor dat blogs de eerste in een serie zullen zijn.
Goede aanvulling Ymke, kan ik het alleen maar mee eens zijn, bedankt!
Misschien nog een goede tip: zorg ervoor dat je van tevoren heel goed weet wat je aan dienstverlening verwacht en nodig hebt en ga heel goed na of de partijen hier bij passen. Ben je op zoek naar iemand die heel erg meedenkt, of heb je alles al op papier staan en wil je dat de partij het alleen maar uitvoert.
Als je erachter wil komen of de partij past bij het traject dat jij voor ogen hebt, moet je niet alleen op het woord van die partij af gaan. Doe gedegen onderzoek van tevoren, want het is een te groot en kostbaar project om door verkeerde beeldvorming in het honderd te laten lopen (en het is niet handig als bij het opzetten al irritaties ontstaan, terwijl je vervolgens nog een hele periode moet samenwerken).
De hamvraag hierbij is: moet je wel willen dat een partij nog mee moet denken? En tot in hoeverre? Zoals jij in je blog aangeeft, Rick, is een goede voorbereiding, waarbij je over alles van tevoren bedenkt hoe je het wilt hebben, erg belangrijk. Als je hierover duidelijk communiceert, is de kans op miscommunicatie kleiner, wat een prettigere samenwerking oplevert.
Natuurlijk is het goed als een partij meedenkt en inzichten geeft die zij hebben opgedaan. Maar het is prettig als dat in het voortraject al duidelijk is, zodat je niet achteraf het gevoel hebt dat je naar aanleiding van de feedback van de partij nog een groot deel van je visie of werkwijze moet aanpassen.